Projektmanagement Blog

Kundeninterview: Fraunhofer IOF

13 Jun
2016

pm-software-kundeninterview-fraunhofer-iofFraunhofer IOF nutzt A-Plan von braintool für das eigene Projektmanangement. Wie das kam und  warum die Software genutzt wird, können unsere Leser nun in diesem Kundeninterview erfahren. Wir freuen uns, dass uns Ronald Schmidt, Werkstattleiter bei Fraunhofer IOF, für ein Interview zur Verfügung stand.

1. Welche Ideen entwickeln und realisieren Sie für Ihre Kunden?

Die Fraunhofer Gesellschaft ist die größte Gesellschaft in Europa für anwendungsorientierte Forschung. Zu ihr gehören in etwa 60 Institute; sie beschäftigt insgesamt 15.000 Mitarbeiter bei einem jährlichen Umsatz von einer Milliarde Euro.

iof-logo-190x52Wir vom Fraunhofer-Institut für Angewandte Optik und Feinmechanik IOF sind spezialisiert auf die Forschung und Entwicklung in den Bereichen Optische Schichten, Optische Messtechnik, Feinwerktechnik und Optische Systeme. Unsere Kompetenz ist dabei breit gefächert und reicht von der Medizintechnik bis hin zur Luft- und Raumfahrttechnik. Wir sind stolz, dass wir eine Prozesskette entwickelt haben, welche in der bestehenden, tiefen Konstellation sicherlich einzigartig ist. Aktuell beschäftigen wir 250 Mitarbeiter bei einem jährlichen Budget von 24 Millionen Euro – angefangen sind wir 1992 mit 60 Mitarbeitern.

2. Herr Schmidt, wie haben Sie Ihr Projekt-Management in Ihrem Unternehmen in der Vergangenheit organisiert?

Bis vor drei Jahren habe ich die Steuerung der unterschiedlichen Projekte mittels eigener Kopfarbeit durchgeführt. Dies hat auch immer gut und erfolgreich funktioniert. Dann kamen wir an einen Punkt, an dem wir bei gleicher Mitarbeiterzahl exorbitant mehr Vorgänge zu lenken hatten. Sie müssen wissen, dass sich das Volumen insgesamt verdreifacht hat.

Dies war der Punkt, an welchem wir elektronische Unterstützung zur Projektsteuerung benötigten. Daher habe ich zu diesem Zeitpunkt eine Recherche nach Systemen gestartet, welche auch die Punkte Planung, Abrechnung und Statistik abdecken sollten.

3. Was waren die Gründe, warum Sie sich für die Projektmanagement-Software A-Plan entschieden haben?

In dieser Situation habe ich mir verschiedene Datenbank-Lösungen in der Region Jena angeschaut. Die Datenbank-Lösungen waren insgesamt sehr kostspielig und für unsere Bedürfnisse zu unflexibel. Wir benötigten nicht alle Funktionen, hätten aber trotzdem für das gesamte System bezahlen müssen. Bei der Recherche zeigte sich auch, dass viele Systeme für uns „Pferdefüsse“ aufwiesen, wie etwa bei der Kompatibilität mit Windows. Auch MS Project oder Outlook Planungs-Funktionen passten nicht zu unseren Anforderungen.

Insofern recherchierte ich weiter nach anderen, kleineren Datenbanken. A-Plan erwies sich bei meiner Recherche als einziges Tool mit einer verwertbaren Demo-Datenbank. So konnte ich alle Funktionen in Ruhe ausprobieren. Dabei erfuhr ich die Software als extrem einfach zu bedienen und als selbsterklärend. A-Plan enthält die benötigten Stellschrauben, aber keinen „Schnick-Schnack“. Darüber hinaus konnten wir die einzelnen Komponenten für uns modular auswählen. Wir haben uns dann für einen Umfang von fünf Lizenzen entscheiden und sind sehr zufrieden damit.

4. Wie lief dann die Einrichtung von A-Plan ab?

Ein Mitarbeiter der braintool software GmbH  kam zu uns, um die Software zu instalieren und einzurichten. Das war schonmal sehr gut.

Als die Software soweit lief, wurden bei uns zusätzliche Forderungen – wie zum Beispiel nach Balkendiagrammen oder Informationen für Fremdfertiger – laut. Hier wussten wir zunächst nicht wie wir dies abdecken könnten.

Herr Fromm (Anmerkung der Redaktion: A-Plan Trainer und PM-Berater) hat uns dann unterstützt und sich als größte Hilfe erwiesen. Er konnte sein Fachwissen für die Software sehr gut erläutern und war „mein bester A-Plan-Lehrer“. Mit seiner Hilfe konnten wir den internen Forderungen in der Umsetzung gerecht werden.

5. Inwiefern kann A-Plan Sie zukünftig bei Ihrer Arbeit unterstützen?

Mir gefällt, das A-Plan sich ständig weiterentwickelt. Kritik wird angenommen und auch bei nachfolgenden Updates umgesetzt. Wir sind mit A-Plan als Steuerungs-Tool sehr zufrieden und nutzen aktuell sogar noch drei bis vier weitere Lizenzen und das Zeiterfassung-Tool.

Für eine Erweiterung auf die Verwaltung bestehen – verständliche – Regularien, so dass die Nutzung innerhalb unseres Fachbereiches verbleiben wird. Hier läuft das System autark und wir können flexibel auf Änderungen eingehen. Und wir nehmen gern an den A-Plan-Schulungen teil, um immer auf dem aktuellsten Stand zu bleiben. Somit werden wir A-Plan als sinnvolles Werkzeug auch gern zukünftig weiter nutzen.

Vielen Dank für das Gespräch!

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