Multiprojektmanagement – die Fäden in der Hand halten

MultiprojektmanagementMehrere Teilprojekte zu koordinieren, gepaart mit einem straffen Zeitplan, ist für viele mit erheblichem Zeitaufwand verbunden. Es ist jedoch eine Möglichkeit gegeben, verschiedene Teilprojekte auszulagern und entsprechend einem anderen Dienstleister zu übergeben, dabei aber nach wie vor die Fäden in Händen zu behalten.

Der dynamische Markt der heutigen Zeit erfordert von Unternehmen, viele Projekte parallel zueinander zu bewältigen. Ein Multiprojektmanagement zu erschaffen, um sich viele Arbeitsstränge zu erleichtern, ist dabei sehr gefragt. Dies wird besonders deutlich, wenn als Beispiel die IT-Infrastruktur hinzugezogen wird. Hierbei gibt es zahlreiche Stränge mit unterschiedlich hoher oder niedriger Komplexität. Auf lange Sicht ist solch ein Projekt mit zahlreichen Kosten und Aufwendungen verbunden. Eine umfassende Aktualisierung im Betrieb ist notwendig, sofern hierbei eine Beschleunigung gewünscht ist. So wächst das Unternehmen nicht nur mit seiner Wirtschaftlichkeit, sondern kann auch mehr Servicequalität anbieten. Dazu kommt außerdem, dass aufeinander abgestimmte Lösungen beschlossen werden müssen und ein gesundes Kosten-/Leistungsverhältnis aufgestellt werden muss. Dies lässt sich durch angepasste Software- und Hardwarelösungen herbeiführen. Ein aktueller Stand dieser Dinge ist natürlich unerlässlich.

Viele Unternehmen überschätzen sich jedoch bei diesem Vorhaben. Um dieser Falle zu entgehen, müssen mehrere Managements an externe Dienstleister übergeben werden. Teilprojekte werden dann von ihnen übernommen. Auch gehört beispielsweise eine interne Schulung der Mitarbeiter, koordiniert auf den neuen Handlungsvorgang, mit dazu. In erster Linie kostet es meistens zunächst mehr, etwas zu erneuern, als dass man etwas damit verdient. Das Rezept hierbei besteht vor allem darin, sämtliche Vorgänge darauf auszurichten, dass das Unternehmen sich gut und überzeugend verkaufen kann. Ist dieser Grundsatz nicht gewährleistet, scheitert man meistens daran.

Hinzu kommt als weiterer Erfolgsfaktor eine Vorgehensweise, die methodischer Natur ist. Hierdurch kann für sämtliche Projekte eine komplette und archivierte Dokumentation erstellt werden. Die Gesamtkonzeption sollte klar umrissen sein und sämtliche Ziele und Möglichkeiten aufzeigen. Spezialisten und Mitarbeiter arbeiten gemeinsam, um zum Ziel zu gelangen. Hierzu muss jedoch auch für einen problemlosen Transfer gesorgt sein. Hilfe dabei bietet ein erfahrener Coach, der aus einem externen Unternehmen stammt. So ergibt sich mit der Zeit eine gewisse Routine, die beibehalten werden kann.

Wichtig beim Multiprojektmanagement ist, stets zu priorisieren. Viele Vorgänge sind nicht so wichtig, wie ein anderer. Hierbei sollte nicht nur die Auswahl der Projekte durch den höchsten Nutzen erfolgen, sondern auch die laufenden Projekte durchkalkuliert werden. Ebenso ist es wichtig, durch Projektportfolios ein ausgewogenes Risiko zu schaffen. Selbstverständlich sollten Konsequenzen mit einkalkuliert werden, falls mögliche Änderungen erforderlich sind.

Ein Teilbereich des Multiprojektmanagements ist operativ, welches eigene Aufgabenbereiche einschließt. Dazu gehört das übergreifende Controlling, das sich mit Terminplanung und Kapazitäten im Unternehmen beschäftigt, aber auch den Zugriff der jeweiligen Abteilungen auf das Projekt und die Ressourcen steuert. Ebenso sollte ein übergreifendes Berichtswesen ausgeführt werden, welches mit Wissensmanagement gespickt ist. Projektabläufe sollten standardisiert werden und zum Abschluss ein einheitliches Qualitätsmanagement und eine Projektbewertung erhalten.

In beiden Bereichen wird strategisch und operativ gearbeitet, was dazu führt, dass die verschiedenen Prozesse aufeinander abgestimmt und Verzögerungen ohne weiteres abgefangen werden können. Strategische Entscheidungen führen dazu, dass hierbei ein dynamischer Prozess zustande kommt, bei dem jeder seine eigenen Aufgaben ausführt und am Ende alles zum gewünschten Ziel führt.

Wichtig ist dabei, dass innerhalb der Organisation auch Widerstände auftauchen können. Veränderungen sind logisch für jedes einzelne Projektmanagement. Essentiell ist, sich dabei an Methoden und Prozesse zu halten, die sich im Handling bewährt haben. Wichtig dabei werden zudem konsequente Vereinheitlichungen bei bestehenden Prozessen, eine starke Steuerung und klare Strukturen. Außerdem ein Ansatz, um alle Einheiten in der Organisation sicherzustellen und auf ihre Alltagstauglichkeit zu überprüfen. Außerdem sollte durch ein erfolgreiches Einführungsprojekt genügend Motivation geschaffen werden, um spätere Ziele zu verwirklichen. Professionelles Handling ist dabei unerlässlich.

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