Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, braucht man ein kompetentes und motiviertes Team. Als Projektmanager haben Sie zumindest die zweite Voraussetzung selbst in der Hand, nämlich die Motivation. Sich und Andere zu motivieren, heißt Motivationshemmnisse abzubauen und gleichzeitig Anreize zu schaffen. In unserem Beitrag „Mit motivierten Projektteams zu mehr Projekterfolg“ haben wir Ihnen bereits die wichtigsten Tipps und Tricks zur Teammotivation vorgestellt. Hier ein paar weitere Erkenntnisse aus der Motivationsforschung unter Berücksichtigung zweier menschlicher Urbedürfnisse: das Streben nach Zugehörigkeit und das Streben nach Anerkennung.
Teamgeist
Das Streben nach Zugehörigkeit kommt dem Teamwork sehr entgegen. Vorausgesetzt, das Team versteht sich auch als solches. Zu einem großen Teil hängt dies von der Unternehmenskultur ab, Sie können aber auch in der Zeit des Projekts einiges bewirken. Verteilen Sie die Aufgaben gerecht und nach Kompetenz. Beziehen Sie alle Projektbeteiligten mit ein. Besonders wirkungsvoll für den Teamgeist, ist die Aufteilung der Aufgaben an kleinere Teams, deren Kompetenzen sich ergänzen. Das Gefühl sowohl Neues zu lernen als auch selbst zu unterstützen, kann einen wahren Motivationsschub in Gang setzen.
Information
Allen Beteiligten muss von Anfang an klar sein, was zum Projekt gehört. Nur so können die Mitarbeiter selbstständig gestalten statt nur auf Anweisungen reagieren. Nur so fühlen sie sich als vollwertige Teammitglieder und Entscheidungsträger und können den Sinn ihrer Arbeit erfassen – eines der wichtigsten Kriterien der intrinsischen (inneren) Motivation. Als Projektmanager sind Sie dafür verantwortlich, dass alle Projektbeteiligten in ausreichendem Maße über den Projektfortschritt informiert werden. Möglichkeiten der kontinuierlichen Informationsweitergabe sind z. B.:
- schriftliche Fortschrittsberichte
- Meetings & Präsentationen
- persönliche Gespräche
- das schwarze Brett & Informationstafeln mit gemeinsam angefertigten Roadmaps, Pressespiegeln, etc.
- Mitarbeiterzeitschriften
Rollenverteilung
Ansonsten erfüllen Sie vor allem eine leitende Funktion, deswegen heißt es: Soviel Projektmanagement wie nötig, so wenig wie möglich. Setzen Sie Methoden der Projektplanung und –steuerung dosiert und pragmatisch ein. Sorgen Sie daher für eine klare Rollenverteilung: Sie widmen sich primär der Planung, Steuerung, Organisation, Koordination und Information. Das Projektteam erledigt den Großteil der operativen Tätigkeiten. Überprüfen Sie Ihren Führungsstil regelmäßig auf folgende Kriterien:
- Respekt gegenüber allen Mitarbeitern (Vorbildfunktion)
- Förderung und Forderung (Mentoring)
- Beratung (Coaching)
- Überblick & Vermittlung (Moderation)
Ziele setzen, Erfolge feiern
Wie wichtig die Festlegung eines konkreten Projektziels und der zugehörigen Meilensteine im Hinblick auf den Projekterfolg ist, haben wir bereits häufig erläutert. Doch auch für die Motivation sind konkrete Ziele und Teilziele unerlässlich. Nichts wirkt sich so einend auf eine Gruppe von Menschen aus wie ein gemeinsames Ziel. Es fördert die Kommunikation in der Gruppe und schweißt zusammen. Ein konkretes Ziel bewirkt aber auch mehr Entschlossenheit im Handeln jedes einzelnen Teammitglieds.
Formulieren Sie daher realistische und konkrete Ziele. Das Erreichen jedes Meilensteins sollte „gefeiert“ werden, und wenn es nur durch Ihre anerkennenden Worte bei einem Meeting ist. Das sorgt für einen besseren Überblick aber auch für regelmäßige Erfolgserlebnisse. Und nichts wirkt so motivierend wie Erfolg.
Denken Sie bei ihrer Rolle als Projektmanager an ein Zitat vom großen Meister Saint-Exupéry:
„Wenn du ein Schiff bauen willst, dann trommle nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre sie die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.“