Das nächste Projekt steht an, das erwartete Ergebnis ist klar: Eine neue Software soll entwickelt und auf dem Markt eingeführt werden. Doch was umfasst diese Aufgabenstellung im Einzelnen? Welche Arbeiten sind auszuführen, welche Gelder zu beantragen, wie viel Zeit wird das Projekt benötigen? All diese Fragen betreffen den sogenannten Projektscope.
Projektscope lässt sich also grob mit „Projektumfang“ übersetzen. Er beschreibt in erster Linie die Projektziele, aber auch die konkreten Anforderungen: die einzelnen Arbeitsschritte, die das Projektteam ausführen muss, um das Ziel zu erreichen; die Zeitspanne, die benötigt wird; und nicht zuletzt die finanziellen Ressourcen, die das Team für die Durchführung des Projektes braucht.
Um diese Anforderungen zu ermitteln, braucht der Projektmanager zunächst einen möglichst genauen Überblick über die einzelnen Arbeitsschritte, die für ein Projekt vonnöten sind. Hinter der Aufgabenstellung „Entwickeln Sie eine neue Software und führen Sie diese auf dem Markt ein“ verbergen sich schließlich eine Menge an einzelnen Teilaufgaben und Arbeitspaketen, die es zu identifizieren gilt. Die Aufgabe des Projektteams ist es daher, das Gesamtprojekt in planbare und kontrollierbare Teilaufgaben zu zerlegen. Dadurch entsteht der Projektstrukturplan, kurz PSP, englisch auch „work breakdown structure“ oder kurz WBS genannt.
Der Projektstrukturplan zerlegt Projekte in übersichtliche Teilaufgaben
Mittels des PSP gliedern Sie das Projekt in hierarchisch aufeinander aufbauende Teilaufgaben und Arbeitspakete. Dabei gehen Sie immer von einer Hauptaufgabe aus – in unserem Beispiel eben die Entwicklung und Einführung einer neuen Software. Für den PSP überlegen Sie, welche Teilaufgaben zur Bewältigung dieser Hauptaufgabe notwendig sind. Dies können z. B. einzelne Teilaufgaben der Strategieanalyse, die Erstellung eines Pflichtenheftes, die Entwicklung eines Prototyps, usw. sein. Jede dieser Teilaufgaben wird wiederum in mehrere Arbeitspakete gegliedert. Ein Arbeitspaket ist eine Aufgabe, die sich selbst nicht mehr unterteilen lässt, die genau beschrieben werden kann, von anderen Arbeitspaketen abgegrenzt ist und deren Erfolg oder Misserfolg bewertet werden kann. Jedes Arbeitspaket ist zudem einmalig und unabhängig und taucht damit nur genau einmal im PSP auf. Arbeitspakete zur Teilaufgabe „Pflichtenheft erstellen“ könnten zum Beispiel die Betrachtung der Ist-Situation, die Beschreibung der Soll-Situation, die Aufführung der technischen und fachlichen Voraussetzung, usw. sein.
Für alle Arbeitspakete definieren Sie zum einen die auszuführenden Tätigkeiten, zum anderen den zeitlichen und den finanziellen Aufwand. Als Faustregel gilt dabei, dass ein Arbeitspaket die Dauer von zehn Tagen nicht überschreitet, um noch überschaubar zu sein. Doch obwohl der PSP eine zeitliche und finanzielle Schätzung für die einzelnen Arbeitspakete abgibt, ist er keineswegs als Zeit- und Ressourcenplanung zu verwenden. Vielmehr dient er dem Projektmanager als Grundlage, auf der er weiterführende Terminpläne, Kostenpläne und Personalpläne erstellt.
Im PSP teilen Sie zudem die Aufgaben den entsprechenden Mitarbeitern bzw. Abteilungen im Unternehmen zu. Damit sie die Verantwortungen mit Fertigstellung des PSP klar verteilt. Mit der Erstellung des PSP stellen Sie also den kompletten Projektscope fest- alle anfallenden Arbeiten sowie die Ressourcen, die nötig sind, um das Projektziel zu erreichen, beschreibt der PSP vollständig. Im Umkehrschluss bedeutet dies ganz einfach: Aufgaben, die nicht im PSP stehen, gehören auch nicht zum Projektscope.
Projektstrukturplan im Team erstellen
Mittels des PSP wissen Sie also, was Ihr Projekt alles umfasst. Doch wie gehen Sie am sinnvollsten vor, um den Projektstrukturplan zu erarbeiten?
Da dieser grundlegende Plan für alle Projektmitarbeiter von entscheidender Bedeutung ist und allen zugänglich sein sollte, sollten auch alle Projektmitarbeiter an seiner Erstellung mitwirken. Das empfiehlt sich aus zwei Gründen: Zum einen verfügen Projektstrukturpläne, die vom Team erstellt wurden, über eine deutlich höhere Akzeptanz als „von oben“ diktierte; zum anderen bereichert der Input von möglichst vielen Beteiligten den Plan. Während der Erstellung des PSP im Team kommt das gemeinsame Verständnis für die Projektziele und den Projektscope am besten zustande – und dieses gemeinsame Verständnis ist ausschlaggebend für den Erfolg eines Projekts.
Allerdings sind Projekte, besonders solche von längerer Zeitdauer, stets dynamisch. Teilweise ändern sich während des Projektverlaufs die Anforderungen – und damit auch die Zielvorstellungen. Führen Sie sich daher den zu Beginn definierten Projektscope immer mal wieder vor Augen und vergleichen Sie ihn mit den tatsächlich gerade ausgeführten Arbeitspaketen. So können Sie bei Unstimmigkeiten rechtzeitig gegensteuern.
Tipp: Für die Erstellung des PSPs im Team kann ich nur das Mind-Mapping empfehlen!
Wie erarbeiten Sie einen für sich optimalen Projektstrukturplan?