Prokrastination: Was Du heute kannst besorgen …

Heute möchte ich ein Thema ansprechen vor dem selbst Projektmanager – per definitionem Organisationsgenies – nicht immer gefeit sind: die Prokrastination, im Volksmund auch Aufschieberitis genannt. Spätestens am Beispiel der Steuererklärung dürfte das Phänomen jedem bekannt sein: Eine notwendige, aber unangenehme Aufgabe wird wieder und wieder und wieder verschoben. Das Problem am Aufschiebeverhalten ist, dass sie schnell zur Gewohnheit werden kann. Denn oft erledigt sich Unerledigtes tatsächlich von selbst und der Belohnungseffekt lässt uns ein Verhalten wiederholen. Die tatsächlichen Ursachen für das Aufschieben sind jedoch äußerst vielfältig; sie reichen von Angst – vor Erfolg oder Versagen –  über schlichte Langeweile bis hin zum ADS (Aufmerksamkeits-Defizit-Syndrom).

Gefährlich wird das Aufschiebeverhalten, wenn es chronisch wird. Denn selbst, wenn Auftraggeber, Chef und Kollegen nichts davon mitbekommen, weil Aufgaben auf den letzten Drücker doch noch erledigt werden, so leiden Betroffene häufig unter starken Schuldgefühlen. Dabei hat Prokrastination nichts mit Faulheit zu tun – tatsächlich kann sie sogar sehr sinnvoll sein.

Was aber, wenn Sie jetzt vor einer Aufgabe stehen, der sie sich partout nicht entziehen können – und es trotzdem nicht schaffen, anzufangen?

Selbstorganisation: Zielsetzung & Teilschritte

Wer sein Aufschiebeverhalten hauptsächlich auf ein schlechtes Zeitmanagement zurückführt, dem sei die GTD-Methode des Selbstorganisations-Experten David Allen empfohlen. Hierbei wird ein Projekt in kleinste Teilaufgaben heruntergebrochen, der Tag durch tägliche Ziele vorstrukturiert und die Aufgaben nach Prioritäten sortiert. Insbesondere komplexe und große Projekte werden so zu handlichen Aufgaben, die schnell erledigt werden können, ohne das große Ziel aus dem Blick zu verlieren. Bei einer vernünftigen Zeitplanung kommt es jedoch darauf an, realistisch zu bleiben: Ganz nach dem Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Als Ansporn sollten Sie sich daher knappe Deadlines setzen, die dennoch nicht überfordern und genügend Zeit für Freizeit lassen.

Weitere Tipps zum Thema „Deadlines setzen“, finden Sie übrigens auf karrierebibel.de.

Motivation: Zuckerbrot oder Peitsche?

Jeder Mensch ist einzigartig, entsprechend individuell ist die persönliche Motivation. Die einen arbeiten besser, wenn sie Konsequenzen fürchten, die anderen werden durch die Aussicht auf Belohnungen aktiv. Je nach dem können Sie folgende Strategien probieren:

Verpflichtung und Konsequenzen visualisieren
Informieren Sie einen Freund oder Bekannten von Ihrem Vorhaben und denken Sie sich eine Strafe bei Nichteinhaltung aus – z. B. sein Wohnzimmer zu streichen oder ein gemeinsames Abendessen zu zahlen. Außerdem sollten Sie sich immer wieder konkret die Folgen Ihres Aufschiebens vor Augen führen: das schlechte Gewissen, Überstunden, Qualitätsverlust Ihrer Arbeit, Unbill des Chefs oder Auftraggebers, der Kollegen, etc.

Verlockend: Belohnungen
Insbesondere Aufgaben, die wir subjektiv als wertlos empfinden, schieben wir gerne auf. Hier kann es helfen, sich selbst Belohnungen zu schaffen, z. B. durch einen Tag im Spa, eine Kurzreise oder die Uhr, die wir uns bisher nicht gegönnt haben. Natürlich sollte die Belohnung im Verhältnis zur Aufgabe stehen. Der Anreiz sollte die Gründe fürs Aufschieben dennoch überwiegen. Übrigens kann auch hier die Visualisierung helfen: Stellen Sie sich vor, wie Sie sich fühlen, wenn Sie die Aufgabe mit Bravur erledigt haben – gute Gefühle sind ebenfalls hervorragende Stimuli.

Ein guter Start: die kleinste Einheit
Meine Lieblingsstrategie bei besonders hartnäckigen Fällen ist die Erledigung der kleinsten Einheit einer unangenehmen Aufgabe. Dies kann das reine Zusammenstellen von Unterlagen sein, ein einfacher Anruf oder die Arbeitszeitbegrenzung auf fünf Minuten. Der erste Schritt ist bekanntlich der schwerste und wenn man einmal angefangen hat, bleibt man häufig dran. Wichtig ist jedoch, dass man sich die Option offenlässt, wirklich nur den kleinsten Teilschritt zu erledigen und anschließend ohne schlechtes Gewissen aufzuhören. Nur so überlistet man den inneren Schweinehund. Außerdem hat es sich bewährt, mit den unangenehmsten Aufgaben gleich zu Beginn des Tages anzufangen, da hier das Energielevel noch hoch ist und Sie den Rest des Tages unbeschwert genießen können.

Wie gesagt, motiviert sich jeder anders, daher würde es mich interessieren, welche Strategien Sie anwenden, um den inneren Schweinehund zu überwinden? Haben Sie vielleicht noch weitere Tipps, um der Prokrastination entgegen zu wirken?