1.) Die Notwendigkeit eines Projektes prüfen
Vor dem Start eines Projektes sollte man sich überlegen, ob die anfallenden Aufgaben tatsächlich das Erstellen eines Projektes erforderlich machen. Sinnvoll ist es beispielsweise, ein Projekt ins Leben zu rufen, wenn fachübergreifende und komplexe Themen behandelt werden müssen, die von einem einzelnen Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitfenster nicht bearbeitet werden können.
2.) Projektziele klar definieren
Von entscheidender Bedeutung für den Erfolg des Projektes ist es, die Projektziele möglichst genau zu definieren. Hierbei lassen sich Projekte in Evaluationsprojekte (Ausgangslage ist unbekannt), Explorationsprojekte (Ausgangslage ist bekannt und soll näher beleuchtet werden) und Transferprojekte (eine hypothetische Lösung soll näher untersucht werden) voneinander unterscheiden.
3.) Einen realistischen Etat festlegen
Bereits vor Projektstart sollte man das Budget für das jeweilige Projekt realistisch einschätzen und den Projektetat entsprechend festsetzen. Ein Projekt ohne ausreichendes Budget endet nicht selten in Präsentationen und Flipcharts mit Lösungen, die jedoch nicht umgesetzt werden können. Besonders ärgerlich hierbei: Der bisherige Zeitaufwand für das Projekt kostet unnötige (zeitliche) Ressourcen.
4.) Das Projektes genau zeitlich planen
Jedes Projekt benötigt bestimmte Zeitvorgaben und ein klar umrissenes Zeitfenster. Hieraus muss klar ersichtlich sein, wann das komplette Projekt abgeschlossen werden soll. Jedoch kann eine entsprechende Zeitbudgetierung bei umfangreichen Projekten sehr schwierig sein. Schließlich ist es kaum abzuschätzen, wie lange beispielsweise die Entwicklung eines neuen und fortschrittlichen Produktes aus der Schmiede eines Unternehmens dauern wird. Diesem möglichen Hindernis muss sich jeder Projektverantwortliche im Vorfeld bewusst sein.
Grundsätzlich muss beachtet werden, dass längerfristige Projekte einen höheren Zeitpuffer beinhalten sollten als Projekte, bei denen lediglich eine Zeitdauer von zwei Wochen einkalkuliert wurde.
5.) Personelle Zusammensetzung des Projekteams planen
Natürlich sind eine klare Hierarchie und Aufgabenverteilung bei einem Projekt sehr sinnvoll. Grundsätzlich sollte man die Relevanz von Projektarbeiten bezüglich der Personalentwicklung niemals unterschätzen. Aufgrund der hierarchischen Denkweise in Unternehmen finden sich oft Führungspersönlichkeiten in verantwortungsvollen Projektstellen. Eine positive Entwicklung jüngerer Mitarbeiter, die ihrerseits natürlich auch Erfahrungen sammeln müssen, wird hierdurch unter Umständen gehemmt.
6.) Motivation der Projektteilnahme abklären
Bereits bei der Zusammensetzung der verschiedenen Projektteams ist es ratsam, zu ermitteln, welcher Mitarbeiter aus welchen Beweggründen am jeweiligen Projekt mitwirken möchte. Zudem sollte vorab geprüft werden, ob die Teilnehmer des Projektes wirklich alle Anforderungen der Projektarbeit erbringen können.
7.) Kommunikationsströme überprüfen
Die Organisation des Projektes muss parallel zur gewohnten Hierarchie des Unternehmens existieren können. Dies wiederum bedeutet, dass die Informationsströme bei einem Projekt anders verlaufen werden, als es im jeweiligen Unternehmen in der Praxis üblich sein mag.
Somit sollte bereits zu Beginn der Projektarbeit klar definiert und dokumentiert werden, wann jemand wem welche Informationen übermittelt. Mit Ausnahme von Notfällen müssen diese Regelungen dann von allen Projektbeteiligten strikt eingehalten werden, um die zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal nutzen zu können.
8.) Projektsoftware und Dokumentation des Projektes koordinieren
Als Faustregel gilt, dass die Projektdokumentation umso transparenter und nachvollziehbarer sein muss, je umfangreicher das Projekt gewesen ist. Zentrale Fragen über die getroffenen Entscheidungen sollten ebenso in der Dokumentation enthalten sein wie alle notwendigen Informationen für das Unternehmen. Somit können sowohl die Projektbeteiligten als auch die übrigen Mitarbeiter die getroffenen Maßnahmen jederzeit nachvollziehen.
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