Risikomanagementplanung: Was geplant ist, geht nicht schief

In manchen Projekten machen schier endlos scheinende Gespräche über Worst-Case-Szenarien einen großen Teil der Planungsphase aus. Ein derartig ausführliches Wälzen von potenziellen Risiken kann zwar die Vorfreude innerhalb des Teams ein wenig trüben, macht aber durchaus Sinn: Studien zeigen, dass bei rund 50 Prozent aller gescheiterten Projekte auf das Risikomanagement kein großer Wert gelegt wurde. Die Praxis beweist immer wieder, dass Projektmanager Pessimisten sein und Risiken eines Projektes weit vor deren Eintreten antizipieren müssen. Schließlich folgen Projekte - wie viele Dinge im Leben - Murphys Gesetz: Was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen. Effektives Risikomanagement ist daher einer der wichtigsten Faktoren, um die Projektziele zu erreichen.

Was aber umfasst die Risikomanagementplanung?
Projekte zeichnen sich häufig durch eine erhebliche Komplexität aus - damit sind auch die möglichen Risiken komplex und sollten daher besondere Berücksichtigung finden. Würden diese ignoriert werden, kann dies zu einer Erhöhung der Bearbeitungszeit, sowie der Gesamtkosten führen, aber auch die Zielerreichung kann einer Gefährdung unterliegen. Die Risiken sind daher transparent zu machen. Spezifische Fragen können hierbei sein:

1. Wie wahrscheinlich ist der Eintritt der Folgen des Risikos?
2. Welche negativen Folgeerscheinungen können entstehen?

Auf Basis dieser grundlegenden Fragen kann nun analytisch durchleuchtet werden, welche Risiken auf das entsprechende Projekt zutreffen könnten und wie diesen entgegen gewirkt werden kann.

Sechs Schritte für effektives Risikomanagement

Das Project Management Institute identifiziert sechs einzelne Schritte für ein erfolgreiches Risikomanagement - die wichtigste Grundlage bildet die Risikomanagementplanung, im Folgenden als RMP abgekürzt:

1. RMP: Diese ist die Grundlage dafür, dass alle folgenden Prozesse des Risikomanagements durchgeführt werden können. Mittels RMP wird festgelegt, wie und wo die unterschiedlichen Risiken eines Projektes erfasst und bewertet werden sollen.
2. Risikoidentifikation: Welche Faktoren können einem Projekt gefährlich werden?
3. Qualitative Risikoanalyse: Welche Auswirkungen hätten die Risiken wahrscheinlich auf das Erreichen der Projektziele?
4. Quantitative Risikoanalyse: Wie wahrscheinlich sind die Risiken?
5. Planung zur Risikobewältigung: Mit welchen konkreten Verfahren sollen Risiken verringert und konkret beseitigt werden?
6. Risikoüberwachung und Risikoverfolgung.

Die Aufgaben der Risikomanagementplanung

Die RMP analysiert noch nicht die einzelnen Risiken. Vielmehr wird ein Plan entwickelt, wie die zu erwartenden Risiken analysiert und bewertet werden sollen. RMP ist also sehr abstrakt, konkreter wird es erst in der Risikoidentifikation und Analyse.

Für die RMP muss sich das Projektteam einige Fragen stellen: Wie lautet der Projektauftrag? Gibt es bereits Risikomanagementrichtlinien der projektdurchführenden Organisation? Existieren Vorlagen für das Risikomanagement? Falls derartige Vorgaben noch nicht erstellt worden sind, bietet es sich an, im aktuellen Projekt Standards zu schaffen; auf diese können Folgeprojekte zurückgreifen und sie immer weiter verfeinern.

Einer der wichtigsten Schritte der RMP ist es, Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder festzulegen. Welche Personen können beim Eintritt von Risiken reagieren, welche Personen sind entscheidungsbefugt? Das müssen nicht zwingend die Teammitglieder sein, die im Normalfall für die entsprechenden Bereiche verantwortlich sind. Von Bedeutung ist es, dass alle Teammitglieder wissen, was sie beim Eintritt eines Risikos zu tun haben.

Das wichtigste Werkzeug für eine funktionierende und funktionale RMP ist daher Kommunikation. Die Planung des Risikomanagements erfolgt idealerweise in Teambesprechungen. Alle Teammitglieder sollten sich im Klaren darüber sein, welche Risiken eintreten können und welche Auswirkungen diese hätten. Genauso sollten aber auch alle Teammitglieder an der Bewertung und der Entwicklung von Strategien zur Risikobewältigung beteiligt werden.

Der Risikomanagementplan

Das Ergebnis dieser Teammeetings ist ein Risikomanagementplan. Dieser gibt nun keine konkreten Anweisungen dazu, wie mit einzelnen Risiken umzugehen ist – dafür ist der Risikobewältigungsplan zuständig, der in einem späteren Schritt aufgestellt wird. Vielmehr beschreibt der Risikomanagementplan die Methodik und Werkzeuge des Risikomanagements: Sollen Risiken minimiert oder ausgeschlossen werden, schließt das Unternehmen eine Versicherung gegen Risiken ab, haftet es mit eigenen Ressourcen für einen eventuellen Schaden, oder werden Risiken akzeptiert? Die Wahl der Risikomanagement-Methoden hängt nicht zuletzt davon ab, wie risikotolerant und risikobereit die Stakeholder, vor allem die Auftraggeber sind.

Darüber hinaus legt der Risikomanagementplan Rollen und Verantwortlichkeiten fest und gibt Auskunft über das benötigte Budget. Außerdem zeigt er die zeitliche Planung auf: Wie oft wird der Risikomanagementprozess im Projekt durchlaufen? Mit einer einmaligen Identifikation von Risiken ist es nämlich nicht getan. Im Projektverlauf können neue Risiken auftreten, neue Mitbewerber können ins Spiel kommen, ein Konkurrenzprodukt kann auf dem Markt erscheinen oder die finanzielle Situation des Auftraggebers verändert sich. Der Risikomanagementprozess muss daher wiederholt durchlaufen werden, um diese Risiken zu erkennen und Strategien zu ihrer Bewältigung aufzustellen.

Wie halten Sie es mit der Risikomanagementplanung? Ist sie Bestandteil Ihrer Planungsphase? Aus welchem Grund? Welche Punkte scheinen Ihnen besonders wichtig?