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Zeitmanagement: Tagesplanung nach der ALPEN-Methode

16 Jun
2014

In unserem Blog haben wir bereits öfter auf die Zeitmanagement-Methode GTD von David Allen hingewiesen. Obwohl ich diese Methode sehr schätze, hat sie für viele zwei schwerwiegende Nachteile: Sie kostet selbst Zeit und muss konsequent durchgeführt werden. Eine weniger umfangreiche und flexiblere Alternative zur optimalen Strukturierung eines Tages ist die ALPEN-Methode. Sie wurde durch den Zeitmanagement-Experten und Autor von simplify your life, Prof. Dr. Lothar J. Seiwert, bekannt. Ziel der Methode ist die effiziente Strukturierung des Tages in kleine und überschaubare Intervalle, wodurch Zeitdruck und Stress minimiert werden können.

ALPEN: In fünf Schritten Arbeitsberge bewältigen

Die Anfangsbuchstaben des Wortes ALPEN stehen für die einzelnen Schritte des Planungsschemas:

  • Aktivitäten, Termine und Aufgaben notieren
  • Länge der einzelnen Aktivitäten abschätzen
  • Pufferzeiten planen
  • Entscheidung treffen und Prioritäten setzen
  • Nachkontrolle

Aktivitäten, Termine und Aufgaben notieren

Der erste Schritt besteht aus der Erstellung der klassischen To-Do-Liste, allerdings ohne dass Sie sich bereits Gedanken über die Reihenfolge und Prioritäten machen müssen. Notieren Sie auch „kleine“ Aufgaben wie die Beantwortung von E-mails und Telefonaten sowie Unerledigtes vom Vortag. Optional können Sie die Aktivitäten zusätzlich nach Art und Ort der Aufgaben gruppieren. Psychologisch hat es sich übrigens bewährt, To-Do-Listen nicht morgens, sondern am Abend des Vortags zu erstellen.

Länge der Aktivitäten abschätzen

Als Nächstes schätzen Sie den voraussichtlichen Zeitaufwand für jede einzelne Aufgabe. Dabei sollten Sie darauf achten,

  • dass Sie möglichst realistisch planen
  • dass nicht zu knapp schätzen
  • dass Sie sich ein Zeitlimit setzen
  • dass Sie Termine samt genauer Uhrzeit festhalten

Erfahrungsgemäß bereitet die Aufwandsschätzung die größten Probleme – das gilt für große Projekte ebenso wie für die Tagesplanung. Das Anlegen persönlicher Zeitprotokolle, in denen Sie schriftlich erfassen, wie viel Zeit Sie tatsächlich für Aufgaben benötigt haben, kann hier hilfreich sein. Mit steigender Erfahrung wächst auch die Schätzgenauigkeit.

Pufferzeiten planen

Aller Erfahrung zum Trotz: Unvorhergesehenes kann immer passieren und sollte entsprechend eingeplant werden. Bewährt hat sich dabei die 60:40-Regel, d. h. 60 Prozent ihrer Zeit können Sie für konkrete Aktivitäten verplanen, 40 Prozent sollten Sie als Puffer reservieren. Bei der konkreten Zeitplanung sollten Sie zudem ihre persönliche Leistungskurve berücksichtigen. Aktivitäten, die erhöhte Konzentration erfordern, werden von den meisten Menschen am Vormittag und frühen Abend am besten bewältigt.

Entscheidungen treffen und Prioritäten setzen

Durch die vorhergehenden Schritte werden Sie bei der endgültigen Erstellung Ihrer To-Do-Liste sicherlich feststellen, dass Sie nicht alle Aktivitäten an einem Tag bewältigen können. Jetzt heißt es, Entscheidungen treffen und Prioritäten setzen: Was ist wirklich wichtig – für Sie persönlich und für Ihre Projekte? Was muss genau heute oder sehr zeitnah erledigt werden und was kann verschoben werden? Was müssen Sie selbst erledigen und welche Aufgaben können Sie delegieren? Falls Sie Schwierigkeiten mit der Priorisierung haben, könnte Ihnen die Eisenhower-Methode oder die ABC-Analyse helfen.

Nachkontrolle

Der letzte Schritt, die Nachkontrolle, wird leider oft stiefmütterlich behandelt. Dabei kommt gerade ihr eine tragende Rolle zu, denn nur durch sie lernen wir unsere Zeitplanung nachhaltig zu optimieren. Überprüfen Sie am Endes des Tages:

  • ob Sie bei der Erstellung alle Aufgaben erfasst haben,
  • ob Sie den Zeitaufwand richtig eingeschätzt haben,
  • ob Sie ausreichend Pufferzeiten geplant haben,
  • ob Sie Prioritäten richtig gesetzt haben,
  • ob und wo Optimierungsmöglichkeiten bestehen.

Fazit

Die ALPEN-Methode muss im Gegensatz zu GTD nicht kontinuierlich angewendet werden und kostet mit steigender Routine nur noch ein paar Minuten des Tages. Allerdings ist sie nur dann sinnvoll, wenn Sie viele der anstehenden Aufgaben bereits im Vorfeld kennen.

Wie optimieren Sie Ihre Tagesplanung? Berichten Sie uns von Ihren Erfahrungen, ergänzen Sie gern weitere Tipps!

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2 Antworten auf Zeitmanagement: Tagesplanung nach der ALPEN-Methode

  1. Zeit Königin sagt:

    Ja ich glaube auch das einer der wichtigsten Punkte es ist sich nicht zu viel vorzunehmen aber diese aber dann wirklich umzusetzen.

    Hier sind noch weiter 7 effektive Tipps zur Zeitmanagement/Zeitbewusstsein :

    http://www.unvermeidliche-lebensqualität.de/Zeitmanagement -Tipps

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