Immer wieder erlebe ich Präsentationen, die mit völlig überladenen Folien untermauert werden. In den meisten Fällen sind diese Folien zwar recht gut geeignet, um Nicht-Teilnehmern alle nötigen Informationen zum Vortrag zukommen zu lassen, während der Präsentation selbst lenken sie aber erheblich vom Referenten ab. Kaum jemand ist in der Lage, gleichzeitig zuzuhören und zu lesen. Aus der Lernpsychologie ist ohnehin bekannt, dass Zuhörer nur ca. 7 Prozent eines Vortrages behalten. Kommt dann noch eine Fülle an visuellen Informationen dazu, riskieren Referenten, dass das Wesentliche ihrer Präsentation völlig untergeht.
Auf der Suche nach einer Präsentationstechnik, die diesem Problem Abhilfe schaffen kann, bin ich auf der Webseite des in Japan lebenden US-Amerikaners Garr Reynolds gelandet. Kern seiner „Zen-Präsentationtstechnik“ ist die inhaltliche Reduzierung der Folien. Nach Möglichkeit sollte jede einzelne Folie nur eine wesentliche Aussage wiedergeben. So kann der Inhalt auf einen Blick erfasst werden und die Zuhörer switchen nicht vom Zuhören zum Lesen und wieder zurück. Das Prinzip dahinter: Die Vereinfachung verstärkt die Wirkung.
Design-Regeln für Zen-Präsentationsfolien
Reynolds Technik basiert vor allem auf der Reduktion der Foliengestaltung. Hier die 4 wichtigsten Regeln, auf die es bei der Gestaltung von Zen-Präsentationsfolien zu achten gilt:
1. Vereinfachung
Folien sollten niemals Überflüssiges enthalten, dafür aber gerne viel „white space“, also freien Platz. Marketing-Experten wird es zwar nicht gefallen, aber Logos haben nur in den seltensten Fällen etwas auf Präsentationsfolien zu suchen. Wenn sie nicht Kern der Präsentation sind, lenken sie die Zuhörer nur ab. Tabellen und Schaubilder sollten ebenfalls auf das Wesentlichste reduziert werden und nur die wichtigsten Daten und Fakten darstellen.
2. Limitierung
Bullet Points sind aus kaum einer Präsentation mehr wegzudenken, nach Reynolds sollten sie aber strikt limitiert werden oder besser ganz wegfallen. Dasselbe gilt für Text jeglicher Art, denn bei Zen-Präsentationen sollen die Folien den Referenten während des Vortrags lediglich unterstützen, nicht aber ersetzen. Das Ablesen der Bullet-Points – am besten mit dem Rücken zum Publikum – ist hier ein echtes No-Go. Ideal ist dagegen eine Kombination aus rein visuellen Folien und einem Hand-Out, das nach dem Vortrag als detaillierte Zusammenfassung in Textform weitergegeben werden kann. Auch Animation sollten trotz ihrer Beliebtheit nur sparsam eingesetzt werden. Reynolds rät dazu, nur die professionellsten und schnellsten einzusetzen und Übergangseffekte keinesfalls zwischen jeder Folie anzuwenden.
3. Professionelles und individuelles Design
Grafiken und Bilder sollten immer hochauflösend sein. PowerPoint Clip Art und Cartoons wurden nicht nur bereits unzählige Male gesehen, sie machen auch keinen besonders professionellen Eindruck. Dasselbe gilt für die Verwendung der PowerPoint-Templates. Besser ist es, wenn Sie ihre eigenen Templates anlegen, um ein konsistentes Erscheinungsbild für ihre Präsentationen zu gewährleisten.
4. Farben und Schriften
Kalte Farben wie Blau, Grün und Grau sind hervorragend als Hintergrundfarben geeignet, warme Farben wie Rot, Orange und Pink dagegen für Elemente – darunter auch Text- , die Sie in den Vordergrund stellen möchten. Für Präsentationen sind aus Gründen der Lesbarkeit Sans-Serif-Schriften wie Arial, Calibri, Helvetica oder Geneva gut geeignet. Verwenden Sie möglichst nur eine Schriftart in max. 2 Versionen, z. B. Arial und Arial Bold, innerhalb ein und derselben Präsentation.
Grundsätzlich steht bei Reynolds Foliengestaltung also kein aufwendiges Design im Vordergrund, sondern die wesentliche Aussage – das, was die Zuhörer tatsächlich von der Präsentation mitnehmen sollen. Allerdings musste ich feststellen, dass „Vereinfachung“ weder die Foliengestaltung noch die Vortragsgestaltung unbedingt einfacher macht. Vielmehr müssen die Aussagen im Vorfeld präzisiert und visualisiert werden, wobei die Argumente anschließend mündlich vorgetragen werden. Mit ein bisschen Übung verhilft seine Technik jedoch sowohl Referenten als auch Zuhörern zu wesentlich lebendigeren und ausdrucksstärkeren Präsentationen, die tatsächlich „hängenbleiben“.