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Grundlast

Frage

Bei uns gibt es eine große Bandbreite an Projekten: solche die nur 1 oder 2 Stunden dauern und solche, die 4 Monate dauern. Da wir A-Plan als zentrales Tool zur Darstellung von Auslastungen, Abwesenheiten, Kosten etc. verwenden möchten, wäre es wichtig, auch Kleinstprojekte zu erfassen.

Antwort

Normalerweise raten wir davon ab, Planungen zu detailliert vorzunehmen, da der hierfür erforderliche Aufwand überproportional ansteigt und der Nutzen daher fragwürdig ist. Eine Lösung wäre daher, für alle Personen eine gewisse Grundlast einzuplanen, die alle kleineren und schlecht planbaren Aufgaben beinhaltet. Am einfachsten kann man dies bei A-Plan darstellen, indem ein sehr langer Vorgang "Grundlast" (z. B. vom 1.1.2008 bis 31.12.2012) angelegt wird und man diesem Vorgang alle Personen mit der entsprechenden Auslastung zuordnet.

 

Wenn eine sehr detaillierte Planung unumgänglich ist, sollten die Kleinstprojekte wenigstens in einem separaten Ordner erfasst werden, der dann nur bei Bedarf geöffnet wird, so dass die Übersichtlichkeit der Darstellung nicht leidet.

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Häufige Änderungen des Einsatzes von Ressourcen

Frage

Während dieser Projektlaufzeit werden die eingesetzte Ressource unplanmäßig bei anderen dringenden Projekten gebraucht.

Gibt es eine Strategie, solche kurze Unterbrechungen schnell und effizient in A-Plan einzupflegen und dann die Auswirkung auf das Hauptprojekt von A-Pan berechnen zu lassen?

Antwort

Das Einpflegen in A-Plan ist relativ einfach möglich, da nach dem Öffnen bzw. Expandieren eines Vorganges (Klick auf das blaue "+") beliebige Bearbeitungszeiten als einzelne Zeitbalken unabhängig von der Vorgangsdauer eingegeben werden können.

Generell gilt jedoch: Je detaillierter die Planung, umso größer der Aufwand. Es sollte, wenn möglich, eine gewisse Unschärfe akzeptiert werden, da bei Vorgängen, die sich nicht exakt planen lassen, die letzten 5 - 10% Planungsgenauigkeit einen extrem hohen Aufwand verursachen.

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Auslastung von Gruppen

Frage

Wie lassen sich Aussagen über die Auslastung der gesamten Abteilungen oder Teilbereiche davon realisieren?

Antwort

Bei den Ressourcen wird in der jeweiligen Gruppenzeile die noch zur Verfügung stehende Restkapaziät angezeigt.

Außerdem können entsprechende Reports (siehe Menü "Extras") als MS-Excel-Dateien ausgegeben werden, so dass auch eine Weiterverarbeitung der Daten möglich ist.