Das A-Team: Mission A-Plan Possible

5. Februar 2010

Es ist schon einige Wochen her, als wir vom A-Team aus Nürnberg einberufen worden sind. Doch dieses A-Team hatte nichts mit den Figuren der erfolgreichen amerikanischen Fernsehserie aus den 80er zu tun. Hinter dem A-Team aus Nürnberg stecken drei entschlossene und sympathische Damen der Spielwarenmesse eG mit einer ganz speziellen Mission: A-Plan Possible!

Nachdem unsere Projektmanagement Software schon einige Zeit in verschiedenen Bereichen im Einsatz war, wurde festgestellt, dass zum Teil der nötige Enthusiasmus bei der Projektplanung abhanden gekommen war. Lag es an den Prozessen oder werden Funktionen beim Projektmanagement Werkzeug vermisst?

Dies war die Geburtsstunde des A-Teams, angelehnt an unseren Produktnamen A-Plan, mit dem Auftrag, die Akzeptanz bei der Projektplanung innerhalb des Unternehmens zu erhöhen und eine bessere Eingliederung des Planungswerkzeuges in den Arbeitsalltag zu ermöglichen.

Nach unserem Treffen in Nürnberg stand fest, dass die vom A-Team gesammelten Anforderungen größtenteils mit dem Standardumfang von A-Plan 2009 abgedeckt werden können. Nur in einem Punkt wurde eine kleine Anpassung an unserer PM Software vorgenommen.

Insgesamt hat das A-Team innerhalb von zwei Monaten, übrigens neben dem Tagesgeschäft, einiges bewegt sowie die zentrale und einheitliche Nutzung von A-Plan wieder erfolgreich ermöglicht.

Wie ist das A-Team vorgegangen?

  • Analyse des Status Quo durch das A-Team sowie die Erarbeitung der Lösungsansätze/Verbesserungsvorschläge
  • Brainstorming mit braintool software und Prüfung der Umsetzbarkeit der entwickelten Lösungen
  • Abfrage der Projekte (und ihrer Gliederung) sowie Zuständigkeiten in persönlichen Gesprächen mit jedem einzelnen Kollegen
  • Umstrukturierung der A-Plan Gliederung durch das A-Team
  • Abstimmung und Vorstellung des neuen Tool mit den Führungskräften
  • Informationsveranstaltung für alle Mitarbeiter in Gruppen (nach Abteilungen)
  • Einzelschulungen am Arbeitsplatz
  • Entwicklung eines Leitfadens zur Integration von A-Plan
  • Bennennung von persönlichen Ansprechpartnern (1x pro Abteilung) für Problemfälle/Fragen

Das Fazit des A-Teams: Durch die intensive Einbeziehung aller Kollegen und der zentralen (Ruf-)Bereitschaft des A-Teams wurde die Akzeptanz bei der Projektplanung deutlich erhöht und das Projektmanagement Werkzeug in den Arbeitalltag noch besser integriert.

Hierdurch zeigt sich sehr schön, dass bei jedem Einsatz von Software, ob bei der Projektplanung oder in anderen Bereichen, vor allem die Menschen, die damit arbeiten, abgeholt werden müssen. Auch die Prozesse im Zusammenhang mit einer Lösung müssen klar definiert und im Zweifel von einer Person oder einem Team geklärt werden können. Nur so kann man das erreichen, was man mit dem Einsatz einer Softwarelösung eigentlich bezweckt: Mehr Transparenz sowie eine bessere und schnellere Informationsbeschaffung.

Haben Sie auch ein A-Team in Ihrem Hause?

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A-Plan als Leitstand in der Fertigung

4. Februar 2010

Die Firma Otto Spaleck GmbH hat aus unserer Projektmanagement Software A-Plan, eine gut funktionierende Lösung für die Fertigungssteuerung geschaffen. Kern dabei ist, die Visualisierung der Arbeitsschritte und Materialbedarfe mit A-Plan.

Markus Wanning ist bei Otto Spaleck im Bereich Produktionsorganisation/EDV tätig und hat die schlanke und wie er sagt “Low-Cost-Lösung” entwickelt. Er berichtet:

Ein ausgedruckter Terminplan ist ein Stück Papier, was nicht lebt und mit dem Augenblick des Druckes bereits schon wieder veraltet ist. Der eigentliche Durchbruch kam bei der Firma Otto Spaleck, nachdem die gesamte Planung in der Werkstatt über A-Plan auf einem Bildschirm dargestellt werden konnte und alle Mitarbeiter diesen neuen elektronischen Leitstand zur Verfügung hatten.

Folgende Effekte traten dabei auf:

  1. Hohe Akzeptanz der Mitarbeiter bezüglich der Auftragsplanung
  2. Keine Papiere mehr in der Werkstatt
  3. Mit der farbigen Anzeige der Arbeitsgangstati (Farbgebung über die Prioritäten) entstand eine 20-Minütige Verfolgung der Auftragsfortschritte. Die Mitarbeiter haben erkannt, dass nun ihre Abarbeitungsreihenfolge automatisch verfolgt wird und halten sich seit dem sehr gut daran. Fehler werden sofort sichtbar.
  4. Die Veränderung der Kapazitätsbelastung durch verschieben der Terminbalken kann im 20 Minuten-Abstand verfolgt werden (eigene Kapazitätsauswertung mit Stunden/Woche/Kostenstelle). Das war für den Fertigungsplaner ausserordentlich hilfreich.
  5. Die Materialbedarfe konnten sehr übersichtlich mit dem Auftragsterminbalken verknüpft werden, wodurch das Problem der zu späten Bereitstellung effiktiv bearbeitet werden konnte. Dabei wurden alle relevanten Artikeldaten über die Freitextfelder übertragen, so dass kein suchen im ERP erforderlich ist.

Durch einen Artikel von Herrn Wanning in der Xing-Gruppe Intelligente Produktionssysteme – Mit gesundem Menschenverstand wurde man auf die praktische Lösung von Otto Spaleck aufmerksam. Die Moderatoren dieser Xing Gruppe, Hans Kaesberg und Michael Meiss von Amplico Unternehmensberatung GmbH, Experten im Bereich der Fertigungsteuerung, sind nach einer ersten Vorstellung vor Ort von der Lösung überzeugt. Man spricht von einer sehr praxisgerechten Lösung eines einfachen, übersichtlichen und vor allem trotzdem extrem kostengünstigen Leitstandes.

Veranstaltung mit A-Plan in der Fertigung

Nun soll die Lösung im Rahmen einer Veranstaltung am 19.02.2010 weiteren interessierten Personen vorgestellt werden.  Für die Veranstaltung wird ein Unkostenbeitrag von 95,- EUR zzgl. MwSt. erhoben.

Weitere Informationen und Anmeldung

Wir wünschen viel Erfolg und einen guten Erfahrungsaustausch. Gerne berichten wir in unserem Blog Green Light über die weitere Entwicklung.

Welche Effekte haben Sie beim Einsatz von A-Plan festgestellt? Oder haben Sie auch eine ganz besondere Lösung mit A-Plan geschaffen?

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IPMA Projektmanager/in Zertifizierung

4. Februar 2010

Am 18.02.2010 findet in Ludwigsburg ein kostenloser Infotag zur Zertifizierung als Projektmanager/in nach IPMA-Standard der Firma SlyCon Projektmanagement-Consulting statt.

Was ist IPMA?

Die International Project Management Association (IPMA) ist eine weltumspannende Organisation, die sich mit Projektmanagement befasst. Unter dem Dach der IPMA sind ca. 40 nationale Projektmanagementvereinigungen, mit weltweit mehr als 40.000 Mitgliedern zusammengeschlossen. Die nationalen Vereinigungen professionalisieren Projektmanagement unter Berücksichtigung landesspezifischer kultureller Anforderungen.

IPMA – Zertifizierung

Getreu dem Motto: “Gut sein, besser werden…” entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine Zertifizierung Ihrer Mitarbeiter nach einem Projektmanagementstandard. Ein absolutes Muss ist die Zertifizierung im Projektmanagement nicht. Noch nicht. Gehen Sie einen Schritt weiter und bestimmen Sie den Zeitplan, bevor es andere für Sie tun.

IPMA Projektmanagement Zertifizierung - Richtung zeigen (Quelle flickr.com)

Experten sehen die Lücke zwischen der Bedeutung des Projektmanagements und der tatsächlichen Professionalität in Projekten direkt in den Unternehmen selbst. Wer diese Lücke rasch schließt, gewinnt gegenüber Wettbewerber einen entscheidenden Vorteil.

Wir zeigen Ihnen, wie wir Sie in unseren Seminaren Schritt-für-Schritt von der Schulung und über individuelle Trainingseinheiten bis hin zur Zertifizierung begleiten.

Vorteile der Zertifizierung

Nutzen Sie den Effekt: Was nicht selbstverständlich ist, fällt positiv auf!

  • Sie vereinfachen, optimieren und beschleunigen Ihre Projekte und steigern damit den Erfolg Ihres Unternehmens.
  • Der zertifizierte Projektmanager führt einen international anerkannten Titel.
  • Durch die Zertifizierungsvorbereitung (Seminare) etablierten Sie Qualifikationsstandards in der projektorientierten Organisation.
  • Mit einer Zertifizierung steigern Sie die Qualität Ihres Unternehmens in der Außendarstellung gegenüber Kunden.
  • Den erfolgreichen Abschluss der Qualifizierung wird durch eins neutrale und unabhängige Organisation bestätigt.

Zielgruppe

Im Fokus stehen alle Personengruppen, die täglich in Projekten eingebunden sind und/oder die sich in ihrem Unternehmen weiterentwickeln wollen. Angesprochen sind aber auch diejenigen, die sich beruflich verändern wollen oder sich gerade auf Jobsuche befinden.

Eine Zertifizierung als Projektmanager nach IPMA ist der richtige Schritt zur Förderung der eigenen Karriere.

Weitere Infos und Anmeldung.

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Gewinner unserer Xing-Aktion

3. Februar 2010

In der letzten Ausgabe des PROJEKT INSIDER hatten wir ein Gewinnspiel angekündigt. Jede Person, die in unserer Xing-Gruppe einen kurzen Eintrag in ein bestimmtes Forum bis zum 31.01.2010 vornahm, hatte die Chance eine Lizenz unserer Projektmanagement Software A-Plan 2010 zu gewinnen.

Projektmanagement Sofware von braintool bei Xing

Wir nehmen die Verlosung immer unter Aufsicht einer weiteren Person vor und nach dem selben Prinzip wie in unserem Video vom 26. Oktober 2009 zu sehen ist.

Und der Gewinner ist: Guido Neumann – herzlichen Glückwunsch!

Ein herzliches Dankeschön an alle, die einen Eintrag vorgenommen haben. Hier ein paar Auszüge:

Werner Höfer schreibt:
“Es gibt eigentlich kein größeres Lob als das, wenn USER über 13 Jahre mit dieser Software arbeiten, keine Reklamationen haben und immerwieder neue Updates bestellen. Weiter so.”

Dirk Eickhorst schreibt:
Wir setzen nun seit ca. 5 Jahren A-Plan für die Auftragsorganisation in einem sehr dynamischen Bereich der Automatisierung im Flugzeugbau ein. Immer wieder beeindruckt bin ich von der Projektübersicht in A-Plan im Vergleich zu den großen Lösungen aus dem Wettbewerb. Auch die schnelle unbürokratische Umsetzung von Kundenanforderungen hat mir bisher sehr gefallen.

Das i-Tüpfelchen war nun das heutige Webinar, welches mir viele neue Ideen gebracht hat und mir gezeigt hat, dass A-Plan sich mit der Technik weiterentwickelt.”

Rosario Volante schreibt:
“[...]Trotz der bereits integrierten Projektmanagementsoftware in unserer Bauadministration die bereits Verknüpfungen mit bereits erfassten Daten hat, setzen wir noch heute auf A-Plan! Der Hauptgrund liegt in der Bedienung und freien Gestaltung im Druckbereich. Ich kenne kein ähnliches Produkt, dass eine solch kompakte Darstellung zulässt.”

Vielen Dank an dieser Stelle für die netten Worte!

Wir freuen uns immer wieder über die zahlreichen positiven Feedbacks zu A-Plan. Übrigens ebenso über die Anregungen und konstruktive Kritiken die uns zu unserem Projektplanungswerkzeug erreichen. Denn nur so können wir unser Produkt den Bedürfnissen unserer Anwendergemeinschaft entsprechend weiterentwicklen!

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Kleine Meeting-Typologie

1. Februar 2010

Projektmeetings dienen der Strategieentwicklung, Standortbestimmung, Mitarbeitermotivation und Aufgabenplanung. Ein Projekt ohne regelmäßige Meetings? Undenkbar! Leider fallen viele Projekt-Besprechungen nicht ganz so effizient aus, wie sie theoretisch sollten. Denn nicht jeder Mensch ist ein geborener Meeting-Motor.

Auf karrierebibel.de bin ich kürzlich über eine aufschlussreiche Besprechungs-Typologie gestolpert: Beisitzer – diese 8 Typen treffen Sie in jedem Meeting. Mein persönlicher „Favorit“: Der Smartphonist. Nichts ist nerviger und demotivierender als ein Team-Mitglied, das seine Langeweile durch anderweitige Beschäftigungen demonstriert. Ebenfalls weit verbreitet und nicht weniger bremsend: Der Verspätete. Bei ihm hilft nur kompromisslose Konsequenz. Die Meetings müssen ohne ihn beginnen; bei Wiederholungstätern sollten Disziplinarmaßnahmen wie kleinere Geldstrafen ergriffen werden.

Wertvolle Tipps zum Umgang mit den gängigsten Besprechungs-Charakteren gibt Andreas Heilwagen in seinem Artikel „Wie Sie Höllenmeetings auf Kurs bringen“. Einige davon kennen Sie vielleicht schon aus unserem Blog-Beitrag „Das erfolgreiche Projektmeeting“. Allerdings beziehen sich beide Artikel auf allgemeine Besprechungen.

Meeting-Methoden im PMInterne Morgen-Meetings

Für das allseits beliebte interne Morgen-Meeting möchte ich noch auf eine weitere Meeting-Art aus dem Scrum-Umfeld, oftmals bei agiler Softwareentwicklung anzutreffen, aufmerksam machen: Das Daily Scrum Meeting. Allein schon die Kürze von lediglich 15 Minuten lässt Meeting-Muffeln keine Zeit für bremsende Eskapaden. Weitere Merkmale des Daily Scrum Meetings sind:

  • Das Meeting wird im Stehen – am besten in einem Kreis – geführt.
  • Die Team-Mitglieder berichten einander der Reihe nach und mit festgesetzten Redezeiten, was sie seit dem letzten Meeting erreicht haben, was sie bis zum nächsten Meeting erreichen wollen und auf welche Probleme sie dabei gestossen sind.
  • Es wird ein Moderator (in Scrum-Teams als ScrumMaster bezeichnet) ernannt, der sich die Probleme notiert und wenn nötig vermittelnd eingreift.

Wird das Daily-Scrum-Meeting richtig durchgeführt, ist den „Beisitzern“ im wahrsten Sinne des Wortes der Boden entzogen. Übrigens ist das Daily Scrum Meeting bis auf seine oben genannten Kernmerkmale durchaus nicht so starr, wie man meinen könnte: Viele Projekt-Teams entwickeln eigene Variationen. Ein paar davon finden Sie z. B. in Robert Wiechmanns Projekt-Log.

Welche Erfahrungen haben Sie mit Meetings im Projektmanagement gemacht? Gehen Sie Meetings methodisch an oder lassen Sie ihnen ihre Eigendynamik? Sind Sie schon auf ein paar der genannten „Beisitzer“ getroffen oder haben Sie gar einen weiteren Typus ausgemacht?

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