Archiv für Februar 2010

Projektmanagement Software A-Plan als Leitstandlösung

Freitag, 26. Februar 2010

Wie bereits vor kurzem berichtet, setzt ein Kunde von uns, die Firma Spaleck, A-Plan als Leitstandslösung in der Fertigung ein.  Durch die Initiative der Amplico Unternehmensberatung GmbH wurde am 19.02.2010 die Lösung bei Spaleck in Bocholt vorgestellt. Nachfolgend der Bericht zur Veranstaltung, den uns Herr Wanning freundlicherweise zur Veröffentlich bereit gestellt hat.

Herr Wanning, verantwortlich für Produktionsorganisation und PPS-System bei der Firma Spaleck, stellte die dort eingesetzte Leitstandlösung vor. Es handelt sich um eine schlanke, feine, kostengünstige Lösung für die Visualisierung der Belastung der Maschinen durch die vorliegenden Kundenaufträge auf Basis der Software A-Plan der Firma braintool software.

Projektmanagement Software A-Plan als LeitstandlösungA-Plan ist über eine Schnittstelle an das ERP/PPS System BEOSYS angebunden: Die Auftragsdaten (Menge, Termin, Arbeitspläne, etc.) werden an A-Plan übergeben, dort erfolgt – bei Bedarf – die Feinjustage der Reihenfolgeplanung. Die geänderten Termine werden ans ERP System zurückgegeben und stehen für die Materialbedarfsplanung zur Verfügung.

Herr Wanning erläuterte zunächst die theoretischen Grundlagen der Fertigungssteuerung, die sich mit den praktischen Erkenntnissen aus dem Projekt decken. Weiterhin berichtete er über die besonderen Herausforderung und Erfahrungen aus dem Projekt.

Features / Highlights der Gesamtlösung

  • Visualisierung der Kapazitätsbelastung der Maschine mit Kundenaufträgen
  • Übersichtliche Darstellung der Termine aller Aufträge je Maschine
  • Anzeige von Prioritäten, Durchlaufzeit, Kapazitätsauslastung u.v.a.m.
  • Quasi-Online-Sicht (Intervall 30 min.) auf den Auftragsfortschritt und dadurch Transparenz der Werkstatt „auf eine Blick“
  • Basisinformationen für Schichtplanung
  • Alle involvierten Mitarbeiter (Vertrieb, Fertigungsplaner, Maschinenbediener) haben das Verständnis für die Fertigungssteuerung erlernt und sind von dem Leitstand überzeugt

Projektmanagement Software A-Plan als LeitstandlösungEin bedeutender Erfolgsfaktor war, dass alle Mitarbeiter in die Systementwicklung aktiv einbezogen, ihre Wünsche und Anforderungen an das System äußern konnten und diese auch umgesetzt wurden. Somit ist die fertige Lösung kein „typisches IT-Produkt“, sondern ein gemeinsam entwickeltes Werkzeug für die Mitarbeiter und eine echte Erleichterung für deren tägliche Arbeit. In diesem Zusammenhang weist Herr Wanning darauf hin, dass bisher alle Anforderungen umgesetzt werden konnten, man ist nicht an Grenzen dieser Lösung gestoßen.

Die Teilnehmer waren von der Einfachheit und der durchgängigen Nutzung des Leitstandes von allen Mitarbeitern begeistert und waren sich darin einig, dass es sich um ein sehr nutzbringendes Werkzeug handelt.

Spaleck ist ein traditionelles Familienunternehmen und seit 140 Jahre im Markt erfolgreich. Die Spaleck-Gruppe ist Hersteller von Sondermaschinen und –anlagen für den Bereich erneuerbare Energien und Recycling sowie für die Textilindustrie. Des Weiteren ist sie sowohl Zulieferer von Fertigungsteilen im Bereich der Zerspanungs- und Blechtechnik als auch für Baugruppen von Maschinen. Die Spaleck-Firmengruppe umfasst acht Firmen an vier Standorten mit Hauptsitz in Bocholt.

Die XING-Gruppe „Intelligente Produktionssysteme – mit gesundem Menschenverstand“ wird moderiert von der Amplico Unternehmensberatung GmbH.

Amplico mit Sitz in Bannberscheid im Westerwald sieht sich als Realisierungspartner zur Optimierung von Produktionssystemen nach Lean-Prinzipien. Mit schlanken, intelligenten Methoden aus der Praxis im Geiste des Lean-Mangements werden individuelle Konzepte für KMU’s entwickelt und implementiert. Neben den Methoden- und Werkzeugkompetenzen zeichnet sich Amplico auch durch psychologische Kenntnisse aus und setzt diese bei der Motivation und Führung der Menschen im Projekt sehr erfolgreich ein.

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Zeitmanagement: Singletasking mithilfe der Pomodoro-Technik

Donnerstag, 25. Februar 2010

Wie wichtig gutes Zeitmanagement für die alltägliche Projektarbeit ist, wird kaum jemand bestreiten. Selbst bei der sorgfältigsten Planung kommen Tag für Tag neue Aufgaben, Fragen und Problemstellungen zum ohnehin klammen Terminplan hinzu. Wer hier nicht den Überblick behält, verliert sich allzu leicht in ineffizienter Kleinteiligkeit.

Zeitmanagement mithilfe der Pomodoro-TechnikViele Projektmanager bedienen sich daher der GTD-Methode des US-amerikanischen Selbstmanagement-Coachs David Allen. Seine Technik basiert vor allem auf Ordnung – sowohl äußerlicher als auch innerlicher.  Und keine Frage: Wer sich einmal mit seiner Methode beschäftigt hat, der möchte sie nicht mehr missen. Dennoch gibt es zwei Aspekte des Zeitmanagements, bei dem ich GTD nicht als Best Practice bezeichnen würde: Die Einhaltung von Pausen und das Singletasking.

Mehr Effizienz durch Singletasking

Warum Singletasking, also die Bearbeitung nur einer Aufgabe zu einer bestimmten Zeit, so wichtig für unsere Konzentration und Produktivität ist und warum Multitasking keineswegs notwendige Realität des Arbeitsalltags sein muss, wird in dem Blogbeitrag „Singletasking statt Multitasking“ auf orga-dich.de hervorragend veranschaulicht.

Ergänzend will ich nur die Bedeutung von regelmäßigen Pausen für unsere Leistungsfähigkeit hervorheben. Gerade Projektleitern oder Team-Mitarbeitern mit übereifrigen Kollegen fällt das Innehalten während eines laufenden Arbeitsprozesses schwer. Dabei können wir unser volles Potential nur dann ausschöpfen, wenn wir uns genügend Auszeiten nehmen. Für mich hat sich in diesem Punkt die Pomodoro-Technik von Francesco Cirillo als äußerst hilfreich erwiesen.

Grundlagen der Pomodoro-Technik

Ähnlich wie bei der GTD-Methode, werden zu Beginn des Tages alle anliegenden Aufgaben auf einer To-Do-Liste notiert und nach Dringlichkeit sortiert. Anschließend arbeiten Sie diese in 25 Minuten-Abschnitten der Reihe nach ab.

Zwischen den einzelnen Abschnitten sollten Sie sich jeweils 5 Minuten Zeit zur Entspannung nehmen und keinesfalls irgendetwas tun, das in Beziehung zur eben bearbeiteten Aufgabe steht. Innerhalb der Abschnitte sollte nur eine einzige Aufgabe bearbeitet werden.

Sind Sie früher mit Ihrer Arbeit fertig, können Sie die übrige Zeit zur Rekapitulation nutzen. Es sollte keine neue Aufgabe in Angriff genommen werden. Nach jeweils vier Abschnitten wird eine größere Pause von 15-30 Minuten eingelegt.

Die ausführliche Anleitung und hilfreiche Tipps zum Umgang mit Ablenkungen finden Sie im kostenlosen E-Book „The Pomodoro Technique“.

Tools

Grundsätzlich brauchen Sie für diese Technik lediglich einen Stift, ein Blatt Papier und eine Eieruhr zur Bemessung der Abschnitte und Pausen. Franco Cirillo nutzte während der Entwicklung eine Eieruhr in Form einer Tomate, daher der Name Pomodoro (ital. für Tomate). Mit der wachsenden Beliebtheit der Methode sind inzwischen unzählige, kostenlose Tools und Apps auf den Markt gekommen. Die wichtigsten sind:

  • Der Focus Booster als Ersatz für die Eieruhr. Sie können ihn sowohl in Ihren Browser integrieren oder als Applikation zu Adobe Air nutzen.
  • Der Pomodoro-Helper, mit dem Sie zudem Ihre To-Do-Liste planen und einschätzen können, wie viele Abschnitte Sie für die Erledigung einer Aufgabe benötigen.
  • Für iPhone-Liebhaber die Applikation PomodoroPro.

Übrigens müssen auch eingefleischte GTD-Anhänger nichts befürchten. Die Pomodoro-Technik lässt sich problemlos in David Allens Methode einfügen. Um ehrlich zu sein, würde es mich nicht wundern, wenn er sie selbst anwendet …

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Abenteuer Projekte: Mit der Lösung am Ziel vorbei

Donnerstag, 11. Februar 2010

Haben Sie in einem Projekt auch schon mal eine Lösung präsentiert, die schon bei der Präsentation überholt war?

Abenteuer Projekte: Am Ziel vorbei? (Quelle flickr.com)Viele Projektleiter sind der Meinung, dass Ihr Kunde doch wissen muss, was er will. Warum sollte er also den Kunden bei der Auftragsklärung unnötig löchern und seine Angaben hinterfragen?

Ganz einfach: Weil der Kunde eben oft nicht weiß, was er will.

Das ist aber nicht allein das Problem des Kunden. Denn wenn der Kunde am Ende das Projektergebnis nicht abnimmt, weil er sich “etwas ganz anderes vorgestellt hat”, dann haben auch Sie als Projektleiter ein Problem.

Also ist es wichtig, in der Auftragsklärung herauszufinden, was der Kunde tatsächlich möchte.

„Mit der Lösung am Ziel vorbei“ – das ist nicht nur eine Gefahr, die im Projektalltag lauert, sondern so heißt auch die 2. Folge von Abenteuer Projekte, dem Podcast von Mario Neumann.

Podcast anhören: Mit der Lösung am Ziel vorbei

Mario Neumann, der Autor der Podcast-Reihe Abenteuer Projekte, veröffentlich regelmässig Abenteuer Projekte von Mario Neumannspannende Hörgeschichten für Projektmanager. Er hat 10 Jahre für einen weltweiten Konzern als Projektleiter die Verantwortung in einer Vielzahl von Projekten getragen. Seit 2002 arbeitet er als Trainer im Bereich Projektmanagement. Seine Berufung ist es, Projektleiter zur Fähigkeit zu verhelfen, den Umgang mit anderen Menschen im Projekt professionell und erfolgreich zu gestalten.

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GPM Region Stuttgart feiert 400. Veranstaltung

Mittwoch, 10. Februar 2010

Die GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) ist mit über 5.600 Mitgliedern das größte Kompetenznetzwerk von Projektmanagement-Experten auf dem Europäischen Kontinent. Über den Dachverband IPMA (International Project Management Association) ist die GPM weltweit vernetzt.

Die GPM bietet eine Vielzahl von Fachgruppen zu unterschiedlichsten Projektmanagement Themen und ist in ganz Deutschland mit regionalen Gruppen vertreten, die ein branchenübergreifendes Networking und den Erfahrungsaustausch unter Projektmanagern ermöglichen.

Die GPM Region Stuttgart bietet 13 Fachgruppen und Projekte und sogar Publikationen im eigenen Buchvertrieb. Über 1.000 Teilnehmer nutzen jährlich die überwiegend kostenfreien Angebote.

Wir gratulieren der GPM Region Stuttgart zur 400. Jubiläums-Veranstaltung “Projektmanagement 2010-2015: Wie bewältigen wir den Sturm? Trends, Tools, Methoden, Management”. Gleich an drei Orten, Ludwigsburg, Uhingen nahe Göppingen und Tübingen, wurden spannende Vorträge geboten und der Blick nicht in die Vergangenheit, sondern in die Zukunft gewendet.

Weitere Informationen zu den Veranstaltungen finden Sie auf der GPM Webseite oder im Blog von Andreas Heilwagen der eine schöne Zusammenfassung des Abends mit Dipl.-Kfm. Jörg Leute und Dr. Wolfram von Schneyder geschrieben hat.

Waren Sie auch schon mal bei einer GPM-Veranstaltung? Oder besuchen Sie sogar regelmäßig Events einer bestimmten Region oder Fachgruppe?

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Das A-Team: Mission A-Plan Possible

Freitag, 5. Februar 2010

Es ist schon einige Wochen her, als wir vom A-Team aus Nürnberg einberufen worden sind. Doch dieses A-Team hatte nichts mit den Figuren der erfolgreichen amerikanischen Fernsehserie aus den 80er zu tun. Hinter dem A-Team aus Nürnberg stecken drei entschlossene und sympathische Damen der Spielwarenmesse eG mit einer ganz speziellen Mission: A-Plan Possible!

Nürnberger Spielwarenmesse

Nachdem unsere Projektmanagement Software schon einige Zeit in verschiedenen Bereichen im Einsatz war, wurde festgestellt, dass zum Teil der nötige Enthusiasmus bei der Projektplanung abhanden gekommen war. Lag es an den Prozessen oder werden Funktionen beim Projektmanagement Werkzeug vermisst?

Dies war die Geburtsstunde des A-Teams, angelehnt an unseren Produktnamen A-Plan, mit dem Auftrag, die Akzeptanz bei der Projektplanung innerhalb des Unternehmens zu erhöhen und eine bessere Eingliederung des Planungswerkzeuges in den Arbeitsalltag zu ermöglichen.

Nach unserem Treffen in Nürnberg stand fest, dass die vom A-Team gesammelten Anforderungen größtenteils mit dem Standardumfang von A-Plan 2009 abgedeckt werden können. Nur in einem Punkt wurde eine kleine Anpassung an unserer PM Software vorgenommen.

Insgesamt hat das A-Team innerhalb von zwei Monaten, übrigens neben dem Tagesgeschäft, einiges bewegt sowie die zentrale und einheitliche Nutzung von A-Plan wieder erfolgreich ermöglicht.

Wie ist das A-Team vorgegangen?

  • Analyse des Status Quo durch das A-Team sowie die Erarbeitung der Lösungsansätze/Verbesserungsvorschläge
  • Brainstorming mit braintool software und Prüfung der Umsetzbarkeit der entwickelten Lösungen
  • Abfrage der Projekte (und ihrer Gliederung) sowie Zuständigkeiten in persönlichen Gesprächen mit jedem einzelnen Kollegen
  • Umstrukturierung der A-Plan Gliederung durch das A-Team
  • Abstimmung und Vorstellung des neuen Tool mit den Führungskräften
  • Informationsveranstaltung für alle Mitarbeiter in Gruppen (nach Abteilungen)
  • Einzelschulungen am Arbeitsplatz
  • Entwicklung eines Leitfadens zur Integration von A-Plan
  • Bennennung von persönlichen Ansprechpartnern (1x pro Abteilung) für Problemfälle/Fragen

Das Fazit des A-Teams: Durch die intensive Einbeziehung aller Kollegen und der zentralen (Ruf-)Bereitschaft des A-Teams wurde die Akzeptanz bei der Projektplanung deutlich erhöht und das Projektmanagement Werkzeug in den Arbeitalltag noch besser integriert.

Hierdurch zeigt sich sehr schön, dass bei jedem Einsatz von Software, ob bei der Projektplanung oder in anderen Bereichen, vor allem die Menschen, die damit arbeiten, abgeholt werden müssen. Auch die Prozesse im Zusammenhang mit einer Lösung müssen klar definiert und im Zweifel von einer Person oder einem Team geklärt werden können. Nur so kann man das erreichen, was man mit dem Einsatz einer Softwarelösung eigentlich bezweckt: Mehr Transparenz sowie eine bessere und schnellere Informationsbeschaffung.

Haben Sie auch ein A-Team in Ihrem Hause?

Nürnberger Spielwarenmesse 2010

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