Archiv für die Kategorie „Fundstücke Projektpraxis“

Abenteuer Projekte: Ein Haufen Idioten

Mittwoch, 10. März 2010

Hat es in Ihrem Projekt auch schon mal so richtig gekracht?

Es gibt kaum ein Projekt, bei dem nicht irgendwann der eine oder andere Konflikt auftritt. Missverständnisse, Meinungsverschiedenheiten, aber auch persönliche Animositäten – all das können Gründe für Konflikte sein. Die Dynamik, die diese Konflikte entwickeln, können zu einem entscheidenden Kostentreiber für das Projekt werden – und damit zu einem echten Problem für uns als Projektleiter.

Abenteuer Projekte: Konflikte im Projektmanagement (Quelle flickr.com)

In der Praxis erlebt man es immer wieder, dass diese Konflikte oftmals so eskalieren, dass sie Projektziele – ja manchmal sogar Unternehmensziele – ernsthaft gefährden.

Jedes Projekt hat seine potentiellen Konfliktfelder. In den seltensten Fällen ist der Konflikt selbst das Problem, sondern die Dynamik, mit der sich dieser Konflikt dann entwickelt. Was als kleine Meinungsverschiedenheit beginnt, führt irgendwann dazu, dass man die Gegenseite als „Idioten“ beschimpft.

Deshalb heißt die 4. Folge von „Abenteuers Projekte“, in der es um die Dynamik von Konflikten geht, auch „Ein Haufen Idioten“.

Nicht jeder Konflikt ist schädlich, aber unerledigte Konflikte sind teuer. Darum ist es wichtig, dass wir als Projektleiter professionell mit Konflikten umgehen, um der Dynamik, die sich daraus entwickeln kann, frühzeitig Einhalt zu gebieten.

Was Sie als Projektleiter zur Vermeidung von Konflikten tun können und wie Sie heraufziehende Konflikte frühzeitig erkennen, möchte ich Ihnen in dieser Folge gerne zeigen.

Podcast anhören: Ein Haufen Idioten-Projekt.

Mario Neumann, der Autor der Podcast-Reihe Abenteuer Projekte, veröffentlich regelmässig Abenteuer Projekte von Mario Neumannspannende Hörgeschichten für Projektmanager. Er hat 10 Jahre für einen weltweiten Konzern als Projektleiter die Verantwortung in einer Vielzahl von Projekten getragen. Seit 2002 arbeitet er als Trainer im Bereich Projektmanagement. Seine Berufung ist es, Projektleiter zur Fähigkeit zu verhelfen, den Umgang mit anderen Menschen im Projekt professionell und erfolgreich zu gestalten.

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Abenteuer Projekte: Das Klinsmann-Projekt

Montag, 1. März 2010

Haben Sie in einem Projekt auch schon mal so richtig im Schlamassel gesteckt? Oder mussten Sie gar mal ein Projekt übernehmen, das vor die Wand gefahren war?

Kein Projekt ist vor einer Krise gefeit. Es kann immer geschehen, dass aufgrund eines eingetretenen Risikos oder unvorhergesehener Ereignisse die Projektziele plötzlich gefährdet sind. Ja, in manchen Fällen steht das Projekt sogar vor dem Scheitern.

Abenteuer Projekte: Das Klinsmann-Projekt (Quelle flickr.com)

Nichts ist schwieriger, als ein in die Krise geratenes Projekt zu retten. Jürgen Klinsmann und sein Team haben bei der Fußball-WM 2006 eindrucksvoll bewiesen, dass es geht. Deshalb heißt die 3. Folge von Abenteuers Projekte, in der es um Turnaround-Management geht, auch „Das Klinsmann-Projekt“.

Podcast anhören: Das Klinsmann-Projekt
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Mario Neumann, der Autor der Podcast-Reihe Abenteuer Projekte, veröffentlich regelmässig Abenteuer Projekte von Mario Neumannspannende Hörgeschichten für Projektmanager. Er hat 10 Jahre für einen weltweiten Konzern als Projektleiter die Verantwortung in einer Vielzahl von Projekten getragen. Seit 2002 arbeitet er als Trainer im Bereich Projektmanagement. Seine Berufung ist es, Projektleiter zur Fähigkeit zu verhelfen, den Umgang mit anderen Menschen im Projekt professionell und erfolgreich zu gestalten.

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Zeitmanagement: Singletasking mithilfe der Pomodoro-Technik

Donnerstag, 25. Februar 2010

Wie wichtig gutes Zeitmanagement für die alltägliche Projektarbeit ist, wird kaum jemand bestreiten. Selbst bei der sorgfältigsten Planung kommen Tag für Tag neue Aufgaben, Fragen und Problemstellungen zum ohnehin klammen Terminplan hinzu. Wer hier nicht den Überblick behält, verliert sich allzu leicht in ineffizienter Kleinteiligkeit.

Zeitmanagement mithilfe der Pomodoro-TechnikViele Projektmanager bedienen sich daher der GTD-Methode des US-amerikanischen Selbstmanagement-Coachs David Allen. Seine Technik basiert vor allem auf Ordnung – sowohl äußerlicher als auch innerlicher.  Und keine Frage: Wer sich einmal mit seiner Methode beschäftigt hat, der möchte sie nicht mehr missen. Dennoch gibt es zwei Aspekte des Zeitmanagements, bei dem ich GTD nicht als Best Practice bezeichnen würde: Die Einhaltung von Pausen und das Singletasking.

Mehr Effizienz durch Singletasking

Warum Singletasking, also die Bearbeitung nur einer Aufgabe zu einer bestimmten Zeit, so wichtig für unsere Konzentration und Produktivität ist und warum Multitasking keineswegs notwendige Realität des Arbeitsalltags sein muss, wird in dem Blogbeitrag „Singletasking statt Multitasking“ auf orga-dich.de hervorragend veranschaulicht.

Ergänzend will ich nur die Bedeutung von regelmäßigen Pausen für unsere Leistungsfähigkeit hervorheben. Gerade Projektleitern oder Team-Mitarbeitern mit übereifrigen Kollegen fällt das Innehalten während eines laufenden Arbeitsprozesses schwer. Dabei können wir unser volles Potential nur dann ausschöpfen, wenn wir uns genügend Auszeiten nehmen. Für mich hat sich in diesem Punkt die Pomodoro-Technik von Francesco Cirillo als äußerst hilfreich erwiesen.

Grundlagen der Pomodoro-Technik

Ähnlich wie bei der GTD-Methode, werden zu Beginn des Tages alle anliegenden Aufgaben auf einer To-Do-Liste notiert und nach Dringlichkeit sortiert. Anschließend arbeiten Sie diese in 25 Minuten-Abschnitten der Reihe nach ab.

Zwischen den einzelnen Abschnitten sollten Sie sich jeweils 5 Minuten Zeit zur Entspannung nehmen und keinesfalls irgendetwas tun, das in Beziehung zur eben bearbeiteten Aufgabe steht. Innerhalb der Abschnitte sollte nur eine einzige Aufgabe bearbeitet werden.

Sind Sie früher mit Ihrer Arbeit fertig, können Sie die übrige Zeit zur Rekapitulation nutzen. Es sollte keine neue Aufgabe in Angriff genommen werden. Nach jeweils vier Abschnitten wird eine größere Pause von 15-30 Minuten eingelegt.

Die ausführliche Anleitung und hilfreiche Tipps zum Umgang mit Ablenkungen finden Sie im kostenlosen E-Book „The Pomodoro Technique“.

Tools

Grundsätzlich brauchen Sie für diese Technik lediglich einen Stift, ein Blatt Papier und eine Eieruhr zur Bemessung der Abschnitte und Pausen. Franco Cirillo nutzte während der Entwicklung eine Eieruhr in Form einer Tomate, daher der Name Pomodoro (ital. für Tomate). Mit der wachsenden Beliebtheit der Methode sind inzwischen unzählige, kostenlose Tools und Apps auf den Markt gekommen. Die wichtigsten sind:

  • Der Focus Booster als Ersatz für die Eieruhr. Sie können ihn sowohl in Ihren Browser integrieren oder als Applikation zu Adobe Air nutzen.
  • Der Pomodoro-Helper, mit dem Sie zudem Ihre To-Do-Liste planen und einschätzen können, wie viele Abschnitte Sie für die Erledigung einer Aufgabe benötigen.
  • Für iPhone-Liebhaber die Applikation PomodoroPro.

Übrigens müssen auch eingefleischte GTD-Anhänger nichts befürchten. Die Pomodoro-Technik lässt sich problemlos in David Allens Methode einfügen. Um ehrlich zu sein, würde es mich nicht wundern, wenn er sie selbst anwendet …

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Abenteuer Projekte: Mit der Lösung am Ziel vorbei

Donnerstag, 11. Februar 2010

Haben Sie in einem Projekt auch schon mal eine Lösung präsentiert, die schon bei der Präsentation überholt war?

Abenteuer Projekte: Am Ziel vorbei? (Quelle flickr.com)Viele Projektleiter sind der Meinung, dass Ihr Kunde doch wissen muss, was er will. Warum sollte er also den Kunden bei der Auftragsklärung unnötig löchern und seine Angaben hinterfragen?

Ganz einfach: Weil der Kunde eben oft nicht weiß, was er will.

Das ist aber nicht allein das Problem des Kunden. Denn wenn der Kunde am Ende das Projektergebnis nicht abnimmt, weil er sich “etwas ganz anderes vorgestellt hat”, dann haben auch Sie als Projektleiter ein Problem.

Also ist es wichtig, in der Auftragsklärung herauszufinden, was der Kunde tatsächlich möchte.

„Mit der Lösung am Ziel vorbei“ – das ist nicht nur eine Gefahr, die im Projektalltag lauert, sondern so heißt auch die 2. Folge von Abenteuer Projekte, dem Podcast von Mario Neumann.

Podcast anhören: Mit der Lösung am Ziel vorbei

Mario Neumann, der Autor der Podcast-Reihe Abenteuer Projekte, veröffentlich regelmässig Abenteuer Projekte von Mario Neumannspannende Hörgeschichten für Projektmanager. Er hat 10 Jahre für einen weltweiten Konzern als Projektleiter die Verantwortung in einer Vielzahl von Projekten getragen. Seit 2002 arbeitet er als Trainer im Bereich Projektmanagement. Seine Berufung ist es, Projektleiter zur Fähigkeit zu verhelfen, den Umgang mit anderen Menschen im Projekt professionell und erfolgreich zu gestalten.

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Kleine Meeting-Typologie

Montag, 1. Februar 2010

Projektmeetings dienen der Strategieentwicklung, Standortbestimmung, Mitarbeitermotivation und Aufgabenplanung. Ein Projekt ohne regelmäßige Meetings? Undenkbar! Leider fallen viele Projekt-Besprechungen nicht ganz so effizient aus, wie sie theoretisch sollten. Denn nicht jeder Mensch ist ein geborener Meeting-Motor.

Auf karrierebibel.de bin ich kürzlich über eine aufschlussreiche Besprechungs-Typologie gestolpert: Beisitzer – diese 8 Typen treffen Sie in jedem Meeting. Mein persönlicher „Favorit“: Der Smartphonist. Nichts ist nerviger und demotivierender als ein Team-Mitglied, das seine Langeweile durch anderweitige Beschäftigungen demonstriert. Ebenfalls weit verbreitet und nicht weniger bremsend: Der Verspätete. Bei ihm hilft nur kompromisslose Konsequenz. Die Meetings müssen ohne ihn beginnen; bei Wiederholungstätern sollten Disziplinarmaßnahmen wie kleinere Geldstrafen ergriffen werden.

Wertvolle Tipps zum Umgang mit den gängigsten Besprechungs-Charakteren gibt Andreas Heilwagen in seinem Artikel „Wie Sie Höllenmeetings auf Kurs bringen“. Einige davon kennen Sie vielleicht schon aus unserem Blog-Beitrag „Das erfolgreiche Projektmeeting“. Allerdings beziehen sich beide Artikel auf allgemeine Besprechungen.

Meeting-Methoden im PMInterne Morgen-Meetings

Für das allseits beliebte interne Morgen-Meeting möchte ich noch auf eine weitere Meeting-Art aus dem Scrum-Umfeld, oftmals bei agiler Softwareentwicklung anzutreffen, aufmerksam machen: Das Daily Scrum Meeting. Allein schon die Kürze von lediglich 15 Minuten lässt Meeting-Muffeln keine Zeit für bremsende Eskapaden. Weitere Merkmale des Daily Scrum Meetings sind:

  • Das Meeting wird im Stehen – am besten in einem Kreis – geführt.
  • Die Team-Mitglieder berichten einander der Reihe nach und mit festgesetzten Redezeiten, was sie seit dem letzten Meeting erreicht haben, was sie bis zum nächsten Meeting erreichen wollen und auf welche Probleme sie dabei gestossen sind.
  • Es wird ein Moderator (in Scrum-Teams als ScrumMaster bezeichnet) ernannt, der sich die Probleme notiert und wenn nötig vermittelnd eingreift.

Wird das Daily-Scrum-Meeting richtig durchgeführt, ist den „Beisitzern“ im wahrsten Sinne des Wortes der Boden entzogen. Übrigens ist das Daily Scrum Meeting bis auf seine oben genannten Kernmerkmale durchaus nicht so starr, wie man meinen könnte: Viele Projekt-Teams entwickeln eigene Variationen. Ein paar davon finden Sie z. B. in Robert Wiechmanns Projekt-Log.

Welche Erfahrungen haben Sie mit Meetings im Projektmanagement gemacht? Gehen Sie Meetings methodisch an oder lassen Sie ihnen ihre Eigendynamik? Sind Sie schon auf ein paar der genannten „Beisitzer“ getroffen oder haben Sie gar einen weiteren Typus ausgemacht?

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