Weihnachten ist bekanntlich ein Großprojekt. Und wie in Projekten üblich, kommt das Projektende viel zu schnell, unerwartete Risiken sind die Regel und die Planung muss ohne genaue Zielformulierung vollbracht werden. Während Ihre Ehefrau oder Lebensgefährtin – meist Entscheidungsträgerin in punkto Weihnachten – auf einer genauen Planung pocht, sind Sie als erfahrener Projektleiter relaxed. Sie wissen, bestimmte Faktoren lassen sich erst in letzter Minute planen. “Ungenaue Zielformulierung” sagen Besserwisser – aber schließlich geht es nicht anders.

In der 13. Folge von „Abenteuer Projekte“, die sich mit Aspekten des Projektmanagements zur Weihnachtszeit beschäftigt, heißt „Großprojekt Weihnachten“.

Podcast anhören: Großprojekt Weihnachten

Mario Neumann, der Autor der Podcast-Reihe Abenteuer Projekte, veröffentlich regelmässig spannende Hörgeschichten für Projektmanager. Er hat 10 Jahre für einen weltweiten Konzern als Projektleiter die Verantwortung in einer Vielzahl von Projekten getragen. Seit 2002 arbeitet er als Trainer im Bereich Projektmanagement. Seine Berufung ist es, Projektleiter zur Fähigkeit zu verhelfen, den Umgang mit anderen Menschen im Projekt professionell und erfolgreich zu gestalten.

Die Nachfrage nach Projektleitern, die ihr erworbenes Wissen und ihre Erfahrungen durch entsprechende Zertifkate dokumentieren können, ist in den letzten Jahren stetig gestiegen. Manchmal wünschen Unternehmen auch, dass Ausbildungen zum Thema Projektmanagement nachweislich bestimmten anerkannten Standards folgen.

Projekt-Management-Kenntnisse gelten vor allem in der IT-Branche als Karrieregarant. In der 21. Folge von „Abenteuer Projekte“ wird Ihnen die wichtigsten Zertifizierungen vorgestellt.

Die Qualifizierung von Mitarbeitern für das Projekt-Management wird auch abteilungsübergreifend immer wichtiger. Führende Projekt-Management-Organisationen vergeben Zertifikate zum Nachweis des Erfahrungsschatzes und Methodenwissens. Welche Organisation was anbietet und welche Zertifizierung für wen die richtige ist, wird Ihnen in der heutigen Folge erklärt.

Podcast anhören: Hauptsache zertifiziert

Mario Neumann, der Autor der Podcast-Reihe Abenteuer Projekte, veröffentlich regelmässig spannende Hörgeschichten für Projektmanager. Er hat 10 Jahre für einen weltweiten Konzern als Projektleiter die Verantwortung in einer Vielzahl von Projekten getragen. Seit 2002 arbeitet er als Trainer im Bereich Projektmanagement. Seine Berufung ist es, Projektleiter zur Fähigkeit zu verhelfen, den Umgang mit anderen Menschen im Projekt professionell und erfolgreich zu gestalten.

Diese und ähnliche Aussagen haben Sie bestimmt schon mal gehört:
“Das funktioniert sowieso nicht …”
“Das machen wir doch schon immer so …”
“In diesen Zeiten??”
“Haben wir doch schon versucht …”

Die Liste ließe sich endlos fortführen. Miesepeter und Ideen-Verhinderer gibt es leider überall. In manchen Firmen wohl so viele, dass jemand auf die Idee des Ideen-Killer-Bingos kam. Wenn auch Sie bald mal wieder eine Besprechung mit Ideen-Killern erwartet, dann spielen Sie doch mal eine Runde und schauen ob es zu einem Bingo reicht!

Quelle: Karrierebibel (deutsche Übersetzung) | via whatconsumesme.com

Welche Ideen-Killer kennen Sie aus Ihrer Praxis?

In der 23. Folge von „Abenteuers Projekte“ steht die Frage im Mittelpunkt, wann Lügen im Projekt sinnvoll ist.

Die Antwort auf diese Fragen hat vor über 20 Jahren die Mathematik gefunden. In einer Computersimulation ließen die Wissenschaftler viele hundert Lügenstrategien gegeneinander antreten. Seither weiß man genau, wie geschicktes Lügen funktioniert. Welche Regel man beherzigen muss, um erfolgreich zu lügen, das möchte ich Ihnen in meiner heutigen Folge gerne erklären.

Podcast anhören: Macht lügen Sinn

Mario Neumann, der Autor der Podcast-Reihe Abenteuer Projekte, veröffentlich regelmässig spannende Hörgeschichten für Projektmanager. Er hat 10 Jahre für einen weltweiten Konzern als Projektleiter die Verantwortung in einer Vielzahl von Projekten getragen. Seit 2002 arbeitet er als Trainer im Bereich Projektmanagement. Seine Berufung ist es, Projektleiter zur Fähigkeit zu verhelfen, den Umgang mit anderen Menschen im Projekt professionell und erfolgreich zu gestalten.

Abnahmeprotokoll – bis auf Nacharbeiten…

Abnahmen sind immer ein leidiges Thema. Der Kunde bekommt meist nicht genau das, was er sich vorgestellt hat und der Lieferant ist der Meinung, dass er so ziemlich alles nach Vorgaben realisiert hat. In der Praxis zeigt sich im Rahmen der Abnahme, ob die Anforderungen ausreichend präzise formuliert wurden. Ggf. gab es auch schon einen Prototypen, zu dem der Kunde Änderungswünsche äußern konnte, vielleicht war er im Rahmen eines agilen Projekts auch ständig vor Ort im Team und hat Teilabnahmen erteilt.

Wie auch immer, es muss dokumentiert werden. Dies kann man mehr oder minder aufwendig gestalten. Das hier vorgestellte Abnahmeprotokoll stellt quasi einen Mindeststandard dar, in dem jede Anforderung zu einem bestimmten Termin zur Abnahme bereitgestellt wird und von einem Verantwortlichen zu einem weiteren Datum möglicherweise mit oder ohne Kommentare abgenommen wird.

Aufgabenliste und Zeitinventur – Woher bekomme ich mehr Zeit?

Wenn Sie ein neues Projekt übernehmen oder einen neuen Job antreten, werden Sie meist von einer Unmenge Aufgaben erschlagen. Mit den Erfahrungen der letzten Jahre habe ich für Sie eine Aufgabenliste zusammengestellt, die bei der Priorisierung und der Kontrolle der Aufgaben hilft und eine Zeitinventur für das eigene Zeitmanagement enthält. Für beides gibt es viele Tools, allerdings helfen Outlook etc. nicht wirklich, wenn der zeitliche Notstand hereinbricht. Mit den gewonnenen Erkenntnissen aus dem Template sollte es schnell wieder aufwärts gehen, gefolgt vom Umstieg auf ein einfacheres Tool. Vor einiger Zeit habe ich zur Wichtigkeit der täglichen Aufgabenplanung die These 1 Stunde Zeit durch 8 Minuten Tagesplanung sparen gepostet. Hier nun der Weg dahin:

Mit der Aufgabenliste planen und kontrollieren Sie Ihre Arbeit:

1. Kategorie: was ist im Themenbereich zu tun?
2. Prio: welche Priorität hat es?
3. W: wie wichtig ist es?
4. D: wie dringlich ist es?
5. Aufgabe: was ist zu tun?
6. terminiert bis kommuniziert: wie ist der Status?
7. Delegation: ist delegiert? an wen?
8. Review: wann ist das Wiedervorlagedatum?
9. Termin: wann ist der Abgabetermin?
10. Dauer: wie lange dauert die Aufgabe?

Die Prioritäten werden basierend auf einer erweiterten Form von Eisenhowers ABC-Quadranten errechnet. Entsprechend Dringlichkeit und Wichtigkeit werden folgende Prioritäten vergeben:

1. A – sofort erledigen
2. B – planen, terminieren
3. C – reduzieren, eliminieren, delegieren
4. D – Bodensatz
5. x – Papierkorb

Der Bodensatz ist die wesentliche Ergänzung gegenüber Eisenhower. Im Gegensatz zur Arbeit eines Generals arbeiten die meisten Projektmanager in einem Arbeitsverhältnis, in dem man nicht allzuviele Aufgaben einfach dem Papierkorb zukommen lassen kann. Es handelt sich um den Bodensatz von Aufgaben, die weder besonders wichtig noch dringlich sind, aber trotzdem erledigt werden müssen. Bei überlasteten oder schlecht organisierten Kollegen, wächst er permanent, um dann mit schädlichen Folgen im Papierkorb zu laden. Meine Methode ist, möglichst täglich einen Teil davon abzuarbeiten bzw. neu zu priorisieren.

Parallel zur Dokumentation des Fortschritts der Afugaben können Sie eine Zeitinventur durchführen. Tragen Sie neben Beginn, Ende und Dauer Kreuzchen in den vier Spalten

1. Tätigkeit notwendig
2. Zeitaufwand gerechtfertigt
3. Ausführung zweckmäßig
4. Zeitpunkt sinnvoll

ein. Aus den gewonnenen Daten gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse hinsichtlich der Korrektheit Ihrer ursprünglichen Einschätzungen und Planung als Grundlage für Maßnahmen zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements. Bei weniger als 90% Kreuzchen wird eine rote Markierung in der untersten Zeile angezeigt um auf dringenden Handlungsbedarf beim Zeitmanagement hinzuweisen, Beginn, Ende und Dauer müssen Sie selbst auswerten.

Besprechungsprotokoll – es wurde vor einer Woche entschieden, dass …

Heute einmal ganz unspektakulär eine Vorlage für ein Besprechungsprotokoll mit der lesson learned: jedes Meeting in dem Entscheidungen gefällt, Termine vereinbart, Aufgaben verteilt oder wesentliche Informationen verteilt werden, muss dokumentiert werden. Ausnahme: es gibt gute Gründe den Inhalt des Meetings vertraulich zu behandeln. Nichts ist angenehmer für einen Projektmanager, als in eine schwierige Diskussion mit dem Wissen einzusteigen, dass es zum Thema bereits verbindliche Aussagen gab, welche in einem Protokoll festgehalten wurden. Trotzdem muss auch in solchen Fällen mit gesunden Menschenverstand entschieden werden, ob man diesen Hebel in der Diskussion verwenden will.

CR – Änderungen müssen bewertet werden…

Wie im Rahmen der Veröffentlichung der CR-Liste bereits kommentiert, genügt es nicht für ein Projekt nur eine Liste von Änderungsanforderungen zu führen. Jede einzelne Änderung sollte über einen Change Manager, dies kann auch der Projektmanager sein, an das Projekt herangetragen werden und einen Bewertungsprozess durchlaufen. Alle größeren Changes sollten hinsichtlich möglicher Lösungsszenarien und deren Auswirkungen untersucht und von einem geeigneten Gremium entschieden werden. Die CR-Vorlage bietet Ihnen einen konkreten Leitfaden um eine Bewertung vorzunehmen, je nach Organisation sollten die Kriterien angepasst werden:

Weitere hilfreiche Projektmanagement-Templates

Die vorgestellten Dokumentenvorlagen und Texte, sowie weitere hilfreiche Templates zum Thema Projektmanagement gibt es zum Download auf der Webseite von Unlocking Potential.

Wer kennt das nicht? Ein Projekt wurde „eigentlich“ von A bis Z geplant, aber je näher der Abschluss-Termin rückt, desto mehr holpert es bei der Umsetzung. Das Projektteam zieht nicht an einem Strang, dem Projektleiter schwimmen die Felle davon und von allen Seiten im Unternehmen gibt es Störfeuer. Am Ende liegen die Nerven blank. Es wird nur ein Bruchteil von den ursprünglichen Projektzielen realisiert und jeder schiebt die Schuld auf den anderen.

Deshalb geht es in der 12. Folge von „Abenteuers Projekte“ um die Frage, wie man ein Projekt in den Sand setzt.

Man lässt Mitarbeiter Seminare zum Projektmanagement besuchen, man entwickelt unternehmenseigene Vorgehensmodelle und setzt teure Planungs- und Überwachungssoftware ein. In Projektbüros werden ganze Wände mit riesigen Netzplänen und GANTT-Charts tapeziert. Anträge, Genehmigungen, Berechnungen, Statusreports, und so weiter … und so weiter. Darüber hinaus gibt es kiloschwere Projekthandbücher mit Vorschriften, Definitionen, Regelungen, Standards, Verfahrensanweisungen und was es sonst noch gibt, um zu regeln, was zu regeln ist.

In der heutigen Folge wird Ihnen aufgezeigt, warum es trotz dieser Regelungswut immer wieder gelingt, Projekte erfolgreich in den Sand zu setzen.

Podcast anhören: Wie man Projekte in den Sand setzt

Mario Neumann, der Autor der Podcast-Reihe Abenteuer Projekte, veröffentlich regelmässig spannende Hörgeschichten für Projektmanager. Er hat 10 Jahre für einen weltweiten Konzern als Projektleiter die Verantwortung in einer Vielzahl von Projekten getragen. Seit 2002 arbeitet er als Trainer im Bereich Projektmanagement. Seine Berufung ist es, Projektleiter zur Fähigkeit zu verhelfen, den Umgang mit anderen Menschen im Projekt professionell und erfolgreich zu gestalten.

Anbei eine gut gemachte Abwandlung der bekannten “Schaukel-Karrikatur” – Konflikte bei der Definition von Anforderungen

Aktuell stehen bereits über 80 solcher Motivationskarten zur Verfügung und werden kostenlos für Präsentationen und andere Dinge zur Verfügung gestellt. Weitere Motivationskarten sind geplant.

„Mein Projekt wird nicht rechtzeitig fertig!“ – „Ich kann Dir zwei Ressourcen aus meinem Projekt geben.“ – „Dann müssen wir aber noch das Projektbudget erhöhen.“ Die Teilnehmer diskutieren lebhaft.

Auf der großen Leinwand vor ihnen sehen sie den aktuellen Status ihrer Projekte, während im Hintergrund das typische Motorengeräusch eines Formel 1-Rennens zu hören ist.

In der Projektmanagement-Simulation “Race-to-Results” von HP werden die alltäglichen Probleme wie Termindruck, Ressourcen-Engpässe und Budgetprobleme eines klassischen Projekts praktisch und anschaulich nachgestellt. In den drei Spielrunden werden Verbesserungsmöglichkeiten entwickelt, um die Projekte erfolgreicher zu machen.

Aus diesem Grund heißt die 11. Folge von „Abenteuer Projekte“, in der es um Planspiele und Simulationen im Projektmanagement geht: „Alles nur Simulation“.

Projektmanagement stellt mehr denn je einen strategischen Erfolgsfaktor in Unternehmen dar. Dabei werden hohe Anforderungen an das Projekt, den Projektleiter, die Projektteammitglieder und das Unternehmen selbst gestellt. Planspiele und Simulationen können dazu beitragen, Projekte zum gewünschten Erfolg zu führen.

In der heutigen Folge wird Ihnen die PM-Simulation “Race-to-Results” von HP vorgestellt, die seit zwei Jahren in verschiedenen Kontexten eingesetzt wird.

Podcast anhören: Projektfalle Simulation

Mario Neumann, der Autor der Podcast-Reihe Abenteuer Projekte, veröffentlich regelmässig spannende Hörgeschichten für Projektmanager. Er hat 10 Jahre für einen weltweiten Konzern als Projektleiter die Verantwortung in einer Vielzahl von Projekten getragen. Seit 2002 arbeitet er als Trainer im Bereich Projektmanagement. Seine Berufung ist es, Projektleiter zur Fähigkeit zu verhelfen, den Umgang mit anderen Menschen im Projekt professionell und erfolgreich zu gestalten.

Projekte stehen heutzutage immer öfters in einem internationalen Kontext. Da gehört es fast schon zum Alltag, dass Kommunikation in Besprechungen oder am Telefon sowie Korrespondenz in Englisch notwendig wird. Kennen Sie bereits die wichtigsten Begriffe des Projektmanagers in Englisch?

Volker Nawrath hat sich wohl auch intensiv mit deutsch-englischen Vokabeln im Projektgeschäft beschäftigt und stellt diese kostenlos auf seiner Webseite zur freien Verfügung.

Die Vokabeln stelle ich in verschiedenen Formaten bereit, so dass sie entweder in einem Vokabelprogramm, als normale Textdatei oder für Lernkarten verwendet werden können.

Vielen Dank an Volker Nawrath, dass er seine Arbeit mit der Projektmanagement Community teilt. Eine tolle Sache!

Gut ist nicht gut genug – Perfekt muss es sein. Jeder fünfte Projektleiter hält sich selbst für einen Perfektionisten. Gehören Sie etwa auch dazu?

Viel zu viele Projektleiter glauben, dass Perfektion der Maßstab sei, nach dem im Projekt gemessen wird. Doch das ändert sich gerade.

Der Trend in Unternehmen und damit auch in den Projekten geht hin zu mehr Pragmatismus, weg vom Perfektionismus. Man erkennt immer mehr, dass das Streben nach Perfektion erstens extrem ineffizient und zweitens leicht zur Projektfalle wird.

Deshalb heißt die 10. Folge von „Abenteuers Projekte“, die sich mit Perfektionismus in Projekten beschäftigt: „Projektfalle Perfektion“.

Die Kompromisslosigkeit, immer der Beste sein zu wollen – das kann enorm motivieren. Häufiger aber führt es in einen Teufelskreis: Egal, was man erreicht, es ist nie genug. Die Suche nach Perfektion im Projekt ist eine ewige Jagd, die niemals endet.

Die heutige Folge wird eine Lanze für weniger Perfektion im Job brechen. Warum ein 80-prozentiger Einsatz im Projekt nicht nur ausreicht, sondern sogar besser ist als ein 120-prozentiger, das zeigt diese Folge.

Podcast anhören: Projektfalle Perfektion

Mario Neumann, der Autor der Podcast-Reihe Abenteuer Projekte, veröffentlich regelmässig spannende Hörgeschichten für Projektmanager. Er hat 10 Jahre für einen weltweiten Konzern als Projektleiter die Verantwortung in einer Vielzahl von Projekten getragen. Seit 2002 arbeitet er als Trainer im Bereich Projektmanagement. Seine Berufung ist es, Projektleiter zur Fähigkeit zu verhelfen, den Umgang mit anderen Menschen im Projekt professionell und erfolgreich zu gestalten.