Stärken
Auch wenn laut unserer Umfrage die überwiegende Mehrheit der Projektmanager ein neues Projekt aus dem Kopf angeht: Eine schriftliche Situationsanalyse ist ein wertvoller Startpunkt zur Entwicklung und Beurteilung der optimalen Projektstrategie. Im PM hat sich dabei vor allem die SWOT-Analyse bewährt. Sie verbindet die Stärken-Schwächen-Analyse (Strength-Weakness / interne Sicht) und die Chancen-Risiko-Analyse (Opportunities-Threats / externe Sicht) und kann sowohl zur Standortbestimmung von gesamten Unternehmen als auch einzelner Prozesse, Produkte und Projektteams herangezogen werden. Selbst zur Entwicklung von Lösungsalternativen ist sie geeignet. Zudem zeichnet sie sich durch eine intuitive Anwendung aus und kann ohne großen Aufwand an Projektmanagement Software und Material eingesetzt werden.
Risiken
Wie Patrick Fritz in seinem PM Methodentipp: SWOT-Analyse bereits erwähnt, wird die Methode trotz Ihrer weiten Verbreitung in allen Bereichen des strategischen Managements häufig falsch genutzt. Hauptanwendungsfehler ist dabei die mangelnde Konkretisierung, beispielsweise durch Verwechslung interner und externer Chancen, schwammige Definition des Untersuchungsgegenstands und der Faktoren. Um das Potential der SWOT-Analyse voll auszuschöpfen, sollten Sie bei der Anwendung folgende Regeln beachten
Strategien
- Stärken und Schwächen sollten durch Fakten belegt sein, z. B. durch Ergebnisse von IST-Analysen, Benchmarkdaten oder Marktanalysen.
- Definieren Sie den Untersuchungsgegenstand ganz genau und grenzen Sie ihn von anderen Untersuchungsbereichen ab.
- Um externe von internen Chancen und Risiken zu differenzieren, sollten Sie sich fragen, welche Faktoren vom Unternehmen bzw. Untersuchungsgegenstand direkt beeinflussbar sind und welche seinem Umfeld zuzuschreiben sind. Auch eine Umbenennung von „Chancen“ in „günstige Bedingungen“ kann hier Hilfe leisten.
- Um sämtliche Faktoren einzubeziehen, gilt es eine wertfreie Analyse ohne Priorisierung oder Beurteilung bestimmter Faktoren durchzuführen. (S. a. Kreativitätstechniken für Projektmanager) Zudem sollte die SWOT-Analyse nicht mit möglichen Strategieansätzen verwechselt werden. Sie liefert lediglich die Daten für diese.
Eine ausführliche Definition und Anwendungsanleitung der SWOT-Analyse der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e. V. können Sie hier als Pdf herunterladen.
Vorlagen für Excel und Acrobat gibt es hier.
