Tipps für die Kommunikation mit Projektsponsoren

25 Mrz
2010

Projektmanagement bedeutet immer auch Kommunikationsmanagement. Der effiziente interne Informationsaustausch aller Projektbeteiligten ist einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren für ein Projekt. Experten zufolge macht Kommunikation gut 50 bis 80 Prozent eines guten Projektmanagements aus. Eine der herausfordernsten Aufgaben, die sich dem Projektmanager dabei stellt, ist die Kommunikation mit dem Sponsor, mit der Person, die das Projekt finanziert. Denn diese ist auch dafür zuständig, Entscheidungen zu treffen. Dafür muss der Sponsor immer optimal über den Stand und den Verlauf des Projektes informiert sein. Projekt-Sponsoren sind zumeist fachfremde Personen, denen die Inhalte des Projektes nicht so vertraut sind wie den Projektmitarbeitern. Zudem ist Ihre Zeit meist knapp bemessen, da sie häufig mehrere Projekte zeitgleich finanzieren.

Kommunikation mit Projektsponsoren

Als Projektmanager sind Sie nun gefragt, Informationen so zu vermitteln, dass der Sponsor Entscheidungen treffen kann. Die Herausforderung liegt darin, die Kommunikation zugleich so kurz, knapp und so präzise wie möglich zu halten. Hier ein paar Tipps, wie dies gelingen kann:

  • Verwenden Sie kurze und präzise Betreff-Zeilen für E-Mails.
  • Schreiben Sie kurze E-Mails und verwenden Sie Stichwortlisten. Diese machen es einfacher, den Inhalt auf einen Blick zu erfassen.
  • Verdeutlichen Sie, in welchen Punkten genau Sie schnelle Entscheidungen vom Auftraggeber erwarten. Markieren Sie diese Punkte zum Beispiel farblich.
  • Ein beliebtes Handwerkszeug im Projektmanagement sind Gantt-Diagramme, wie sie auch in unserer Projektmanagementsoftware A-Plan darstellbar sind. Aber nicht jeder Auftraggeber und Projekt-Sponsor kann mit zu vielen Details umgehen. Achten Sie daher darauf, den Projektplan als übersichtlichen Report zu gestalten und am besten als PDF zu versenden, was in der Regel auf jedem Computer geöffnet werden kann.
  • E-Mails sind ein schnelles und praktisches Kommunikationsmittel. Um komplexe und/oder sensible Fragen zu klären, empfiehlt es sich jedoch, einen Gesprächstermin zu vereinbaren.

Wertvolle Tipps für IT-Fachkräfte, die sich mit der Vermittlung komplexer technischer Zusammenhänge an fachfremde Personen schwer tun, finden Sie übrigens im Blog von Jahooda.

Doch auch umgekehrt muss die Kommunikation reibungslos funktionieren. Briefings mit klaren Ansagen erleichtern die Arbeit eines Projektmanagers ungemein. Doch nicht immer erhält man in Briefings alle Informationen, die man für das Management des Projektes benötigt. Wenden Sie sich in solchen Fällen ruhig direkt an den Auftraggeber – aber vereinbaren Sie vorher einen Termin, um ungestört alle Punkte besprechen zu können. Am besten schicken Sie einige Tage vor dem Gespräch eine Agenda mit den wichtigsten Gesprächspunkten per E-Mail. Für das Basis-Briefing eignet sich die Vorgehensweise nach der BOSCARD-Methode. Eine gute Vorlage finden Sie z. B. auf Stefan Hagens PM-Blog.

Gehen Sie sicher, dass Sie die Aussagen Ihres Sponsors so verstanden haben, wie er sie gemeint hat. Um Missverständnissen vorzubeugen, paraphrasieren Sie, was Ihr Gesprächspartner gesagt hat.

Halten Sie wichtige Entscheidungen schriftlich fest.
Fertigen Sie dafür ein Ergebnisprotokoll an und stimmen Sie es mit dem Sponsor ab. Für den weiteren Projektverlauf ist dies eine gute Orientierungshilfe.

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3 Antworten auf Tipps für die Kommunikation mit Projektsponsoren

  1. [...] und sich Dingen zu widmen, die in der Hektik des Alltags untergehen. Wie steht es um Ihre Kommunikationsprozesse im Projektmanagement? Wann haben Sie sich das letzte Mal grundsätzliche Gedanken zur Projektstrategie und [...]

  2. [...] und Budgetpläne. Dies sind jedoch nicht die einzigen Faktoren. Wie wir bereits in unserem Beitrag „Tipps für die Kommunikation mit Projektsponsoren“ festgehalten haben, ist die Zufriedenheit der Stakeholder ein weiteres wichtiges [...]

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