Weihnachten ist bekanntlich ein Großprojekt. Und wie in Projekten üblich, kommt das Projektende viel zu schnell, unerwartete Risiken sind die Regel und die Planung muss ohne genaue Zielformulierung vollbracht werden. Während Ihre Ehefrau oder Lebensgefährtin – meist Entscheidungsträgerin in punkto Weihnachten – auf einer genauen Planung pocht, sind Sie als erfahrener Projektleiter relaxed. Sie wissen, bestimmte Faktoren lassen sich erst in letzter Minute planen. “Ungenaue Zielformulierung” sagen Besserwisser – aber schließlich geht es nicht anders.

In der 13. Folge von „Abenteuer Projekte“, die sich mit Aspekten des Projektmanagements zur Weihnachtszeit beschäftigt, heißt „Großprojekt Weihnachten“.

Podcast anhören: Großprojekt Weihnachten

Mario Neumann, der Autor der Podcast-Reihe Abenteuer Projekte, veröffentlich regelmässig spannende Hörgeschichten für Projektmanager. Er hat 10 Jahre für einen weltweiten Konzern als Projektleiter die Verantwortung in einer Vielzahl von Projekten getragen. Seit 2002 arbeitet er als Trainer im Bereich Projektmanagement. Seine Berufung ist es, Projektleiter zur Fähigkeit zu verhelfen, den Umgang mit anderen Menschen im Projekt professionell und erfolgreich zu gestalten.

Ein guter Start ist halb gewonnen, das gilt ganz besonders fürs Projektmanagement. Das Kickoff-Meeting sollte daher wesentlicher Bestandteil jedes Projektes sein. In der Realität geht ein offizielles Auftakt-Meeting allerdings oft zwischen der Projektvorbereitung und -realisierung unter. Leider, denn das Kickoff-Meeting ermöglicht

• ein persönliches Kennenlernen aller Projektbeteiligten,
• eine erste Aufgaben- und Rollenverteilung,
• die Vorstellung der Projektziele, -maßnahmen und -strategien,
• das Netzwerken und
• es sorgt idealerweise für einen gehörigen Motivationsschub.

Der richtige Zeitpunkt

Um die Möglichkeiten eines Kickoff-Meetings voll auszuschöpfen, kommt es allerdings auf das richtige Timing an. Wie in jedem Meeting müssen entsprechende Vorbereitungen getroffen werden, zudem sollte die Grobplanung des Projekts soweit stehen, dass es präsentiert werden kann. Und natürlich sollten auch die Projektbeteiligten bekannt sein.

Die Vorbereitung

Mit welchem Aufwand das Meeting vorbereitet und durchgeführt werden sollte, hängt natürlich stark von der Größe und Bedeutsamkeit des Projekts ab. Für einen wichtigen und/oder neuen Kunden dürfen Sie ruhig etwas mehr Mühe investieren. Handelt es sich dagegen um ein Projekt, das Sie in ähnlicher Form schon des Öfteren durchgeführt haben, reicht auch weniger Vorarbeit. Aus oben genannten Gründen sollten Sie auf das Kickoff-Meeting dennoch nicht ganz verzichten – auch nicht, wenn sich das Kernteam bereits aus früheren Projekten kennt oder das Meeting nicht budgetiert wurde.

Der Ablauf

Ist das Meeting entsprechend vorbereitet, könnte ein möglicher Ablaufplan für ein optimales Kickoff-Meeting wie folgt aussehen:

1. Begrüßung und Vorstellung aller Projektbeteiligten
2. Erläuterung des Projekthintergrunds durch den Projektmanager und den Kunden bzw. das Unternehmensmanagement. Hier sollten Sie dem Team die Ausgangssituation, die Ideen, Anliegen und Erwartungen vermitteln, die zur Aufnahme des Projekts geführt haben. Dadurch stärken Sie im Team das Bewusstsein für die Bedeutung des Projekts und fördern die Motivation aller Projektbeteiligten.
3. Präzisierung der Grobplanung: Hierzu zählen die Projektziele, der zeitliche Rahmen inklusive der Meilensteine, Risiken- und Chancen des Projekts aber auch die Erklärung des Verfahrens bei möglichen Projektanpassungen während des Projektverlaufs. Dieser Punkt ist besonders wichtig, wenn Sie mit Projektsponsoren arbeiten, die es nicht gewohnt sind, dass Anpassungen zum Projektalltag gehören.
4. Grundsätze der Zusammenarbeit: Dies betrifft insbesondere den Punkt Kommunikation. Als Projektmanager sollten Sie herausstellen, wie wichtig gute und vor allem effektive Kommunikation untereinander ist und dass Sie alle wichtigen Entscheidungen nach gründlicher Prüfung durch das gesamte Team treffen. In Teams, mit denen Sie noch nicht zusammengearbeitet haben, können Sie auch konkrete Kommunikationsregeln festlegen, z. B. zu den Ansprechpartnern, Kommunikationsmedien und Feedbackkultur.
5. Raum für Fragen
6. Die weitere Vorgehensweise

Wie stehen Sie zu Kickoff-Meetings? Gehört ein guter Start bei Ihnen zum guten Ton oder halten Sie sie für entbehrlich und wenn ja, warum? Gibt es Alternativen oder weitere Punkte, die Sie auf die Agenda setzen würden? Wie finden Sie den optimalen Zeitpunkt für das Kickoff-Meeting? Wir freuen uns auf Ihre Anregungen!

Die Kooperation bereichert unser Leistungsportfolio in der Beratung sowie Dr. Kraus & Partners Angebot im Bereich Projektmanagementwerkzeuge. Beide Unternehmen haben eine große Schnittmenge bei den Kunden, sowohl was die Branchen als auch die Firmengrößen betreffen, wodurch künftig eine ganzheitliche Begleitung, von der Beratung bis zum Werkzeug, angeboten werden kann.

Die 1987 gegründete Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner hat sich im Lauf ihrer über 20 jährigen Firmengeschichte zu einem der renommiertesten Beratungsunternehmen für Projektmanagement und Change Management im deutschsprachigen Raum entwickelt. Dr. Kraus & Partner konzentriert sich in seinem ganzheitlichen Projektmanagementberatungsansatz nicht auf einzelne Aspekte, die isoliert voneinander bearbeitet werden. Vielmehr werden die Besonderheiten dieser Faktoren und ihr Zusammenspiel untereinander betrachtet.

Sehr empfehlenswert ist übrigens auch ein Blick auf Unterwassertauchen, das neueste Projekt von Dr. Kraus & Partner.

Der Projektmanager, der künftig das Acer Netbook sein eigen nennen darf, kommt aus Unterfranken im Landkreis Aschaffenburg. Wir gratulieren herzlich Gerd J. – das nachträgliche Ostergeschenk befindet sich bereits auf dem Weg nach Mömbris. Wir wünschen viel Spaß und weiterhin erfolgreiche Projekte!

Als Projektmanager sind Sie nun gefragt, Informationen so zu vermitteln, dass der Sponsor Entscheidungen treffen kann. Die Herausforderung liegt darin, die Kommunikation zugleich so kurz, knapp und so präzise wie möglich zu halten. Hier ein paar Tipps, wie dies gelingen kann:

• Verwenden Sie kurze und präzise Betreff-Zeilen für E-Mails.
• Schreiben Sie kurze E-Mails und verwenden Sie Stichwortlisten. Diese machen es einfacher, den Inhalt auf einen Blick zu erfassen.
• Verdeutlichen Sie, in welchen Punkten genau Sie schnelle Entscheidungen vom Auftraggeber erwarten. Markieren Sie diese Punkte zum Beispiel farblich.
• Ein beliebtes Handwerkszeug im Projektmanagement sind Gantt-Diagramme, wie sie auch in unserer Projektmanagementsoftware A-Plan darstellbar sind. Aber nicht jeder Auftraggeber und Projekt-Sponsor kann mit zu vielen Details umgehen. Achten Sie daher darauf, den Projektplan als übersichtlichen Report zu gestalten und am besten als PDF zu versenden, was in der Regel auf jedem Computer geöffnet werden kann.
• E-Mails sind ein schnelles und praktisches Kommunikationsmittel. Um komplexe und/oder sensible Fragen zu klären, empfiehlt es sich jedoch, einen Gesprächstermin zu vereinbaren.

Wertvolle Tipps für IT-Fachkräfte, die sich mit der Vermittlung komplexer technischer Zusammenhänge an fachfremde Personen schwer tun, finden Sie übrigens im Blog von Jahooda.

Doch auch umgekehrt muss die Kommunikation reibungslos funktionieren. Briefings mit klaren Ansagen erleichtern die Arbeit eines Projektmanagers ungemein. Doch nicht immer erhält man in Briefings alle Informationen, die man für das Management des Projektes benötigt. Wenden Sie sich in solchen Fällen ruhig direkt an den Auftraggeber – aber vereinbaren Sie vorher einen Termin, um ungestört alle Punkte besprechen zu können. Am besten schicken Sie einige Tage vor dem Gespräch eine Agenda mit den wichtigsten Gesprächspunkten per E-Mail. Für das Basis-Briefing eignet sich die Vorgehensweise nach der BOSCARD-Methode. Eine gute Vorlage finden Sie z. B. auf Stefan Hagens PM-Blog.

Gehen Sie sicher, dass Sie die Aussagen Ihres Sponsors so verstanden haben, wie er sie gemeint hat. Um Missverständnissen vorzubeugen, paraphrasieren Sie, was Ihr Gesprächspartner gesagt hat.

Halten Sie wichtige Entscheidungen schriftlich fest. Fertigen Sie dafür ein Ergebnisprotokoll an und stimmen Sie es mit dem Sponsor ab. Für den weiteren Projektverlauf ist dies eine gute Orientierungshilfe.

Entscheiden Sie sich zugunsten des Termins und der Qualität, so wird dies mit Sicherheit das Budget sprengen. Damit kommen Sie zwar den Wünschen des Auftraggebers nach, die Geschäftsführung wird über derartige Maßnahmen allerdings alles andere als erfreut sein. Bei der Entscheidung für die Einhaltung des Budgets dagegen wird entweder die Qualität leiden oder der Abgabetermin muss verschoben werden. Dies wiederum ruft Ihren Auftraggeber auf den Plan, der Ihnen möglicherweise das Projekt entzieht. Eine klassische Patt-Situation, für die es leider keine Pauschallösung gibt. Wer jedoch ein paar Regeln beachtet, kann zumindest relativ unbeschadet aus dieser Situation hervorgehen:

1. Zögern Sie Entscheidungen nicht hinaus. Je länger Sie mit einem Entschluss warten, desto schwieriger wird es, eine geeignete Lösung zu finden.
2. Seien Sie ehrlich, sowohl gegenüber Ihrem Auftraggeber als auch gegenüber der Geschäftsführung. Probleme bleiben nicht lange unerkannt, beweisen Sie jedoch Initiative und unterbreiten Lösungsvorschläge, so riskieren Sie zumindest keinen Vertrauensverlust.
3. Binden Sie Ihren Auftraggeber und die Geschäftsführung aktiv in Entscheidungen ein. Am besten entwerfen Sie zu diesem Zweck gemeinsam mit Ihrem Team verschiedene Szenarien. Wie hoch wären die zusätzlichen Kosten bei Einhaltung der Kundenwünsche? Welche Vertragsstrafen könnten bei Nichteinhaltung drohen? Welcher alternative Termin könnte eingehalten werden? Spielen Sie alle Möglichkeiten durch und beharren Sie auf konkrete Aussagen seitens des Kunden und des Managements.
4. Um Ihr ehrliches Interesse an einer allseits zufriedenstellenden Lösung zu untermauern, kann es hilfreich sein, einen Experten hinzuzuziehen. Wenn Ihr Auftraggeber sieht, wie sehr Sie sich um seine Belange bemühen, ist er wesentlich schneller bereit, weiterhin mit Ihnen zusammenzuarbeiten.
5. Analysieren Sie die Unternehmenssituation. Unzufriedene Kunden sind aus Marketingsicht und im Sinne einer nachhaltigen Planung Gift für ein Unternehmen. Referenzprojekte und Aufträge für wichtige Stammkunden sollten daher zugunsten der Kundenzufriedenheit realisiert werden – auch wenn dies eine Budgetüberschreitung bzw. kostenlose Mehrarbeit seitens des Unternehmens bedeutet. Sind Sie jedoch auf einen kurzfristigen finanziellen Erfolg angewiesen, so kann Ihr Ziel oftmals nur maximale Funktionstüchtigkeit bei Budgeteinhaltung lauten.

Herr Wanning, verantwortlich für Produktionsorganisation und PPS-System bei der Firma Spaleck, stellte die dort eingesetzte Leitstandlösung vor. Es handelt sich um eine schlanke, feine, kostengünstige Lösung für die Visualisierung der Belastung der Maschinen durch die vorliegenden Kundenaufträge auf Basis der Software A-Plan der Firma braintool software.

A-Plan ist über eine Schnittstelle an das ERP/PPS System BEOSYS angebunden: Die Auftragsdaten (Menge, Termin, Arbeitspläne, etc.) werden an A-Plan übergeben, dort erfolgt – bei Bedarf – die Feinjustage der Reihenfolgeplanung. Die geänderten Termine werden ans ERP System zurückgegeben und stehen für die Materialbedarfsplanung zur Verfügung.

Herr Wanning erläuterte zunächst die theoretischen Grundlagen der Fertigungssteuerung, die sich mit den praktischen Erkenntnissen aus dem Projekt decken. Weiterhin berichtete er über die besonderen Herausforderung und Erfahrungen aus dem Projekt.

Features / Highlights der Gesamtlösung

• Visualisierung der Kapazitätsbelastung der Maschine mit Kundenaufträgen
• Übersichtliche Darstellung der Termine aller Aufträge je Maschine
• Anzeige von Prioritäten, Durchlaufzeit, Kapazitätsauslastung u.v.a.m.
• Quasi-Online-Sicht (Intervall 30 min.) auf den Auftragsfortschritt und dadurch Transparenz der Werkstatt „auf eine Blick“
• Basisinformationen für Schichtplanung
• Alle involvierten Mitarbeiter (Vertrieb, Fertigungsplaner, Maschinenbediener) haben das Verständnis für die Fertigungssteuerung erlernt und sind von dem Leitstand überzeugt

Ein bedeutender Erfolgsfaktor war, dass alle Mitarbeiter in die Systementwicklung aktiv einbezogen, ihre Wünsche und Anforderungen an das System äußern konnten und diese auch umgesetzt wurden. Somit ist die fertige Lösung kein „typisches IT-Produkt“, sondern ein gemeinsam entwickeltes Werkzeug für die Mitarbeiter und eine echte Erleichterung für deren tägliche Arbeit. In diesem Zusammenhang weist Herr Wanning darauf hin, dass bisher alle Anforderungen umgesetzt werden konnten, man ist nicht an Grenzen dieser Lösung gestoßen.

Die Teilnehmer waren von der Einfachheit und der durchgängigen Nutzung des Leitstandes von allen Mitarbeitern begeistert und waren sich darin einig, dass es sich um ein sehr nutzbringendes Werkzeug handelt.

Spaleck ist ein traditionelles Familienunternehmen und seit 140 Jahre im Markt erfolgreich. Die Spaleck-Gruppe ist Hersteller von Sondermaschinen und –anlagen für den Bereich erneuerbare Energien und Recycling sowie für die Textilindustrie. Des Weiteren ist sie sowohl Zulieferer von Fertigungsteilen im Bereich der Zerspanungs- und Blechtechnik als auch für Baugruppen von Maschinen. Die Spaleck-Firmengruppe umfasst acht Firmen an vier Standorten mit Hauptsitz in Bocholt.

Die XING-Gruppe „Intelligente Produktionssysteme – mit gesundem Menschenverstand“ wird moderiert von der Amplico Unternehmensberatung GmbH.

Amplico mit Sitz in Bannberscheid im Westerwald sieht sich als Realisierungspartner zur Optimierung von Produktionssystemen nach Lean-Prinzipien. Mit schlanken, intelligenten Methoden aus der Praxis im Geiste des Lean-Mangements werden individuelle Konzepte für KMU’s entwickelt und implementiert. Neben den Methoden- und Werkzeugkompetenzen zeichnet sich Amplico auch durch psychologische Kenntnisse aus und setzt diese bei der Motivation und Führung der Menschen im Projekt sehr erfolgreich ein.

Nachdem unsere Projektmanagement Software schon einige Zeit in verschiedenen Bereichen im Einsatz war, wurde festgestellt, dass zum Teil der nötige Enthusiasmus bei der Projektplanung abhanden gekommen war. Lag es an den Prozessen oder werden Funktionen beim Projektmanagement Werkzeug vermisst?

Dies war die Geburtsstunde des A-Teams, angelehnt an unseren Produktnamen A-Plan, mit dem Auftrag, die Akzeptanz bei der Projektplanung innerhalb des Unternehmens zu erhöhen und eine bessere Eingliederung des Planungswerkzeuges in den Arbeitsalltag zu ermöglichen.

Nach unserem Treffen in Nürnberg stand fest, dass die vom A-Team gesammelten Anforderungen größtenteils mit dem Standardumfang von A-Plan 2009 abgedeckt werden können. Nur in einem Punkt wurde eine kleine Anpassung an unserer PM Software vorgenommen.

Insgesamt hat das A-Team innerhalb von zwei Monaten, übrigens neben dem Tagesgeschäft, einiges bewegt sowie die zentrale und einheitliche Nutzung von A-Plan wieder erfolgreich ermöglicht.

Wie ist das A-Team vorgegangen?

• Analyse des Status Quo durch das A-Team sowie die Erarbeitung der Lösungsansätze/Verbesserungsvorschläge
• Brainstorming mit braintool software und Prüfung der Umsetzbarkeit der entwickelten Lösungen
• Abfrage der Projekte (und ihrer Gliederung) sowie Zuständigkeiten in persönlichen Gesprächen mit jedem einzelnen Kollegen
• Umstrukturierung der A-Plan Gliederung durch das A-Team
• Abstimmung und Vorstellung des neuen Tool mit den Führungskräften
• Informationsveranstaltung für alle Mitarbeiter in Gruppen (nach Abteilungen)
• Einzelschulungen am Arbeitsplatz
• Entwicklung eines Leitfadens zur Integration von A-Plan
• Bennennung von persönlichen Ansprechpartnern (1x pro Abteilung) für Problemfälle/Fragen

Das Fazit des A-Teams: Durch die intensive Einbeziehung aller Kollegen und der zentralen (Ruf-)Bereitschaft des A-Teams wurde die Akzeptanz bei der Projektplanung deutlich erhöht und das Projektmanagement Werkzeug in den Arbeitalltag noch besser integriert.

Hierdurch zeigt sich sehr schön, dass bei jedem Einsatz von Software, ob bei der Projektplanung oder in anderen Bereichen, vor allem die Menschen, die damit arbeiten, abgeholt werden müssen. Auch die Prozesse im Zusammenhang mit einer Lösung müssen klar definiert und im Zweifel von einer Person oder einem Team geklärt werden können. Nur so kann man das erreichen, was man mit dem Einsatz einer Softwarelösung eigentlich bezweckt: Mehr Transparenz sowie eine bessere und schnellere Informationsbeschaffung.

Haben Sie auch ein A-Team in Ihrem Hause?

Markus Wanning ist bei Spaleck im Bereich Produktionsorganisation/EDV tätig und hat die schlanke und wie er sagt “Low-Cost-Lösung” entwickelt. Er berichtet:

Ein ausgedruckter Terminplan ist ein Stück Papier, was nicht lebt und mit dem Augenblick des Druckes bereits schon wieder veraltet ist. Der eigentliche Durchbruch kam bei der Firma Otto Spaleck, nachdem die gesamte Planung in der Werkstatt über A-Plan auf einem Bildschirm dargestellt werden konnte und alle Mitarbeiter diesen neuen elektronischen Leitstand zur Verfügung hatten.

Folgende Effekte traten dabei auf:

1. Hohe Akzeptanz der Mitarbeiter bezüglich der Auftragsplanung
2. Keine Papiere mehr in der Werkstatt
3. Mit der farbigen Anzeige der Arbeitsgangstati (Farbgebung über die Prioritäten) entstand eine 20-Minütige Verfolgung der Auftragsfortschritte. Die Mitarbeiter haben erkannt, dass nun ihre Abarbeitungsreihenfolge automatisch verfolgt wird und halten sich seit dem sehr gut daran. Fehler werden sofort sichtbar.
4. Die Veränderung der Kapazitätsbelastung durch verschieben der Terminbalken kann im 20 Minuten-Abstand verfolgt werden (eigene Kapazitätsauswertung mit Stunden/Woche/Kostenstelle). Das war für den Fertigungsplaner ausserordentlich hilfreich.
5. Die Materialbedarfe konnten sehr übersichtlich mit dem Auftragsterminbalken verknüpft werden, wodurch das Problem der zu späten Bereitstellung effiktiv bearbeitet werden konnte. Dabei wurden alle relevanten Artikeldaten über die Freitextfelder übertragen, so dass kein suchen im ERP erforderlich ist.

Durch einen Artikel von Herrn Wanning in der Xing-Gruppe Intelligente Produktionssysteme – Mit gesundem Menschenverstand wurde man auf die praktische Lösung von Spaleck aufmerksam. Die Moderatoren dieser Xing Gruppe, Hans Kaesberg und Michael Meiss von Amplico Unternehmensberatung GmbH, Experten im Bereich der Fertigungsteuerung, sind nach einer ersten Vorstellung vor Ort von der Lösung überzeugt. Man spricht von einer sehr praxisgerechten Lösung eines einfachen, übersichtlichen und vor allem trotzdem extrem kostengünstigen Leitstandes.

Veranstaltung mit A-Plan in der Fertigung

Nun soll die Lösung im Rahmen einer Veranstaltung am 19.02.2010 weiteren interessierten Personen vorgestellt werden.  Für die Veranstaltung wird ein Unkostenbeitrag von 95,- EUR zzgl. MwSt. erhoben.

Weitere Informationen und Anmeldung

Wir wünschen viel Erfolg und einen guten Erfahrungsaustausch. Gerne berichten wir in unserem Blog Green Light über die weitere Entwicklung.

Welche Effekte haben Sie beim Einsatz von A-Plan festgestellt? Oder haben Sie auch eine ganz besondere Lösung mit A-Plan geschaffen?

Unsere Projektmanagement Software bietet heute daher fast alles, was sich ein Projektmanager wünscht. Projektplanung, Zeitplanung, Kostenplanung, Ressourcenplanung, Kapazitätsplanung, Soll-/Ist-Vergleich, Multi-User-Fähigkeit, Zeiterfassung, Prognosen zum Projektstand und vieles mehr.

Dank zahlreichem Feedback von unseren Kunden und Personen, die unsere kostenlose Testversion heruntergeladen haben, hat sich aber auch gezeigt, dass neben der aktuellen Standard-Version auch Interesse an einer Variante mit reduziertem Funktionsumfang besteht. Zwar können auch bei der aktuellen Version nicht benötigte Funktionen ausgeblendet werden, aber natürlich bezahlt niemand gerne für Features, die er eigentlich gar nicht benötigt und zudem einen zusätzlichen Konfigurationsaufwand erfordern.

Wir haben daher beschlossen, in einem zunächst zeitlich befristeten Versuch eine einfachere Version namens „A-Plan Basic“ anzubieten, die dann auch nur die Basics der Projektplanung abdeckt. Der Preis hierfür soll bei 165 EUR liegen, also immerhin nochmals fast 35% günstiger als unsere Standardversion. Weitere Infos hierzu in Kürze.

Ihre Meinung ist uns wichtig: Was sind Ihre Gedanken zur weiteren Entwicklung von A-Plan?