Projekte sind wie Rafting: Unberechenbar und allzu häufig folgt der Sprung in das kalte Wasser. So verwundert es nicht, dass Projektmeetings in denen eigentlich Statis geklärt oder Problemlösungen gefunden werden sollen, zeitlich und inhaltlich viel zu oft aus dem Ruder laufen. Doch wie kann der Projektleiter das Ruder fest im Griff halten, um durch das “Wildwasser Projektmeetings” sicher ans Ziel zu kommen?
In diesem Zusammenhang bin ich kürzlich auf einen äußerst interessanten Bericht gestoßen, indem „Business Week“ über die Voraussetzungen erfolgreicher Meetings berichtet. Die Mehrzahl von Besprechungen ist laut dem Bericht unstrukturiert, nicht gerade inspirierend und unproduktiv.
Marissa Mayer leitet bei Google das Produktmanagement für die Suchprodukte und hat pro Woche im Schnitt 70 Meetings. Da wird keine Zeit verschwendet – selbst 5-minütige Zusammenkünfte müssen eine konkrete Agenda vorweisen. Um die Zeit im Blick zu halten wird auch schon mal eine 1,5 Meter hohe Stoppuhr an die Wand gebeamt, um den Druck für die Teilnehmer ein wenig zu erhöhen. Dies hat zur Folge, dass die Mitarbeiter bestrebter und schneller zum Ziel kommen.
To add a little pressure to keep meetings focused, Google gatherings often feature a giant timer on the wall, counting down the minutes left for a particular meeting or topic. It’s literally a downloadable timer that runs off a computer and is projected 4 feet tall.
Als im Interview mit der Business Week der Countdown endete, verstand es Mayer humorvoll dies als sanften Wink zu verkaufen anstatt das Interview abrupt zu beenden.
Folgend haben wir für Sie noch einige aus unserer Sicht wichtige Punkte zusammengetragen.
Die Vorbereitung
Der Projektleiter sollte sich vor jedem Meeting Punkte überlegen, die er erreichen will! Eine Agenda zu erstellen ist eine wichtige Vorbereitung um einen genauen Ablauf zu haben. Mit diesem Zeitplan weiß jeder Teilnehmer, um was es geht und wie viel Zeit dafür investiert werden muss. Jedes Meeting sollte einen Protokollführer haben. Bestimmen Sie diesen bereits im Vorfeld oder generell in einem rollierenden Verfahren.
Die Eröffnung
Laut Umfragen kann sich jeder Teilnehmer an die Eröffnung noch am Besten erinnern. Deshalb ist es besonders wichtig, pünktlich und mit einer Interesse weckenden Einleitung in das Meeting einzusteigen. Eine kurze Zusammenfassung über die Ziele und Punkte, die heute besprochen werden oder ein Blick in die Zukunft, reichen völlig aus.
Der Leiter hat die volle Kontrolle
- Der zuvor erstellte Zeitplan, muss stets befolgt werden, um die festgelegte Zeit einzuhalten.
- Sie dürfen nicht an einer Frage hängenbleiben. Wenn Sie merken, dass ein Problem sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, dann notieren Sie dies bspw. auf ein Whiteboard und besprechen das Problem am Ende des Meetings mit den Betroffenen separat.
- Der Protokollführer hält direkt und für jeden sichtbar Ergebnisse und konkrete Aufgaben (was, wer, bis wann) fest.
- Achten Sie darauf, dass nicht nur eine Person zum Zuge kommt, sondern jede das Recht hat etwas mitteilen zu dürfen.
- Stehen oder sitzen Sie als Meeting-Leiter an einem Ort, an dem Sie jeder im Blickfeld hat.
- Pausen in längeren Meetings sind durchaus wichtig. Bauen Sie in Ihrem zuvor angefertigten Zeitplan Pausen ein, die fest eingehalten werden. Die gemeinsame Kaffeepause lockert die Stimmung und fördert die Kommunikation.
- Meetings mit viel Abwechslung sind spannender und erfolgreicher. Beispielsweise könnten Sie trockene Zahlen doch auch mal als schön aufbereitete Grafik präsentieren oder mögliche Lösungen für eine Problemstellung per Moderationskärtchen, statt in einer lebhaften Diskussion, abzufragen.
Klare Regeln aufstellen
Was leider allzu häufig ein großes Problem darstellt, ist, dass viele Teilnehmer sich während eines Meetings anderweitig beschäftigen. Das kann SMS schreiben, chatten oder das Abrufen von E-Mails sein. Um dies oder andere störende Faktoren zu vermeiden, stellen Sie klare Regeln auf, die beispielsweise Handys und Laptops, die nicht im Meeting benötigt werden, verbieten. Dadurch steigert sich die Aufmerksamkeit und das Team arbeitet zielorientierter.
Wenn das Meeting außer Kontrolle gerät
- Erheben Sie dezent Ihre Stimme und greifen Sie ein, wenn Leute zu lange reden.
- Bleiben Sie gelassen und handeln mit Bedacht.
- Sie sind der Projektleiter und dafür verantwortlich, dass das Meeting ein Erfolg wird.
Ein guter Schluss…
Genauso wie die Eröffnung, ist der Schluss ebenso wichtig. Am Ende der Besprechung sollte der Leiter die besprochenen Themen nochmals kurz zusammenfassen, nennen was erreicht wurde und was in der Zukunft noch erreicht werden soll.
Bedenken Sie jedoch, dass jede Organisation und jedes Team anders tickt. Nicht überall führen die selben Maßnahmen zum Erfolg. Seien Sie deshalb einfach mal experimentierfreudig und probieren Sie das eine oder andere aus. Die besten Rezepte entstehen durch Mut zur kreativen Verwendung der unterschiedlichsten Zutaten.
Verraten Sie uns doch Ihr Geheimrezept für gute Projektbesprechungen! Hinterlassen Sie uns einen Kommentar oder schreiben Sie uns eine Nachricht.
