Ein guter Start ist halb gewonnen, das gilt ganz besonders fürs Projektmanagement. Das Kickoff-Meeting sollte daher wesentlicher Bestandteil jedes Projektes sein. In der Realität geht ein offizielles Auftakt-Meeting allerdings oft zwischen der Projektvorbereitung und -realisierung unter. Leider, denn das Kickoff-Meeting ermöglicht

• ein persönliches Kennenlernen aller Projektbeteiligten,
• eine erste Aufgaben- und Rollenverteilung,
• die Vorstellung der Projektziele, -maßnahmen und -strategien,
• das Netzwerken und
• es sorgt idealerweise für einen gehörigen Motivationsschub.

Der richtige Zeitpunkt

Um die Möglichkeiten eines Kickoff-Meetings voll auszuschöpfen, kommt es allerdings auf das richtige Timing an. Wie in jedem Meeting müssen entsprechende Vorbereitungen getroffen werden, zudem sollte die Grobplanung des Projekts soweit stehen, dass es präsentiert werden kann. Und natürlich sollten auch die Projektbeteiligten bekannt sein.

Die Vorbereitung

Mit welchem Aufwand das Meeting vorbereitet und durchgeführt werden sollte, hängt natürlich stark von der Größe und Bedeutsamkeit des Projekts ab. Für einen wichtigen und/oder neuen Kunden dürfen Sie ruhig etwas mehr Mühe investieren. Handelt es sich dagegen um ein Projekt, das Sie in ähnlicher Form schon des Öfteren durchgeführt haben, reicht auch weniger Vorarbeit. Aus oben genannten Gründen sollten Sie auf das Kickoff-Meeting dennoch nicht ganz verzichten – auch nicht, wenn sich das Kernteam bereits aus früheren Projekten kennt oder das Meeting nicht budgetiert wurde.

Der Ablauf

Ist das Meeting entsprechend vorbereitet, könnte ein möglicher Ablaufplan für ein optimales Kickoff-Meeting wie folgt aussehen:

1. Begrüßung und Vorstellung aller Projektbeteiligten
2. Erläuterung des Projekthintergrunds durch den Projektmanager und den Kunden bzw. das Unternehmensmanagement. Hier sollten Sie dem Team die Ausgangssituation, die Ideen, Anliegen und Erwartungen vermitteln, die zur Aufnahme des Projekts geführt haben. Dadurch stärken Sie im Team das Bewusstsein für die Bedeutung des Projekts und fördern die Motivation aller Projektbeteiligten.
3. Präzisierung der Grobplanung: Hierzu zählen die Projektziele, der zeitliche Rahmen inklusive der Meilensteine, Risiken- und Chancen des Projekts aber auch die Erklärung des Verfahrens bei möglichen Projektanpassungen während des Projektverlaufs. Dieser Punkt ist besonders wichtig, wenn Sie mit Projektsponsoren arbeiten, die es nicht gewohnt sind, dass Anpassungen zum Projektalltag gehören.
4. Grundsätze der Zusammenarbeit: Dies betrifft insbesondere den Punkt Kommunikation. Als Projektmanager sollten Sie herausstellen, wie wichtig gute und vor allem effektive Kommunikation untereinander ist und dass Sie alle wichtigen Entscheidungen nach gründlicher Prüfung durch das gesamte Team treffen. In Teams, mit denen Sie noch nicht zusammengearbeitet haben, können Sie auch konkrete Kommunikationsregeln festlegen, z. B. zu den Ansprechpartnern, Kommunikationsmedien und Feedbackkultur.
5. Raum für Fragen
6. Die weitere Vorgehensweise

Wie stehen Sie zu Kickoff-Meetings? Gehört ein guter Start bei Ihnen zum guten Ton oder halten Sie sie für entbehrlich und wenn ja, warum? Gibt es Alternativen oder weitere Punkte, die Sie auf die Agenda setzen würden? Wie finden Sie den optimalen Zeitpunkt für das Kickoff-Meeting? Wir freuen uns auf Ihre Anregungen!

Die Win-Win-Situation kennt jeder, doch seit seiner „Erfindung“ in den 80er Jahren wird der Ausdruck nicht nur inflationär gebraucht, sondern mehr und mehr auch sinnentleert. Dabei ist das Prinzip dahinter – das Harvard-Konzept (Original: „Getting to Yes“) – eine hervorragende Strategie zur konstruktiven Konfliktlösung und erfolgreichen Verhandlungsführung. Im Gegensatz zur gebräuchlichen Pokerstrategie, bei der es immer einen Sieger und einen Verlierer geben muss, wird beim Harvard-Konzept ein fairer Interessenausgleich, der den Zielen aller Beteiligten gerecht wird, angestrebt. Und hier liegt der Hund begraben, denn die meisten, die heute von einer „Win-Win-Situation“ sprechen, gehe nur davon aus, dass ihr Vorschlag den Interessen des anderen entspricht. Die Strategien, bei denen dies eruiert bzw. validiert werden könnte, werden jedoch nur selten angewandt. Ein Grund uns noch einmal eingehender mit den vier Grundprinzipien des Harvard-Konzepts zu befassen.

Die vier Grundprinzipien des Harvard-Konzepts

1. Sach- und Beziehungsebene trennen
Fast immer, wenn es zu Konflikten kommt, spielen Gefühle eine große Rolle, das ist nur menschlich. Allerdings verbauen Emotionen oft die Sicht auf Lösungen. Daher ist es wichtig, zunächst sowohl die eigenen Gefühle als auch die der Gegenpartei zu erkennen, zu benennen und anschließend vom aktuellem Problem zu trennen – das gilt auch, wenn das Problem rein emotionaler Natur ist. Versuchen Sie daher, die Streitfrage genau zu definieren und zu erörtern, warum es für Sie und Ihr Gegenüber ein Problem bzw. kein Problem darstellt.

2. Konzentration auf Interessen statt Positionen
Hinter jedem Konflikt stehen unterschiedliche Positionen, die wiederum durch die jeweiligen Interessen der Parteien bestimmt werden. In vielen Konflikten wird sich bestenfalls um einen Ausgleich und Verständnis für die Positionen bemüht, doch ein wirklich zufriedenstellendes Ergebnis können beide Parteien nur durch einen Interessenausgleich erzielen. Fragen nach dem „Warum?“ hinter den Positionen sind daher unabdinglich.

3. Lösungsmöglichkeiten sammeln
Ist die Streitfrage erst einmal von Emotionen geklärt und sind die Interessen konkretisiert worden, so kann man sich auf sachlicher Ebene um Lösungsmöglichkeiten bemühen. Ein gemeinsames Brainstorming ist hierzu hervorragend geeignet, denn so versetzen sich die Parteien automatisch auch in die Lage des Gegenübers. Natürlich sollte weiterhin nach Entscheidungen gesucht werden, die beiden Parteien Vorteile bringt.

4. Objektive Entscheidungsprinzipien anwenden
Welche Lösung letztendlich gewählt wird, sollte nach objektiven Kriterien beurteilt werden. Dies können z. B. gesetzliche und moralische Regelungen sein, aber auch wissenschaftliche Erkenntnisse, Traditionen oder frühere Vorgehensweisen. Wichtig dabei ist, dass sich bereits im Vorfeld auf die Bewertungskriterien geeinigt wird.

Zugegeben, sich in Konfliktsituationen derart ruhig und gelassen zu verhalten, erfordert einiges an Training. Wichtig ist jedoch vor allem die generelle Bereitschaft dem anderen zuzuhören und Verständnis für dessen Interessen aufzubringen – dann können beide nur gewinnen.

Hinterlassen Sie einen Kommentar: Wie gehen Sie mit Konflikten in Ihren Projekten um?

Städte- und länderübergreifende Projektarbeit ist dank moderner Audio- und Videotechnologie schon lange kein Problem mehr – und in vielen Projektteams Alltag. Telefonkonferenzen sind dabei der am häufigsten gewählte Weg, um Teamsitzungen abzuhalten. Die Technik für Telefonkonferenzen ist vergleichsweise günstig, überall verfügbar und bedarf nur geringer technischer Vorbereitung. Allerdings ist es am Telefon bedeutend schwieriger, alle Teilnehmer einzubinden und eine konstruktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen als bei Face-to-Face-Meetings.

Die folgenden Tipps schaffen Abhilfe: Sie ermöglichen eine strukturierte Diskussion und stärken gleichzeitig den Teamzusammenhalt.

Klare Gesprächsregeln

Um Telefonkonferenzen zu optimieren, sollte der Projektmanager ebenso wie bei regulären Meetings zu Beginn klare Gesprächsregeln vorgeben. Die Pünktlichkeit bei Telefonkonferenzen ist genauso wichtig wie bei Live-Meetings. Die Teilnehmer sollten vorbereitet erscheinen und jeder sollte sich äußern. Ebenso ist es von Bedeutung, abweichende Meinungen zu erlauben und zu respektieren und den Gesprächspartner nicht zu unterbrechen.

Eine Tagesordnung ist ein Muss für Audiokonferenzen. Sie sollte sich auf zwei bis drei Punkte beschränken, sodass die Themen tatsächlich in der vorgesehenen Zeit abgehandelt werden können.

Tipps, um Aufmerksamkeit und Konzentration zu fördern

Neben diesen Rahmenbedingungen gibt es nun einige Tricks, die dafür sorgen, dass die Projektmitarbeiter aufmerksam und engagiert an den Konferenzen teilnehmen:

• Übertragen Sie Verantwortung. Die Vorbereitung der Audiokonferenz muss nicht zwingend der Teamleiter übernehmen. Im Gegenteil, es ist sogar sinnvoll und fördert das individuelle Engagement der Teammitglieder, wenn jeder einmal die Vorbereitung einer Konferenz übernimmt.
• Gestalten Sie die Konferenzen möglichst interessant. Dazu gehören zum Beispiel spannende Vorstellungsrunden. Kommen neue Mitarbeiter oder ein externer Experte dazu, ist eine Vorstellung unabdingbar. Allerdings besteht die Neigung, bei langatmigen Vorstellungsrunden schon einmal abzuschalten. Fördern Sie die Konzentration der Teilnehmer durch ein kleines Kennenlernspiel. Die neu Hinzugekommenen können etwa zwei wahre und ein falsches Statement über ihre Person abgeben – die anderen Teammitglieder müssen raten, welche Aussagen zutreffen.
• Nutzen Sie Imaginationsübungen als Eisbrecher. Z. B. können sich alle Teammitglieder vorstellen, welche Farbe sie einem bestimmten Wochentag zuordnen würden. Anschließend tauschen sich die Teilnehmenden über ihre Vorstellungen aus.
• Quiz-Runden und Koordinationsspiele regen während der Diskussion die Konzentration an, halten die Teilnehmer wach und ihr Interesse lebendig. Der Diskussionsleiter stellt zum Beispiel kurze Fragen zum tagesaktuellen Geschehen, die die Teilnehmenden beantworten müssen. Koordinationsübungen sorgen zusätzlich für etwas Bewegung und Humor: So sollen die Teammitglieder etwa das linke Bein im Uhrzeigersinn und den rechten Arm gegen den Uhrzeigersinn drehen – soviel Koordination bringt kaum jemand auf. Solche kurzen, gut genutzten Pausen sind notwendig, damit sich das Denken danach wieder mit voller Kraft dem eigentlichen Thema zuwenden kann.

Tipps, um die Diskussion zu strukturieren und zu fokussieren

• Vorsprung durch Technik: Viele Systeme für Audio-Konferenzen erlauben es, die Teilnehmenden in Kleingruppen aufzuteilen. Der Diskussionsleiter stellt eine Frage und lässt die Gruppen eine vorgegebene Zeitspanne lang diskutieren. Anschließend werden die Ergebnisse zusammengetragen.
• Virtuelles Brainstorming: Eine andere Möglichkeit zur Problemfindung ist ein virtuelles Brainstorming. Jeder Teilnehmer macht zu einer Fragestellung einen Lösungsvorschlag – sobald die Runde durch ist, kann daran eine Diskussion anschließen. Auch über Meinungs-Umfragen gelingt es, jeden Teilnehmenden in die Diskussion einzubinden. So kann der Diskussionsleiter etwa nach einer Debatte um ein kurzes Statement zum Ergebnis bitten. Dies kann einfach lauten: „Ich stimme zu“ bzw. „Ich stimme nicht zu“. Die Umfrage sollte die Diskussion aber nicht neu eröffnen.
• Strukturierungsspiele: Damit die knappe Zeitspanne einer Telefonkonferenz ausreicht, um jeden zu Wort kommen zu lassen, können Sie auflockernde Strukturierungsspiele nutzen. Beschränken Sie zum Beispiel die Antworten aller Teilnehmer auf genau drei Wörter. Eine weitere Variante ist es, Symbole zu nutzen und den Teilnehmern zum Beispiel Ziffern auf einem Uhrenblatt zuzuweisen. Ein Teilnehmer ist dann „ein Uhr“ und hat fünf Minuten Redezeit – dann ist der nächste Teilnehmer, „zwei Uhr“, an der Reihe, usw.

Viele dieser Tipps und Tricks mögen nüchternen Menschen trivial erscheinen, doch spielerische Freude am Projekt und im Team ist häufig die beste Motivation. Das Ergebnis sind konzentrierte Teilnehmer, strukturierte Diskussionen und damit produktivere Arbeitsbeziehungen.

Wie ist Ihr Tipp für erfolgreiche Telefonkonferenzen?

Warum Lessons Learned so wichtig sind

Aus Erfahrungen lernt man, das gilt fürs Leben ebenso wie fürs Projektmanagement. Doch Wissen, das wir nicht bewusst verarbeiten, kann entweder verloren gehen oder sich negativ auswirken. So können z. B. Aversionen gegen Teammitglieder oder innovative Projektideen entstehen, weil diese sich bei vergangenen Projekten nicht wunschgemäß entwickelt haben. Die Ursache dafür mag aber nicht im Teammitglied bzw. der Idee selbst liegen, sondern z. B. an mangelhafter Kommunikation, Planung, Zielsetzung etc. Werden die Ursachen nicht eruiert, bleibt lediglich ein negativer Eindruck, der die Effizienz zukünftiger Projekte nachhaltig sabotieren kann. Ziel der Lessons Learned ist es daher, die Summe aller gezogenen Lehren und Erkenntnisse systematisch zu sammeln, zu bewerten und zu dokumentieren. Nur so kann sicher gestellt werden, dass die „gesammelten Erfahrungen“ effektiv genutzt werden können.

Vorgehensweise für Lessons Learned

Die Retrospektive sollte in Form eines formalisierten Review-Prozesses stattfinden. Nach Abschluss des Projektes – bei langfristigen Projekten gegebenenfalls auch zum Abschluss einer Aufgabe – findet daher ein letztes Projektmeeting mit allen Beteiligten statt.

Während dieses Meetings werden nun einige zentrale Fragen beantwortet:

• Was hat während des Projekts gut funktioniert? Was haben wir gut gemacht?
• Was hat weniger gut funktioniert?
• Welche Überraschungen und unvorhergesehenen Ereignisse gab es?
• Wurden die Projektziele erreicht?
• Wenn nicht, was muss man in Zukunft anders machen, um die Ziele zu erreichen?
• Was haben wir gelernt?
• Was gibt uns immer noch Rätsel auf?

Innerhalb dieser Rückschau beschreiben die Teammitglieder, wie im Projektverlauf Probleme entdeckt und gelöst haben.

Immanent wichtig ist, dass die Retrospektive konstruktiv geführt wird. Es geht nicht darum, einen Sündenbock zu suchen. Es soll kein Schuldiger für Probleme im Projektzeitraum gefunden werden; die Teammitglieder sollen vielmehr gemeinsam lernen, Probleme in Zukunft zu vermeiden. Feedback sollte daher grundsätzlich konstruktiv und positiv gegeben werden. Ein weiterer Grundsatz ist, dass alle Beteiligten die Vertraulichkeit des Meetings wahren.

Die Lessons Learned werden aufgezeichnet und fließen in die Projektabschlussdokumentation ein. Diese abschließende Dokumentation sollte auch einen kurzen Abriss des Projektes enthalten, um das Gelernte in den richtigen Kontext zu setzen. Von Bedeutung ist es zudem, diese Informationen zu teilen: Ein Weg könnte die Verwendung einer gemeinsamen Wissensdatenbank sein, auf die alle Projektbeteiligten Zugriff haben.

Eine ausführliches Checklisten-Template für Lessons Learned und viele weitere nützliche Projektmanagementvorlagen finden Sie übrigens auf Andreas Heilwagens pm-templates.de

Auf karrierebibel.de bin ich kürzlich über eine aufschlussreiche Besprechungs-Typologie gestolpert: Beisitzer – diese 8 Typen treffen Sie in jedem Meeting. Mein persönlicher „Favorit“: Der Smartphonist. Nichts ist nerviger und demotivierender als ein Team-Mitglied, das seine Langeweile durch anderweitige Beschäftigungen demonstriert. Ebenfalls weit verbreitet und nicht weniger bremsend: Der Verspätete. Bei ihm hilft nur kompromisslose Konsequenz. Die Meetings müssen ohne ihn beginnen; bei Wiederholungstätern sollten Disziplinarmaßnahmen wie kleinere Geldstrafen ergriffen werden.

Wertvolle Tipps zum Umgang mit den gängigsten Besprechungs-Charakteren gibt Andreas Heilwagen in seinem Artikel „Wie Sie Höllenmeetings auf Kurs bringen“. Einige davon kennen Sie vielleicht schon aus unserem Blog-Beitrag „Das erfolgreiche Projektmeeting“. Allerdings beziehen sich beide Artikel auf allgemeine Besprechungen.

Interne Morgen-Meetings

Für das allseits beliebte interne Morgen-Meeting möchte ich noch auf eine weitere Meeting-Art aus dem Scrum-Umfeld, oftmals bei agiler Softwareentwicklung anzutreffen, aufmerksam machen: Das Daily Scrum Meeting. Allein schon die Kürze von lediglich 15 Minuten lässt Meeting-Muffeln keine Zeit für bremsende Eskapaden. Weitere Merkmale des Daily Scrum Meetings sind:

• Das Meeting wird im Stehen – am besten in einem Kreis – geführt.
• Die Team-Mitglieder berichten einander der Reihe nach und mit festgesetzten Redezeiten, was sie seit dem letzten Meeting erreicht haben, was sie bis zum nächsten Meeting erreichen wollen und auf welche Probleme sie dabei gestossen sind.
• Es wird ein Moderator (in Scrum-Teams als ScrumMaster bezeichnet) ernannt, der sich die Probleme notiert und wenn nötig vermittelnd eingreift.

Wird das Daily-Scrum-Meeting richtig durchgeführt, ist den „Beisitzern“ im wahrsten Sinne des Wortes der Boden entzogen. Übrigens ist das Daily Scrum Meeting bis auf seine oben genannten Kernmerkmale durchaus nicht so starr, wie man meinen könnte: Viele Projekt-Teams entwickeln eigene Variationen. Ein paar davon finden Sie z. B. in Robert Wiechmanns Projekt-Log.

Welche Erfahrungen haben Sie mit Meetings im Projektmanagement gemacht? Gehen Sie Meetings methodisch an oder lassen Sie ihnen ihre Eigendynamik? Sind Sie schon auf ein paar der genannten „Beisitzer“ getroffen oder haben Sie gar einen weiteren Typus ausgemacht?

Stellen Sie sich einmal den Betrag von 80.000.000.000 EUR vor!
80 Milliarden ist leider nicht Ihr Projektbudget und hoffentlich nicht die Planstunden bis zum nächsten Meilenstein – es ist der Umfang des gesamten  Konjunkturpaketes in Deutschland. In der aktuellen Wirtschaftskrise wird weltweit nur so mit Milliardenbeträgen um sich geworfen. Das sind unvorstellbare Größen.

Der amerikanische Fotograf Chris Jordan hat eine ganz besondere Art große Zahlen durch moderne Kunstwerke darzustellen. In seinen Bildern greift er statistische Werte der westlichen, konsumorientierten Zivilisation auf und macht sie auf beeindruckende Weise greifbar. Jordan sprach im letzten Jahr auf der TED-Konferenz, auf der weltweit führende Denker und Innovatoren ihre Ideen austauschen können.

There are numbers that our brain just doesn’t have the ability to comprehend. We can’t make meaning out of these enormous statistics. And so that’s what I’m trying to do with my work, is to take these numbers, these statistics from the raw language of data, and to translate them into a more universal visual language, that can be felt. Because my belief is, if we can feel these issues, if we can feel these things more deeply, then they’ll matter to us more than they do now.

Chris Jordan gibt mit seinem Vortrag durchaus Denkanstösse für einen bewussteren Umgang mit Zahlen, die man sonst häufig nur beiläufig aufnimmt, jedoch nicht wirklich eine Bedeutung zuordnen kann.

Vielleicht finden Sie hierin auch einen Anreiz, beim nächsten Projektmeeting trockene Statistiken oder Zahlen Ihrem Team einmal erfühlbarer und greifbarer zu präsentieren.

Wie haben Sie schon mal große Zahlen greifbar gemacht?

In diesem Zusammenhang bin ich kürzlich auf einen äußerst interessanten Bericht gestoßen, indem „Business Week“ über die Voraussetzungen erfolgreicher Meetings berichtet. Die Mehrzahl von Besprechungen ist laut dem Bericht unstrukturiert, nicht gerade inspirierend und unproduktiv.

Marissa Mayer leitet bei Google das Produktmanagement für die Suchprodukte und hat pro Woche im Schnitt 70 Meetings. Da wird keine Zeit verschwendet – selbst 5-minütige Zusammenkünfte müssen eine konkrete Agenda vorweisen. Um die Zeit im Blick zu halten wird auch schon mal eine 1,5 Meter hohe Stoppuhr an die Wand gebeamt, um den Druck für die Teilnehmer ein wenig zu erhöhen. Dies hat zur Folge, dass die Mitarbeiter bestrebter und schneller zum Ziel kommen.

To add a little pressure to keep meetings focused, Google gatherings often feature a giant timer on the wall, counting down the minutes left for a particular meeting or topic. It’s literally a downloadable timer that runs off a computer and is projected 4 feet tall.

Als im Interview mit der Business Week der Countdown endete, verstand es Mayer humorvoll dies als sanften Wink zu verkaufen anstatt das Interview abrupt zu beenden.

Folgend haben wir für Sie noch einige aus unserer Sicht wichtige Punkte zusammengetragen.

Die Vorbereitung

Der Projektleiter sollte sich vor jedem Meeting Punkte überlegen, die er erreichen will! Eine Agenda zu erstellen ist eine wichtige Vorbereitung um einen genauen Ablauf zu haben. Mit diesem Zeitplan weiß jeder Teilnehmer, um was es geht und wie viel Zeit dafür investiert werden muss. Jedes Meeting sollte einen Protokollführer haben. Bestimmen Sie diesen bereits im Vorfeld oder generell in einem rollierenden Verfahren.

Die Eröffnung

Laut Umfragen kann sich jeder Teilnehmer an die Eröffnung noch am Besten erinnern. Deshalb ist es besonders wichtig, pünktlich und mit einer Interesse weckenden Einleitung in das Meeting einzusteigen. Eine kurze Zusammenfassung über die Ziele und Punkte, die heute besprochen werden oder ein Blick in die Zukunft, reichen völlig aus.

Der Leiter hat die volle Kontrolle

• Der zuvor erstellte Zeitplan, muss stets befolgt werden, um die festgelegte Zeit einzuhalten.
• Sie dürfen nicht an einer Frage hängenbleiben. Wenn Sie merken, dass ein Problem sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, dann notieren Sie dies bspw. auf ein Whiteboard und besprechen das Problem am Ende des Meetings mit den Betroffenen separat.
• Der Protokollführer hält direkt und für jeden sichtbar Ergebnisse und konkrete Aufgaben (was, wer, bis wann) fest.
• Achten Sie darauf, dass nicht nur eine Person zum Zuge kommt, sondern jede das Recht hat etwas mitteilen zu dürfen.
• Stehen oder sitzen Sie als Meeting-Leiter an einem Ort, an dem Sie jeder im Blickfeld hat.
• Pausen in längeren Meetings sind durchaus wichtig. Bauen Sie in Ihrem zuvor angefertigten Zeitplan Pausen ein, die fest eingehalten werden. Die gemeinsame Kaffeepause lockert die Stimmung und fördert die Kommunikation.
• Meetings mit viel Abwechslung sind spannender und erfolgreicher. Beispielsweise könnten Sie trockene Zahlen doch auch mal als schön aufbereitete Grafik präsentieren oder mögliche Lösungen für eine Problemstellung per Moderationskärtchen, statt in einer lebhaften Diskussion, abzufragen.

Klare Regeln aufstellen

Was leider allzu häufig ein großes Problem darstellt, ist, dass viele Teilnehmer sich während eines Meetings anderweitig beschäftigen. Das kann SMS schreiben, chatten oder das Abrufen von E-Mails sein. Um dies oder andere störende Faktoren zu vermeiden, stellen Sie klare Regeln auf, die beispielsweise Handys und Laptops, die nicht im Meeting benötigt werden, verbieten. Dadurch steigert sich die Aufmerksamkeit und das Team arbeitet zielorientierter.

Wenn das Meeting außer Kontrolle gerät

• Erheben Sie dezent Ihre Stimme und greifen Sie ein, wenn Leute zu lange reden.
• Bleiben Sie gelassen und handeln mit Bedacht.
• Sie sind der Projektleiter und dafür verantwortlich, dass das Meeting ein Erfolg wird.

Ein guter Schluss…

Genauso wie die Eröffnung, ist der Schluss ebenso wichtig. Am Ende der Besprechung sollte der Leiter die besprochenen Themen nochmals kurz zusammenfassen, nennen was erreicht wurde und was in der Zukunft noch erreicht werden soll.

Bedenken Sie jedoch, dass jede Organisation und jedes Team anders tickt. Nicht überall führen die selben Maßnahmen zum Erfolg. Seien Sie deshalb einfach mal experimentierfreudig und probieren Sie das eine oder andere aus. Die besten Rezepte entstehen durch Mut zur kreativen Verwendung der unterschiedlichsten Zutaten.

Verraten Sie uns doch Ihr Geheimrezept für gute Projektbesprechungen! Hinterlassen Sie uns einen Kommentar oder schreiben Sie uns eine Nachricht.