Der besten Projektplanung zum Trotz: In fast jedem Projekt, kommt der Punkt, an dem ein kritischer Meilenstein nicht eingehalten werden kann. In unserem Beitrag „5 Tipps zum Umgang mit ausufernden Projekten“ haben wir bereits wichtige Schritte aufgeführt, die in diesem Fall vor allem den konstruktiven Umgang mit den Stakeholdern betreffen. In seinem Buch „Project Management – 24 steps to help you master any project“ beschreibt der amerikanischen Projektmanager und Managementberater Gary R. Heerkens zudem 8 grundsätzliche Möglichkeiten und die damit verbundenen Risiken, die Ihnen in diesem Fall zur Verfügung stehen. Hier eine kurze Zusammenfassung:
1. Halten Sie sich an den Plan!
So seltsam es auch klingen mag: Bevor Sie sich über Alternativen oder Prioritätenverschiebungen Gedanken machen, sollten Sie versuchen, den ursprünglichen Plan einzuhalten. Sie und Ihr Team werden Ihren festen Vorsatz spüren und nicht selten mit ungeahnten Ressourcen belohnen.
2. Erholen Sie sich bei späteren Aufgaben
Natürlich bleibt ein derartiger Einsatz nicht ungestraft, deshalb sollten in jeder Projektplanung Pufferzeiten eingeplant worden sein, in denen Sie und Ihr Team sich entweder von den Anstrengungen vergangener Aufgaben erholen oder Terminverschiebungen aufgeholt werden können. Auch wenn entsprechende Pufferzeiten nicht eingeplant wurden – es gibt immer Aufgaben, die schneller erledigt werden können, als geplant.
3. Ressourcenverstärkung
In vielen Fällen ist es unumgänglich, sich zusätzliche Hilfe zu holen bzw. die Ressourcen zu verstärken. Allerdings sollten Sie in diesem Fall im Vorfeld prüfen, ob die entstehenden Zusatzkosten tatsächlich im Verhältnis zum Ertrag stehen.
4. Prüfen Sie Ersatzmöglichkeiten und akzeptieren Sie Teillieferungen
Viele Termine können aufgrund von Lieferschwierigkeiten nicht eingehalten werden. In diesem Fall sollten Sie unbedingt zunächst prüfen, ob das benötigte Material durch etwas anderes ersetzt werden kann und wenn ja, welche Risiken damit auf das Projektergebnis einhergehen könnten. In vielen Fällen reicht auch eine erste Teillieferung, um das Projekt am Laufen zu halten.
5. Alternative Arbeitsmethoden
Auch eine alternative Arbeitsweise kann eine Möglichkeit sein, anstehende Aufgaben zu beenden. Hier gilt es aber ebenso wie bei der Ressourcenverstärkung, darauf zu achten, dass ein möglicher Kostenanstieg nach wie vor im Verhältnis zum Projektertrag steht.
6. Die Motivation stärken
Positive Anreize materieller und immaterieller Natur wirken häufig Wunder. Vor allem Lieferanten können durch Bonizahlungen nicht selten zu einer zunächst unmöglich erscheinenden Termineinhaltung animiert werden.
7. Neuverhandlung hinsichtlich der Kosten oder Zeitplanung
Solange es sich bei Verzögerungen im Ablaufplan nicht um ein grundsätzliches Performance-Problem handelt, können Sie auch über Neuverhandlungen hinsichtlich einer Budgetaufstockung oder Verschiebung der Deadline nachdenken.
8. Reduktion des Projektumfangs
Sollten alle genannten Möglichkeiten nicht greifen und die Termin- bzw. Kosteneinhaltung von oberster Priorität ist, bleibt Ihnen nur noch die Reduktion des Projektumfangs hinsichtlich Leistung und/oder Qualität. In diesem Fall ist es jedoch notwendig, dass alle Stakeholder den entsprechenden Maßnahmen zugestimmt haben, denn dass das Projekt nicht zur Kundenzufriedenheit abgeschlossen werden kann, ist vorhersehbar – und daher nur als letzte Notlösung gedacht.
Die genannten Möglichkeiten setzen jedoch voraus, dass den Status und das Problem bereits identifiziert haben – eine Aufgabe, die vor allem bei fortgeschrittenen Projekten nicht immer leicht fällt. 10 Schritte wie Sie gefährdete Projekte zunächst entwirren finden Sie auf Andreas Heilwagens PJMB-Blog.
