Hand aufs Herz: Welcher Projektmanager hat – insbesondere am Anfang seiner Karriere – beim Blick auf den Projektplan nicht schon einmal mit Schrecken festgestellt: „Mist, wir hängen im Zeitplan“. Oder: „Mist, wir haben eigentlich schon viel zu viel Budget verbraucht“. Wenn Sie jetzt verstohlen nicken, dann haben Sie den Sinn regelmäßiger Erfolgskontrollen zu definierten Zeitpunkten auf die harte Tour erfahren. Denn eine einzige, abschließende Erfolgskontrolle reicht in der Regel nicht aus, um derartige Schockerlebnisse zu verhindern.
Der Sinn einer kontinuierlichen Erfolgskontrolle
Die grundlegende Frage der Erfolgskontrolle zum Abschluss eines Projektes lautet: Konnten die Projektziele mit den zur Verfügung stehenden Mitteln erreicht werden? Umformuliert auf die Erfolgskontrolle zu definierten Meilensteinen muss es heißen: Konnten die gewünschten Teilziele mit den zur Verfügung stehenden Mitteln und innerhalb des Zeitplanes erreicht werden? Nur mithilfe regelmäßiger Erfolgskontrollen lässt sich also erkennen: (weiterlesen …)
Peter Ludolf sucht. Der Autoverwerter und ein Star der DMAX-Doku-Soap um vier skurrile Brüder wühlt sich durch Berge von Anlassern, mannshoch stapeln sich die Maschinenteile auf dem Gelände, das die Ludolfs Lager nennen. Der Kunde braucht Geduld, wenn er etwas von den Ludolfs will, viel Geduld.
Es ist nicht auf den ersten Blick zu erkennen, aber es gibt eine Struktur in den Schrotthaufen der Ludolfs. Die Autoaltteile sind säuberlich sortiert – nur durchblickt diese Struktur kein Außenstehender, das Lager ist Peters Revier. Ohne eine gewisse Ordnung würde auch er kein Ersatzteil mehr wiederfinden, die Kunden müssten ewig warten. Die Ludolfs haben sich ihr ganz eigenes Ordnungssystem aufgebaut.
Ein guter Start ist halb gewonnen, das gilt ganz besonders fürs Projektmanagement. Das Kickoff-Meeting sollte daher wesentlicher Bestandteil jedes Projektes sein. In der Realität geht ein offizielles Auftakt-Meeting allerdings oft zwischen der Projektvorbereitung und -realisierung unter. Leider, denn das Kickoff-Meeting ermöglicht
ein persönliches Kennenlernen aller Projektbeteiligten,
eine erste Aufgaben- und Rollenverteilung,
die Vorstellung der Projektziele, -maßnahmen und -strategien,
Gegen Ende wird es immer am schwersten, das gilt auch im Projektmanagement. Schon den richtigen Zeitpunkt des Projektabschlusses zu definieren, ist keine einfache Aufgabe und abhängig von der Art des Projektes sowie der Vereinbarung mit dem Auftraggeber bzw. Kunden. Während IT-Projekte meist mit einer Produktpräsentation und -einführung enden, schließen soziale Projekte häufig ab, sobald kein Geld mehr zur Verfügung steht. Zu einem ordentlichen Abschluss geführt werden sollten aber alle Projekte.
Projektabschluss mit System
Häufig neigen Projekte dazu, einfach auszulaufen. Die Mitarbeiter sind geistig schon mit anderen Aufgaben beschäftigt, die Motivation sinkt. Dabei kann ein unsystematischer Projektabschluss den Erfolg eines Projektes noch einmal infrage stellen – Teilaufgaben bleiben unerledigt, Fehler werden nicht verbessert, Feedback bleibt ungehört.
Die Win-Win-Situation kennt jeder, doch seit seiner „Erfindung“ in den 80er Jahren wird der Ausdruck nicht nur inflationär gebraucht, sondern mehr und mehr auch sinnentleert. Dabei ist das Prinzip dahinter – das Harvard-Konzept (Original: „Getting to Yes“) – eine hervorragende Strategie zur konstruktiven Konfliktlösung und erfolgreichen Verhandlungsführung. Im Gegensatz zur gebräuchlichen Pokerstrategie, bei der es immer einen Sieger und einen Verlierer geben muss, wird beim Harvard-Konzept ein fairer Interessenausgleich, der den Zielen aller Beteiligten gerecht wird, angestrebt. Und hier liegt der Hund begraben, denn die meisten, die heute von einer „Win-Win-Situation“ sprechen, gehe nur davon aus, dass ihr Vorschlag den Interessen des anderen entspricht. Die Strategien, bei denen dies eruiert bzw. validiert werden könnte, werden jedoch nur selten angewandt. Ein Grund uns noch einmal eingehender mit den vier Grundprinzipien des Harvard-Konzepts zu befassen. (weiterlesen …)
