Projektmanagement Blog Green Light

Es ist schon einige Wochen her, als wir vom A-Team aus Nürnberg einberufen worden sind. Doch dieses A-Team hatte nichts mit den Figuren der erfolgreichen amerikanischen Fernsehserie aus den 80er zu tun. Hinter dem A-Team aus Nürnberg stecken drei entschlossene und sympathische Damen der Spielwarenmesse eG mit einer ganz speziellen Mission: A-Plan Possible!

Nachdem unsere Projektmanagement Software schon einige Zeit in verschiedenen Bereichen im Einsatz war, wurde festgestellt, dass zum Teil der nötige Enthusiasmus bei der Projektplanung abhanden gekommen war. Lag es an den Prozessen oder werden Funktionen beim Projektmanagement Werkzeug vermisst?

Dies war die Geburtsstunde des A-Teams, angelehnt an unseren Produktnamen A-Plan, mit dem Auftrag, die Akzeptanz bei der Projektplanung innerhalb des Unternehmens zu erhöhen und eine bessere Eingliederung des Planungswerkzeuges in den Arbeitsalltag zu ermöglichen.

Nach unserem Treffen in Nürnberg stand fest, dass die vom A-Team gesammelten Anforderungen größtenteils mit dem Standardumfang von A-Plan 2009 abgedeckt werden können. Nur in einem Punkt wurde eine kleine Anpassung an unserer PM Software vorgenommen.

Insgesamt hat das A-Team innerhalb von zwei Monaten, übrigens neben dem Tagesgeschäft, einiges bewegt sowie die zentrale und einheitliche Nutzung von A-Plan wieder erfolgreich ermöglicht.

Wie ist das A-Team vorgegangen?

• Analyse des Status Quo durch das A-Team sowie die Erarbeitung der Lösungsansätze/Verbesserungsvorschläge
• Brainstorming mit braintool software und Prüfung der Umsetzbarkeit der entwickelten Lösungen
• Abfrage der Projekte (und ihrer Gliederung) sowie Zuständigkeiten in persönlichen Gesprächen mit jedem einzelnen Kollegen
• Umstrukturierung der A-Plan Gliederung durch das A-Team
• Abstimmung und Vorstellung des neuen Tool mit den Führungskräften
• Informationsveranstaltung für alle Mitarbeiter in Gruppen (nach Abteilungen)
• Einzelschulungen am Arbeitsplatz
• Entwicklung eines Leitfadens zur Integration von A-Plan
• Bennennung von persönlichen Ansprechpartnern (1x pro Abteilung) für Problemfälle/Fragen

Das Fazit des A-Teams: Durch die intensive Einbeziehung aller Kollegen und der zentralen (Ruf-)Bereitschaft des A-Teams wurde die Akzeptanz bei der Projektplanung deutlich erhöht und das Projektmanagement Werkzeug in den Arbeitalltag noch besser integriert.

Hierdurch zeigt sich sehr schön, dass bei jedem Einsatz von Software, ob bei der Projektplanung oder in anderen Bereichen, vor allem die Menschen, die damit arbeiten, abgeholt werden müssen. Auch die Prozesse im Zusammenhang mit einer Lösung müssen klar definiert und im Zweifel von einer Person oder einem Team geklärt werden können. Nur so kann man das erreichen, was man mit dem Einsatz einer Softwarelösung eigentlich bezweckt: Mehr Transparenz sowie eine bessere und schnellere Informationsbeschaffung.

Haben Sie auch ein A-Team in Ihrem Hause?