Heute möchte ich ein Thema ansprechen vor dem selbst Projektmanager – per definitionem Organisationsgenies – nicht immer gefeit sind: die Prokrastination, im Volksmund auch Aufschieberitis genannt. Spätestens am Beispiel der Steuererklärung dürfte das Phänomen jedem bekannt sein: Eine notwendige, aber unangenehme Aufgabe wird wieder und wieder und wieder verschoben. Das Problem am Aufschiebeverhalten ist, dass sie schnell zur Gewohnheit werden kann. Denn oft erledigt sich Unerledigtes tatsächlich von selbst und der Belohnungseffekt lässt uns ein Verhalten wiederholen. Die tatsächlichen Ursachen für das Aufschieben sind jedoch äußerst vielfältig; sie reichen von Angst – vor Erfolg oder Versagen -  über schlichte Langeweile bis hin zum ADS (Aufmerksamkeits-Defizit-Syndrom).

Gefährlich wird das Aufschiebeverhalten, wenn es chronisch wird. Denn selbst, wenn Auftraggeber, Chef und Kollegen nichts davon mitbekommen, weil Aufgaben auf den letzten Drücker doch noch erledigt werden, so leiden Betroffene häufig unter starken Schuldgefühlen. Dabei hat Prokrastination nichts mit Faulheit zu tun – tatsächlich kann sie sogar sehr sinnvoll sein. Wer mehr über den tieferen Nutzen – Stichwort: Selbsterkenntnis -, Ursachen und „Behandlungsmöglichkeiten“ von chronischer Prokrastination erfahren will, dem kann ich nur das äußerst tiefgreifende E-Book “How To Overcome Procrastination” von Celestine Chua empfehlen – meines Erachtens der nachhaltigste Ansatz zur Überwindung der Prokrastination.

Was aber, wenn Sie jetzt vor einer Aufgabe stehen, der sie sich partout nicht entziehen können – und es trotzdem nicht schaffen, anzufangen?

Selbstorganisation: Zielsetzung & Teilschritte

Wer sein Aufschiebeverhalten hauptsächlich auf ein schlechtes Zeitmanagement zurückführt, dem sei die GTD-Methode des Selbstorganisations-Experten David Allen empfohlen. Hierbei wird ein Projekt in kleinste Teilaufgaben heruntergebrochen, der Tag durch tägliche Ziele vorstrukturiert und die Aufgaben nach Prioritäten sortiert. Insbesondere komplexe und große Projekte werden so zu handlichen Aufgaben, die schnell erledigt werden können, ohne das große Ziel aus dem Blick zu verlieren. Bei einer vernünftigen Zeitplanung kommt es jedoch darauf an, realistisch zu bleiben: Ganz nach dem Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Als Ansporn sollten Sie sich daher knappe Deadlines setzen, die dennoch nicht überfordern und genügend Zeit für Freizeit lassen.

Weitere Tipps zum Thema “Deadlines setzen”, finden Sie übrigens auf der karrierebibel von Jochen Mai.

Motivation: Zuckerbrot oder Peitsche?

Jeder Mensch ist einzigartig, entsprechend individuell ist die persönliche Motivation. Die einen arbeiten besser, wenn sie Konsequenzen fürchten, die anderen werden durch die Aussicht auf Belohnungen aktiv. Je nach dem können Sie folgende Strategien probieren:

Verpflichtung und Konsequenzen visualisieren
Informieren Sie einen Freund oder Bekannten von Ihrem Vorhaben und denken Sie sich eine Strafe bei Nichteinhaltung aus – z. B. sein Wohnzimmer zu streichen oder ein gemeinsames Abendessen zu zahlen. Außerdem sollten Sie sich immer wieder konkret die Folgen Ihres Aufschiebens vor Augen führen: das schlechte Gewissen, Überstunden, Qualitätsverlust Ihrer Arbeit, Unbill des Chefs oder Auftraggebers, der Kollegen, etc.

Verlockend: Belohnungen
Insbesondere Aufgaben, die wir subjektiv als wertlos empfinden, schieben wir gerne auf. Hier kann es helfen, sich selbst Belohnungen zu schaffen, z. B. durch einen Tag im Spa, eine Kurzreise oder die Uhr, die wir uns bisher nicht gegönnt haben. Natürlich sollte die Belohnung im Verhältnis zur Aufgabe stehen. Der Anreiz sollte die Gründe fürs Aufschieben dennoch überwiegen. Übrigens kann auch hier die Visualisierung helfen: Stellen Sie sich vor, wie Sie sich fühlen, wenn Sie die Aufgabe mit Bravur erledigt haben – gute Gefühle sind ebenfalls hervorragende Stimuli.

Ein guter Start: die kleinste Einheit
Meine Lieblingsstrategie bei besonders hartnäckigen Fällen ist die Erledigung der kleinsten Einheit einer unangenehmen Aufgabe. Dies kann das reine Zusammenstellen von Unterlagen sein, ein einfacher Anruf oder die Arbeitszeitbegrenzung auf fünf Minuten. Der erste Schritt ist bekanntlich der schwerste und wenn man einmal angefangen hat, bleibt man häufig dran. Wichtig ist jedoch, dass man sich die Option offenlässt, wirklich nur den kleinsten Teilschritt zu erledigen und anschließend ohne schlechtes Gewissen aufzuhören. Nur so überlistet man den inneren Schweinehund. Außerdem hat es sich bewährt, mit den unangenehmsten Aufgaben gleich zu Beginn des Tages anzufangen, da hier das Energielevel noch hoch ist und Sie den Rest des Tages unbeschwert genießen können.

Wie gesagt, motiviert sich jeder anders, daher würde es mich interessieren, welche Strategien Sie anwenden, um den inneren Schweinehund zu überwinden? Haben Sie vielleicht noch weitere Tipps, um der Prokrastination entgegen zu wirken?

Immer wieder erlebe ich Präsentationen, die mit völlig überladenen Folien untermauert werden. In den meisten Fällen sind diese Folien zwar recht gut geeignet, um Nicht-Teilnehmern alle nötigen Informationen zum Vortrag zukommen zu lassen, während der Präsentation selbst lenken sie aber erheblich vom Referenten ab. Kaum jemand ist in der Lage, gleichzeitig zuzuhören und zu lesen. Aus der Lernpsychologie ist ohnehin bekannt, dass Zuhörer nur ca. 7 Prozent eines Vortrages behalten. Kommt dann noch eine Fülle an visuellen Informationen dazu, riskieren Referenten, dass das Wesentliche ihrer Präsentation völlig untergeht.

Auf der Suche nach einer Präsentationstechnik, die diesem Problem Abhilfe schaffen kann, bin ich auf der Webseite des in Japan lebenden US-Amerikaners Garr Reynolds gelandet. Kern seiner „Zen-Präsentationtstechnik“ ist die inhaltliche Reduzierung der Folien. Nach Möglichkeit sollte jede einzelne Folie nur eine wesentliche Aussage wiedergeben. So kann der Inhalt auf einen Blick erfasst werden und die Zuhörer switchen nicht vom Zuhören zum Lesen und wieder zurück. Das Prinzip dahinter: Die Vereinfachung verstärkt die Wirkung.

Design-Regeln für Zen-Präsentationsfolien

Reynolds Technik basiert vor allem auf der Reduktion der Foliengestaltung. Hier die 4 wichtigsten Regeln, auf die es bei der Gestaltung von Zen-Präsentationsfolien zu achten gilt:

1. Vereinfachung
Folien sollten niemals Überflüssiges enthalten, dafür aber gerne viel „white space“, also freien Platz. Marketing-Experten wird es zwar nicht gefallen, aber Logos haben nur in den seltensten Fällen etwas auf Präsentationsfolien zu suchen. Wenn sie nicht Kern der Präsentation sind, lenken sie die Zuhörer nur ab. Tabellen und Schaubilder sollten ebenfalls auf das Wesentlichste reduziert werden und nur die wichtigsten Daten und Fakten darstellen.

2. Limitierung
Bullet Points sind aus kaum einer Präsentation mehr wegzudenken, nach Reynolds sollten sie aber strikt limitiert werden oder besser ganz wegfallen. Dasselbe gilt für Text jeglicher Art, denn bei Zen-Präsentationen sollen die Folien den Referenten während des Vortrags lediglich unterstützen, nicht aber ersetzen. Das Ablesen der Bullet-Points – am besten mit dem Rücken zum Publikum – ist hier ein echtes No-Go. Ideal ist dagegen eine Kombination aus rein visuellen Folien und einem Hand-Out, das nach dem Vortrag als detaillierte Zusammenfassung in Textform weitergegeben werden kann. Auch Animation sollten trotz ihrer Beliebtheit nur sparsam eingesetzt werden. Reynolds rät dazu, nur die professionellsten und schnellsten einzusetzen und Übergangseffekte keinesfalls zwischen jeder Folie anzuwenden.

3. Professionelles und individuelles Design
Grafiken und Bilder sollten immer hochauflösend sein. PowerPoint Clip Art und Cartoons wurden nicht nur bereits unzählige Male gesehen, sie machen auch keinen besonders professionellen Eindruck. Dasselbe gilt für die Verwendung der PowerPoint-Templates. Besser ist es, wenn Sie ihre eigenen Templates anlegen, um ein konsistentes Erscheinungsbild für ihre Präsentationen zu gewährleisten.

4. Farben und Schriften
Kalte Farben wie Blau, Grün und Grau sind hervorragend als Hintergrundfarben geeignet, warme Farben wie Rot, Orange und Pink dagegen für Elemente – darunter auch Text- , die Sie in den Vordergrund stellen möchten. Für Präsentationen sind aus Gründen der Lesbarkeit Sans-Serif-Schriften wie Arial, Calibri, Helvetica oder Geneva gut geeignet. Verwenden Sie möglichst nur eine Schriftart in max. 2 Versionen, z. B. Arial und Arial Bold, innerhalb ein und derselben Präsentation.

Grundsätzlich steht bei Reynolds Foliengestaltung also kein aufwendiges Design im Vordergrund, sondern die wesentliche Aussage – das, was die Zuhörer tatsächlich von der Präsentation mitnehmen sollen. Allerdings musste ich feststellen, dass „Vereinfachung“ weder die Foliengestaltung noch die Vortragsgestaltung unbedingt einfacher macht. Vielmehr müssen die Aussagen im Vorfeld präzisiert und visualisiert werden, wobei die Argumente anschließend mündlich vorgetragen werden. Mit ein bisschen Übung verhilft seine Technik jedoch sowohl Referenten als auch Zuhörern zu wesentlich lebendigeren und ausdrucksstärkeren Präsentationen, die tatsächlich „hängenbleiben“.

Üblicherweise fertigt der Projektmanager den Projektplan am Computer an und erstellt beispielsweise einen Gantt-Netzplan. Dieses Vorgehen bringt allerdings ein paar Nachteile mit sich: Zum einen ist ein umfangreicher und umfassender Netzplan schwierig zu visualisieren. Zum anderen bezieht diese Form der Planung die übrigen Projektbeteiligten kaum mit ein – was zu Schwierigkeiten führen kann, wenn es darum geht, den Projektplan effizient zu kommunizieren.

Es besteht aber noch eine weitaus einfachere Möglichkeit, ein Projekt zu planen: Die Erstellung einer Roadmap. Diese „Straßenkarte“ ist im Prinzip nicht anders als ein Ablaufplan: Sie zeigt auf, wie man vom Ausgangspunkt A zum Zielpunkt B kommt. Der wesentliche Unterschied ist, dass die Roadmap von allen Projektbeteiligten gemeinsam erstellt und im Dialog überarbeitet wird.

Vorgehensweise zur Erstellung einer Roadmap

Dazu bietet sich ein Treffen aller Projektbeteiligten auf einem Workshop an. Zur besseren Visualisierung verwendet man statt einer digitalen Projektmanagement Software Papierbahnen und Moderations- oder Tischkärtchen. Auf den Papierbahnen wird der „Weg“ vorgezeichnet, verschiedene „Straßen“ markieren die unterschiedlichen Aufgabenbereiche.

Jeder Projektbeteiligte erhält nun eine Karte und notiert dort seine Aufgabe, das Start- und Enddatum sowie seinen Namen. Diese Karten werden anschließend nach Datum geordnet auf der Roadmap ausgelegt. So entsteht ein erster, grober Ablaufplan. Bei Bedarf können die Karten verschoben und Daten geändert werden.

Da sich jedes Teammitglied selbst seiner Aufgabe zuordnet, prägen sich diese besonders gut ein. Die Herausforderungen, die ein Projekt an die Beteiligten stellt, werden so allen deutlich. Zudem wirkt sich das gemeinsame Entwickeln von Teilzielen und Lösungen positiv auf Teambuilding aus.

Grenzen der Roadmap

Roadmapping kann allerdings immer nur ein Teil der Projektplanung sein. Einige wesentliche Eckdaten müssen vor der gemeinsamen Planung stehen. Auch muss jeder Projektbeteiligte grob seinen Aufgabenbereich kennen – ein Punkt, der besonders bei neu gebildeten Projektteams von Bedeutung ist. Die Kostenplanung kann eine Roadmap in dieser Form nicht leisten. Außerdem muss auch der so entstandene Ablaufplan im Verlauf des Projektes immer wieder auf seine Gültigkeit und Durchführbarkeit überprüft werden.

Checkliste zur Roadmap-Erstellung von pm-schluessel.com

Herr Wanning, verantwortlich für Produktionsorganisation und PPS-System bei der Firma Spaleck, stellte die dort eingesetzte Leitstandlösung vor. Es handelt sich um eine schlanke, feine, kostengünstige Lösung für die Visualisierung der Belastung der Maschinen durch die vorliegenden Kundenaufträge auf Basis der Software A-Plan der Firma braintool software.

A-Plan ist über eine Schnittstelle an das ERP/PPS System BEOSYS angebunden: Die Auftragsdaten (Menge, Termin, Arbeitspläne, etc.) werden an A-Plan übergeben, dort erfolgt – bei Bedarf – die Feinjustage der Reihenfolgeplanung. Die geänderten Termine werden ans ERP System zurückgegeben und stehen für die Materialbedarfsplanung zur Verfügung.

Herr Wanning erläuterte zunächst die theoretischen Grundlagen der Fertigungssteuerung, die sich mit den praktischen Erkenntnissen aus dem Projekt decken. Weiterhin berichtete er über die besonderen Herausforderung und Erfahrungen aus dem Projekt.

Features / Highlights der Gesamtlösung

• Visualisierung der Kapazitätsbelastung der Maschine mit Kundenaufträgen
• Übersichtliche Darstellung der Termine aller Aufträge je Maschine
• Anzeige von Prioritäten, Durchlaufzeit, Kapazitätsauslastung u.v.a.m.
• Quasi-Online-Sicht (Intervall 30 min.) auf den Auftragsfortschritt und dadurch Transparenz der Werkstatt „auf eine Blick“
• Basisinformationen für Schichtplanung
• Alle involvierten Mitarbeiter (Vertrieb, Fertigungsplaner, Maschinenbediener) haben das Verständnis für die Fertigungssteuerung erlernt und sind von dem Leitstand überzeugt

Ein bedeutender Erfolgsfaktor war, dass alle Mitarbeiter in die Systementwicklung aktiv einbezogen, ihre Wünsche und Anforderungen an das System äußern konnten und diese auch umgesetzt wurden. Somit ist die fertige Lösung kein „typisches IT-Produkt“, sondern ein gemeinsam entwickeltes Werkzeug für die Mitarbeiter und eine echte Erleichterung für deren tägliche Arbeit. In diesem Zusammenhang weist Herr Wanning darauf hin, dass bisher alle Anforderungen umgesetzt werden konnten, man ist nicht an Grenzen dieser Lösung gestoßen.

Die Teilnehmer waren von der Einfachheit und der durchgängigen Nutzung des Leitstandes von allen Mitarbeitern begeistert und waren sich darin einig, dass es sich um ein sehr nutzbringendes Werkzeug handelt.

Spaleck ist ein traditionelles Familienunternehmen und seit 140 Jahre im Markt erfolgreich. Die Spaleck-Gruppe ist Hersteller von Sondermaschinen und –anlagen für den Bereich erneuerbare Energien und Recycling sowie für die Textilindustrie. Des Weiteren ist sie sowohl Zulieferer von Fertigungsteilen im Bereich der Zerspanungs- und Blechtechnik als auch für Baugruppen von Maschinen. Die Spaleck-Firmengruppe umfasst acht Firmen an vier Standorten mit Hauptsitz in Bocholt.

Die XING-Gruppe „Intelligente Produktionssysteme – mit gesundem Menschenverstand“ wird moderiert von der Amplico Unternehmensberatung GmbH.

Amplico mit Sitz in Bannberscheid im Westerwald sieht sich als Realisierungspartner zur Optimierung von Produktionssystemen nach Lean-Prinzipien. Mit schlanken, intelligenten Methoden aus der Praxis im Geiste des Lean-Mangements werden individuelle Konzepte für KMU’s entwickelt und implementiert. Neben den Methoden- und Werkzeugkompetenzen zeichnet sich Amplico auch durch psychologische Kenntnisse aus und setzt diese bei der Motivation und Führung der Menschen im Projekt sehr erfolgreich ein.

Markus Wanning ist bei Spaleck im Bereich Produktionsorganisation/EDV tätig und hat die schlanke und wie er sagt “Low-Cost-Lösung” entwickelt. Er berichtet:

Ein ausgedruckter Terminplan ist ein Stück Papier, was nicht lebt und mit dem Augenblick des Druckes bereits schon wieder veraltet ist. Der eigentliche Durchbruch kam bei der Firma Otto Spaleck, nachdem die gesamte Planung in der Werkstatt über A-Plan auf einem Bildschirm dargestellt werden konnte und alle Mitarbeiter diesen neuen elektronischen Leitstand zur Verfügung hatten.

Folgende Effekte traten dabei auf:

1. Hohe Akzeptanz der Mitarbeiter bezüglich der Auftragsplanung
2. Keine Papiere mehr in der Werkstatt
3. Mit der farbigen Anzeige der Arbeitsgangstati (Farbgebung über die Prioritäten) entstand eine 20-Minütige Verfolgung der Auftragsfortschritte. Die Mitarbeiter haben erkannt, dass nun ihre Abarbeitungsreihenfolge automatisch verfolgt wird und halten sich seit dem sehr gut daran. Fehler werden sofort sichtbar.
4. Die Veränderung der Kapazitätsbelastung durch verschieben der Terminbalken kann im 20 Minuten-Abstand verfolgt werden (eigene Kapazitätsauswertung mit Stunden/Woche/Kostenstelle). Das war für den Fertigungsplaner ausserordentlich hilfreich.
5. Die Materialbedarfe konnten sehr übersichtlich mit dem Auftragsterminbalken verknüpft werden, wodurch das Problem der zu späten Bereitstellung effiktiv bearbeitet werden konnte. Dabei wurden alle relevanten Artikeldaten über die Freitextfelder übertragen, so dass kein suchen im ERP erforderlich ist.

Durch einen Artikel von Herrn Wanning in der Xing-Gruppe Intelligente Produktionssysteme – Mit gesundem Menschenverstand wurde man auf die praktische Lösung von Spaleck aufmerksam. Die Moderatoren dieser Xing Gruppe, Hans Kaesberg und Michael Meiss von Amplico Unternehmensberatung GmbH, Experten im Bereich der Fertigungsteuerung, sind nach einer ersten Vorstellung vor Ort von der Lösung überzeugt. Man spricht von einer sehr praxisgerechten Lösung eines einfachen, übersichtlichen und vor allem trotzdem extrem kostengünstigen Leitstandes.

Veranstaltung mit A-Plan in der Fertigung

Nun soll die Lösung im Rahmen einer Veranstaltung am 19.02.2010 weiteren interessierten Personen vorgestellt werden.  Für die Veranstaltung wird ein Unkostenbeitrag von 95,- EUR zzgl. MwSt. erhoben.

Weitere Informationen und Anmeldung

Wir wünschen viel Erfolg und einen guten Erfahrungsaustausch. Gerne berichten wir in unserem Blog Green Light über die weitere Entwicklung.

Welche Effekte haben Sie beim Einsatz von A-Plan festgestellt? Oder haben Sie auch eine ganz besondere Lösung mit A-Plan geschaffen?

Stellen Sie sich einmal den Betrag von 80.000.000.000 EUR vor!
80 Milliarden ist leider nicht Ihr Projektbudget und hoffentlich nicht die Planstunden bis zum nächsten Meilenstein – es ist der Umfang des gesamten  Konjunkturpaketes in Deutschland. In der aktuellen Wirtschaftskrise wird weltweit nur so mit Milliardenbeträgen um sich geworfen. Das sind unvorstellbare Größen.

Der amerikanische Fotograf Chris Jordan hat eine ganz besondere Art große Zahlen durch moderne Kunstwerke darzustellen. In seinen Bildern greift er statistische Werte der westlichen, konsumorientierten Zivilisation auf und macht sie auf beeindruckende Weise greifbar. Jordan sprach im letzten Jahr auf der TED-Konferenz, auf der weltweit führende Denker und Innovatoren ihre Ideen austauschen können.

There are numbers that our brain just doesn’t have the ability to comprehend. We can’t make meaning out of these enormous statistics. And so that’s what I’m trying to do with my work, is to take these numbers, these statistics from the raw language of data, and to translate them into a more universal visual language, that can be felt. Because my belief is, if we can feel these issues, if we can feel these things more deeply, then they’ll matter to us more than they do now.

Chris Jordan gibt mit seinem Vortrag durchaus Denkanstösse für einen bewussteren Umgang mit Zahlen, die man sonst häufig nur beiläufig aufnimmt, jedoch nicht wirklich eine Bedeutung zuordnen kann.

Vielleicht finden Sie hierin auch einen Anreiz, beim nächsten Projektmeeting trockene Statistiken oder Zahlen Ihrem Team einmal erfühlbarer und greifbarer zu präsentieren.

Wie haben Sie schon mal große Zahlen greifbar gemacht?