Wie wichtig gutes Zeitmanagement für die alltägliche Projektarbeit ist, wird kaum jemand bestreiten. Selbst bei der sorgfältigsten Planung kommen Tag für Tag neue Aufgaben, Fragen und Problemstellungen zum ohnehin klammen Terminplan hinzu. Wer hier nicht den Überblick behält, verliert sich allzu leicht in ineffizienter Kleinteiligkeit.
Viele Projektmanager bedienen sich daher der GTD-Methode des US-amerikanischen Selbstmanagement-Coachs David Allen. Seine Technik basiert vor allem auf Ordnung – sowohl äußerlicher als auch innerlicher. Und keine Frage: Wer sich einmal mit seiner Methode beschäftigt hat, der möchte sie nicht mehr missen. Dennoch gibt es zwei Aspekte des Zeitmanagements, bei dem ich GTD nicht als Best Practice bezeichnen würde: Die Einhaltung von Pausen und das Singletasking.
Mehr Effizienz durch Singletasking
Warum Singletasking, also die Bearbeitung nur einer Aufgabe zu einer bestimmten Zeit, so wichtig für unsere Konzentration und Produktivität ist und warum Multitasking keineswegs notwendige Realität des Arbeitsalltags sein muss, wird in dem Blogbeitrag „Singletasking statt Multitasking“ auf orga-dich.de hervorragend veranschaulicht.
Ergänzend will ich nur die Bedeutung von regelmäßigen Pausen für unsere Leistungsfähigkeit hervorheben. Gerade Projektleitern oder Team-Mitarbeitern mit übereifrigen Kollegen fällt das Innehalten während eines laufenden Arbeitsprozesses schwer. Dabei können wir unser volles Potential nur dann ausschöpfen, wenn wir uns genügend Auszeiten nehmen. Für mich hat sich in diesem Punkt die Pomodoro-Technik von Francesco Cirillo als äußerst hilfreich erwiesen.
Grundlagen der Pomodoro-Technik
Ähnlich wie bei der GTD-Methode, werden zu Beginn des Tages alle anliegenden Aufgaben auf einer To-Do-Liste notiert und nach Dringlichkeit sortiert. Anschließend arbeiten Sie diese in 25 Minuten-Abschnitten der Reihe nach ab.
Zwischen den einzelnen Abschnitten sollten Sie sich jeweils 5 Minuten Zeit zur Entspannung nehmen und keinesfalls irgendetwas tun, das in Beziehung zur eben bearbeiteten Aufgabe steht. Innerhalb der Abschnitte sollte nur eine einzige Aufgabe bearbeitet werden.
Sind Sie früher mit Ihrer Arbeit fertig, können Sie die übrige Zeit zur Rekapitulation nutzen. Es sollte keine neue Aufgabe in Angriff genommen werden. Nach jeweils vier Abschnitten wird eine größere Pause von 15-30 Minuten eingelegt.
Die ausführliche Anleitung und hilfreiche Tipps zum Umgang mit Ablenkungen finden Sie im kostenlosen E-Book „The Pomodoro Technique“.
Tools
Grundsätzlich brauchen Sie für diese Technik lediglich einen Stift, ein Blatt Papier und eine Eieruhr zur Bemessung der Abschnitte und Pausen. Franco Cirillo nutzte während der Entwicklung eine Eieruhr in Form einer Tomate, daher der Name Pomodoro (ital. für Tomate). Mit der wachsenden Beliebtheit der Methode sind inzwischen unzählige, kostenlose Tools und Apps auf den Markt gekommen. Die wichtigsten sind:
- Der Focus Booster als Ersatz für die Eieruhr. Sie können ihn sowohl in Ihren Browser integrieren oder als Applikation zu Adobe Air nutzen.
- Der Pomodoro-Helper, mit dem Sie zudem Ihre To-Do-Liste planen und einschätzen können, wie viele Abschnitte Sie für die Erledigung einer Aufgabe benötigen.
- Für iPhone-Liebhaber die Applikation PomodoroPro.
Übrigens müssen auch eingefleischte GTD-Anhänger nichts befürchten. Die Pomodoro-Technik lässt sich problemlos in David Allens Methode einfügen. Um ehrlich zu sein, würde es mich nicht wundern, wenn er sie selbst anwendet …
