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David Allens Selbstmanagement-Methode erleichtert die Projektarbeit

Artikel von Oliver Gassner

Wissens- und Projektarbeit heißt, eigene oder fremde Informationsströme zu er- und bearbeiten, Informationen auszuwerten und wiederzufinden. Und das alles möglichst rechtzeitig. Selbstmanagementlehren aus dem Zeitalter des Papierplaners, die mit Tages- und Wochenplänen arbeiten, scheitern an der im digitalen Alltag geforderten Flexibilität. David Allens Methode „GTD“ verspricht Hoffnung.

Um es gleich vorauszuschicken: Egal, wie gut ein Selbstmanagementsystem ist, die Arbeit muss man immer noch selbst erledigen. Aber manchmal hilft es, zu wissen, was mit welcher Information zu geschehen hat und rechtzeitig das Richtige zu tun. Selbstmanagement reduziert Stress. Und das ist schon einmal eine Menge. Am Beginn von David Allens Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ („Getting Things Done“, GTD) steht die Erkenntnis, dass die Tage immer kürzer sind, als die Menge an Aufgaben, die wir an ihnen erledigen wollen. Ein Telefonanruf, eine E-Mail oder ein in der Tür stehender Manager oder Kollege können den sorgfältig ausgetüftelten Tagesplan binnen Sekunden über den Haufen werfen.

Wahrscheinlich ist es genau diese Erkenntnis über den Alltag insbesondere der Wissens- und Projektarbeit, die GTD zum bevorzugten Selbstmanagementsystem vieler Projektmanager gemacht hat. David Allen, der sich seit über 20 Jahren mit Selbstmanagement beschäftigt, führt den Stress, den wir bei der Arbeit empfinden vor allem darauf zurück, dass uns ständig Dinge im Kopf herumgeistern, die wir zwar machen müssten, aber aus bestimmten Gründen jetzt und hier nicht erledigen können. Um diese Erkenntnis herum bastelt er sein Selbstmanagementsystem. Dieses besteht aus:

• Erfassen
• Durcharbeiten/Klären
• Ordnen
• Durchsehen
• Erledigen

Bevor wir uns den Einzeldisziplinen widmen, schieben wir eine weitere Erkenntnis Allens ein: Nur wenn wir über die geeigneten Werkzeuge und Aufbewahrungssysteme verfügen und gleichzeitig elegante Verfahren kennen, die uns bei jedem Ding in unserem Kopf, unserer Mailbox oder auf unserem Schreibtisch sagen können, was damit wie zu geschehen hat, können wir effizient und stressfrei arbeiten.

Die sehr schematische Organisation von Arbeitsabläufen bei der GTD-Methode erleichtert das Jonglieren mit den täglichen Aufgaben.

Erfassung

Wir sind von „Zeug“ umgeben: Dingen, Ideen, Aufgaben, bei denen wir nicht wissen, was wir damit als nächstes tun sollen. Die gehören laut Allen raus aus dem Kopf, rein in ein „vertrauenswürdiges System“, das uns rechtzeitig daran erinnert, was zu tun ist.

Banal gesagt: Wir müssen Listen anfertigen. Nicht nur, wenn wir die Übersicht verloren haben oder einkaufen gehen oder vor der Fahrt in den Urlaub, sondern immer.

Auf die Listen gehört alles, was wir sonst im Kopf, auf Zetteln oder Ordnerstapeln aufbewahren würden, übersichtlich an einer Stelle. Davon ausgenommen sind Aufgaben, deren Erledigung nicht mehr als zwei Minuten kostet. Diese sind undelegierbar und werden sofort selbst erledigt, denn das Verwalten oder Delegieren würde länger dauern, als es gleich selbst zu machen.

Durcharbeiten / Klären

Wir haben E-Mail-Fächer, Eingangskörbe, Schreibtische, Anrufbeantworter, Notizbücher, Kalender, Festplatten und dunkle Ecken. Überall findet sich „Zeug“, hinter dem sich Aufgaben verbergen. Beim „Durcharbeiten“ werden diese E-Mail-Eingangsfächer systematisch geleert und für jedes „Zeug“ wird festgelegt:

• ob etwas zu erledigen ist
• wenn ja, wann
• ob man es noch braucht
• wo die Aufgabe zu erledigen ist
• was genau der nächste Schritt (Next Action) ist

Die „nächste Handlung“ (Next Action) ist Kernpunkt von Allens System. Eines seiner Beispiele ist folgendes: Bei nicht wenigen von uns stehen Dinge auf der To-Do-Liste wie „Reifenwechsel“. Sinnvoller wäre es an dieser Stelle zu notieren, was konkret zu tun ist: „Werkstatt wegen Termin für Reifen anrufen“ klingt da schon besser. Eventuell sogar „Telefonnummer Werkstatt raussuchen“. Jede Aufgabenauflistung braucht eine Handlung, ein Verb, ein Tunwort, damit auch klar ist, was als nächstes ansteht, denn sonst passiert es nie.

Ordnen

Das „Ob“, „Wo“ und „Wann“ spielt die zentrale Rolle beim Ordnen der Aufgaben. Was noch gebraucht wird, aber jetzt keinerlei Reaktion erfordert, kommt ins „Archiv“. Was in die „Wiedervorlage“ muss oder demnächst zu geschehen hat, gehört auf eine Kontextliste. Denn wenn ich im Büro bin, nützt mir auf meiner Liste der Punkt „Garage aufräumen“ wenig. Beim Aufräumen meiner Garage bringt es wiederum nichts, wenn ich lese: „Chef wegen Gehaltserhöhung ansprechen“. Während das eine in den Kontext „zu Hause“ gehört, passt das andere wohl besser auf die Liste „Büro“
oder besser noch „Besprechung Chef“.

Durchsehen

Ein weiterer zentraler Punkt ist das Durchsehen aller Listen – auch solcher mit Aufgaben, die nicht aktuell anstehen. Das soll nach Allen wöchentlich – z. B. Freitags oder Sonntags – stattfinden. Erledigen Allen bietet einige Hilfestellungen für die Entscheidung, was zuerst zu tun ist. Er schlägt vor, sich folgende Fragen zu stellen:

• Kann ich das hier und jetzt tun?
• Habe ich genug Zeit?
• Habe ich genug Energie?
• Ist dies die wichtigste der Aufgaben, für die ich Zeit und Energie habe?

GTD-Workflow künstlerisch wertvoll dargestellt.

Projekte

David Allens Definition eines Projekts dürfte jedem Projektmanager die Zehennägel hochrollen: „Ein Projekt ist jede Aufgabe, die zur Erreichung ihres Ziels mehr als einen Schritt benötigt.“ Peng. Und gleich noch einen hinterher: „Projekte kann man nicht erledigen, nur Aufgaben kann man erledigen.“ Dass Allen den Begriff des Projekts überhaupt einführt, hat einen gewichtigen Grund: Projektaufgaben, also solche, die zu anderen Aufgaben führen, müssen anders behandelt werden als einzelne Aufgaben. Projekte werden nämlich zusätzlich auf einer „Projektliste“ vermerkt, und die wird bei einer wöchentlichen Durchsicht konsultiert und daraufhin geprüft, ob auch jedes Projekt eine definierte „nächste Handlung“ hat. So fällt kein Projekt „durch die Ritzen“. Allen geht davon aus, dass jeder von uns einige Dutzend solcher Projekte hat.

So viele Listen

Wir führen also eine Liste pro Kontext, in der Regel mindestens für Zuhause, Büro, Besorgungen, eine für jeden Besprechungspartner, zusätzlich eine Projektliste und eine der „delegierten Aufgaben“, als letzte eine für Aufgaben, die „vielleicht irgendwann“ anzugehen sind. Auch sie werden wöchentlich durchgesehen, um sie präsent zu halten. Auf separaten Listen stehen eventuell noch Bücher, die man kaufen oder Filme, die man sehen möchte.

Archiv und Wiedervorlage

Als Archiv schlägt Allen – außer für Dinge wie Rechnungen und andere steuerrelevante Unterlagen, die separat abgelegt werden – eine durchlaufende Ablage von A-Z vor. Seit ich eine solche habe, sind alle Ablageaufgaben in der Tat binnen einer Minute pro Vorgang erledigt: Denn nur, wenn es fix geht, tut man es auch. Zum Managen der Wiedervorlage schlägt Allen 43 Ordner vor, in denen man „Briefe an sich selbst“ schreibt. Zwölf für die Monate, 31 für jeden Tag im Monat. Täglich kommt der Inhalt des „Tagesbriefs“ in die Inbox. Dabei ist die Idee, dass der komplette Inhalt einer Inbox jeden Tag durchgearbeitet – was eben nicht heißt: erledigt – wird.

Unternehmenskultur

Während GTD schon im Solo-Einsatz einen recht ordentlichen Produktivitätsgewinn und Ordnungsschub auslöst, preist David Allen auch den Einsatz in Unternehmen an. Dass alle delegierten Aufgaben im Blick bleiben, dass für alle Projekte „nächste Handlungen“ festgelegt sind und alle Teammitglieder ihre Aufgaben in „vertrauenswürdigen Systemen“ managen – diese Kombination aus sich synergetisch verstärkenden Praktiken erhöht bei allen im
Team die Verlässlichkeit und senkt das Stresslevel.

Werkzeuge

An sich braucht es nicht mehr als einen Kalender, Mappen für Projektunterlagen, ein A-Z-Archiv zur Wiedervorlage und viele, viele Listenblätter, um GTD zu praktizieren. Alles, was aus Papier ist, kann auch durch simple Textdateien und Ordner auf einer Festplatte oder einem USB-Stick ersetzt werden. Dennoch haben sich mannigfaltige  Verwaltungswerkzeuge herausgebildet: von Druckvorlagen für Kalendereinlagen oder Tippsammlungen, wie man sich etwa einen Planer nur aus einem Stapel Karteikarten und Binder-Clips bastelt, bis hin zu digitalen Lösungen, die sich zwischen JavaScript-Wikis in einer Datei und gehosteten Unternehmenslösungen aufspannen. Alle werben für sich mit der magischen Anziehungskraft von GTD. Man kann aber auch auf David Allens Webseite allerlei Büromaterialien für Fortgeschrittene oder Outlook-GTD-Plugins erstehen.

Beim Einarbeiten in GTD helfen nicht nur die Lektüre des Buchs „Getting Things Done“ – wer akzeptabel Englisch kann, sollte das Original lesen, statt sich mit der passagenweise rätselhaften deutschen Übersetzung „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ abzumühen – und seines Nachfolgerbuchs „Ready for Anything“, das mehr oder minder eine Sammlung von Newslettern ist. Inzwischen haben sich eine Reihe von Weblogs dem Thema GTD verschrieben.

Das Blog ImGriff.com widmet eine interessante Serie dem Thema. Mittlerweile kann man jedoch täglich in vielen Quellen nachlesen, welche Software man noch ausprobieren sollte oder welches Papierspielzeug man noch basteln könnte, anstatt zu arbeiten. Eine Ablenkung, die längst den Namen „Productivity Porn“ verpasst bekommen hat. Man tut allerdings besser daran, sich seine eigene GTD-Lösung zu basteln und die Produktivitätspornographie links liegen zu lassen. Oder zumindest auf die „vielleicht irgendwann“-Liste zu verbannen.

Mögliche Effekte bei der Umsetzung von GTD.

Fazit

David Allen geht im Laufe des Buchs immer wieder darauf ein, dass man die Werkzeuge, mit denen man arbeitet, „mögen“ muss, um sie gern und konsequent einzusetzen. Nur, wenn das „verlässliche System“ konsequent und lückenlos ist, wird man es auch nutzen. Wenn nicht, schlagen die Wogen aus zu vielen Aufgaben und Stress schon bald wieder über dem Kopf zusammen. Obwohl GTD am besten wirkt, wenn man es möglichst umfassend einsetzt, lässt sich auch von kleinen Änderungen an Arbeitsabläufen profitieren – etwa, indem man beim Verfassen von Tasks gleich eine konkrete Handlungsanweisung notiert oder Aufgaben, die zwei Minuten oder weniger erfordern, sofort erledigt. Da GTD nicht nur eine Sammlung von Werkzeugen ist, sondern eher eine neue Denkweise oder, wie der englische Untertitel andeutet, eine Kunst, erlernt man es am besten, indem man sich die Techniken Stück für Stück aneignet. Wer das Buch später ein zweites Mal liest, sieht schnell, woran es noch hapert. Manchen hilft es, das Projekt „stressfreie Effizienz“ in der Gruppe anzugehen, andere kommen besser mit einem Kurs oder Coaching zurecht.

Über den Autor: Oliver Gassner berät, konzipiert, schult, hält Vorträge und schreibt zu Themen rund um Weblogs, Wikis, das Social Web, Web3.D, Selbstmanagement und Kreativität. In seinem Blog finden sich auch Beiträge zu GTD und anderen Selbstmanagementthemen.