Motorradfahrer kennen es, Sportkletterer und – Taucher erleben es regelmäßig: das völlige Verschmelzen mit ihrer Umgebung, die komplette Konzentration auf die momentane Aufgabe. Die Psychologie bezeichnet diesen Zustand des „Einsseins“ mit „Flow“. In diesem Zustand gehen Personen völlig in ihrer derzeitigen Tätigkeit auf; der Rest der Welt scheint stillzustehen.

Entdeckt und zuerst beschrieben hat den Flow Mihály Csíkszentmihályi, mittlerweile emeritierter Professor für Psychologie an der University of Chicago. Der gebürtige Ungar beobachtete Künstler, die wie im Rausch an einem Bild arbeiteten, hochkonzentriert und in einem Zustand großer Zufriedenheit. Das Flow-Prinzip geht davon aus, dass sich auch im Beruf dieser Flow-Zustand einstellen kann. Vor allem Manager beschreiben, dass sie diesen Zustand selbstvergessenen und zufriedenen Arbeitens immer wieder erleben; eine bewusste Konzentration scheint dann nicht nötig, ihnen fließt praktisch alles locker von der Hand.

Doch lässt sich der Flow Zustand auch bewusst herstellen? Wer kann die vollkommene Zufriedenheit bei der Arbeit erreichen?

Flow: Der Raum zwischen Unterforderung und Überforderung

Zunächst die gute Nachricht: Sie müssen kein Topmanager sein, um in den Flow-Zustand zu kommen. Csíkszentmihályi zufolge kann jeder den Flow, den Fluss bei der Arbeit erleben. Dafür muss in erster Linie eine Voraussetzung erfüllt sein: Die Herausforderung darf weder unterfordern noch überfordern. Stattdessen sollte sie genau Ihren Fähigkeiten entsprechen. Wer ständig überfordert ist, arbeitet in Angst, seine Aufgaben nicht richtig und termingerecht zu erledigen; wer stets unterfordert ist, langweilt sich. In beiden Zuständen erreichen Sie keine guten Arbeitsergebnisse.

Das Flow-Gefühl kennzeichnet also die optimale Balance zwischen Über- und Unterforderung. Der Zustand, der sich dann einstellt, spiegelt sich übrigens auch auf körperlicher Ebene wider. Bei Menschen, die im Flow arbeiten, befinden sich Puls, Atmung und Blutdruck in idealem Einklang; es herrscht Harmonie zwischen dem Limbischen System, dem Sitz unserer Emotionen, und dem Noecortex, dem Bereich des Hirns, der für den Verstand zuständig ist.

Es gibt allerdings auch eine schlechte Nachricht: Es existiert kein Patentrezept, um den Flow-Zustand herzustellen. Jedoch kann jeder eine innere Einstellung aufbauen, die es einfacher macht, den Flow zu erreichen; und jede Führungskraft, jeder Projektmanager, kann die Bedingungen schaffen, die das Beste aus den Mitarbeitern herausholen.

Die innere Einstellung für den Flow

Das Flow-Prinzip geht davon aus, dass die innere Einstellung ganz entscheidend bestimmt, was passiert. Das klingt nach einer Binsenweisheit; Projektmanager, die sich aber aufmerksam in der Teambesprechung beobachten, werden den wahren Kern darin entdecken. Begreifen Sie Herausforderungen als Problem oder gar als Bedrohung, greift das Team diese negative Stimmung auf und wird entsprechend besorgt an die Arbeit gehen; verstehen Sie Herausforderungen dagegen als Chance, schaffen Sie es, das Projektteam zu motivieren, sodass es sich schwungvoll an die Arbeit macht.

Wer das Flow-Gefühl im Beruf erleben will, der sollte also an seiner inneren Einstellung arbeiten. Folgende Bedingungen sind dabei von Bedeutung:

• Sie haben ein Ziel für Ihre Aktivität, das mit ihren persönlichen Zielen und Einstellungen übereinstimmt
• Sie sehen einen Sinn in dem, was Sie tun
• Sie können sich auf Ihre Aufgabe konzentrieren
• Die Anforderungen stehen in einem guten Verhältnis zu Ihren Fähigkeiten
• Sie haben Kontrolle über Ihre Aktivität

Bei Tätigkeiten, die Sie gerne verrichten, stellt sich wahrscheinlich häufiger ein Flow-Gefühl ein. Nun hat aber nicht jeder das Glück, nur Aufgaben zu erledigen, die tatsächlich Spaß machen. Dem Flow-Prinzip zufolge können Sie allerdings auch aus unangenehmen Tätigkeiten Freude ziehen – wenn Sie sich als Teil eines „großen Ganzen“ begreifen. Als Projektmanager oder als Mitarbeiter in einem Projekt dienen Sie auch mit lästigen Arbeiten dem Erreichen des Projektziels; sehen Sie unangenehme Tätigkeiten nicht als lästiges Übel, sondern als Schritt auf dem Weg zu eben diesem Ziel, stellt sich der Flow eher ein. Das gilt allerdings nur, wenn die Projektziele auch mit Ihren eigenen Werten und Einstellungen übereinstimmen. Daher sollten Sie zunächst Ihre eigenen Werte und Ziele kennenlernen, wenn Sie „im Fluss“ arbeiten möchten.

Das Flow-Prinzip und Einflüsse aus dem Umfeld

Dem Flow-Prinzip zufolge kommt es aber nicht nur auf die innere Einstellung, sondern auch auf die Einflüsse aus der Umwelt an. Hier sind Führungskräfte und Projektmanager gefragt, um ihren Mitarbeitern die perfekten Voraussetzungen zu bieten. Dazu gehört es, klare Ziele vorzugeben und den Mitarbeitern geeigneten Raum zum Arbeiten zu geben. Als Führungskraft, die am Flow interessiert ist, sollten sie auf der einen Seite durch klare Regeln Orientierung schaffen, auf der anderen Seite Ihren Mitarbeitern Möglichkeiten zur freien Entfaltung einräumen. Geben Sie regelmäßig konstruktives Feedback für die geleistete Arbeit und tragen Sie immer neue Herausforderungen an Ihre Mitarbeiter heran, damit sich keine Langeweile einstellt. So schaffen Sie Bedingungen, unter denen Ihre Mitarbeiter Erfüllung in ihrer Arbeit und damit den Flow finden können.

Wie Sie Ihre eigenen Werte und Ziele eruieren und was Unternehmen noch alles leisten können und sollten, um ihren Mitarbeitern in den Arbeitsfluss zu verhelfen, haben übrigens Udo Berenbrinker und Jenny Karpawitz für business-wissen.de schön zusammengefasst.

Wie sieht es bei Ihnen aus? Wann kommen Sie so richtig in den Flow? Sind Sie der Meinung, man könne das Flow-Gefühl innerhalb eines Projektteams fördern und wenn ja, wie?

Abnahmeprotokoll – bis auf Nacharbeiten…

Abnahmen sind immer ein leidiges Thema. Der Kunde bekommt meist nicht genau das, was er sich vorgestellt hat und der Lieferant ist der Meinung, dass er so ziemlich alles nach Vorgaben realisiert hat. In der Praxis zeigt sich im Rahmen der Abnahme, ob die Anforderungen ausreichend präzise formuliert wurden. Ggf. gab es auch schon einen Prototypen, zu dem der Kunde Änderungswünsche äußern konnte, vielleicht war er im Rahmen eines agilen Projekts auch ständig vor Ort im Team und hat Teilabnahmen erteilt.

Wie auch immer, es muss dokumentiert werden. Dies kann man mehr oder minder aufwendig gestalten. Das hier vorgestellte Abnahmeprotokoll stellt quasi einen Mindeststandard dar, in dem jede Anforderung zu einem bestimmten Termin zur Abnahme bereitgestellt wird und von einem Verantwortlichen zu einem weiteren Datum möglicherweise mit oder ohne Kommentare abgenommen wird.

Aufgabenliste und Zeitinventur – Woher bekomme ich mehr Zeit?

Wenn Sie ein neues Projekt übernehmen oder einen neuen Job antreten, werden Sie meist von einer Unmenge Aufgaben erschlagen. Mit den Erfahrungen der letzten Jahre habe ich für Sie eine Aufgabenliste zusammengestellt, die bei der Priorisierung und der Kontrolle der Aufgaben hilft und eine Zeitinventur für das eigene Zeitmanagement enthält. Für beides gibt es viele Tools, allerdings helfen Outlook etc. nicht wirklich, wenn der zeitliche Notstand hereinbricht. Mit den gewonnenen Erkenntnissen aus dem Template sollte es schnell wieder aufwärts gehen, gefolgt vom Umstieg auf ein einfacheres Tool. Vor einiger Zeit habe ich zur Wichtigkeit der täglichen Aufgabenplanung die These 1 Stunde Zeit durch 8 Minuten Tagesplanung sparen gepostet. Hier nun der Weg dahin:

Mit der Aufgabenliste planen und kontrollieren Sie Ihre Arbeit:

1. Kategorie: was ist im Themenbereich zu tun?
2. Prio: welche Priorität hat es?
3. W: wie wichtig ist es?
4. D: wie dringlich ist es?
5. Aufgabe: was ist zu tun?
6. terminiert bis kommuniziert: wie ist der Status?
7. Delegation: ist delegiert? an wen?
8. Review: wann ist das Wiedervorlagedatum?
9. Termin: wann ist der Abgabetermin?
10. Dauer: wie lange dauert die Aufgabe?

Die Prioritäten werden basierend auf einer erweiterten Form von Eisenhowers ABC-Quadranten errechnet. Entsprechend Dringlichkeit und Wichtigkeit werden folgende Prioritäten vergeben:

1. A – sofort erledigen
2. B – planen, terminieren
3. C – reduzieren, eliminieren, delegieren
4. D – Bodensatz
5. x – Papierkorb

Der Bodensatz ist die wesentliche Ergänzung gegenüber Eisenhower. Im Gegensatz zur Arbeit eines Generals arbeiten die meisten Projektmanager in einem Arbeitsverhältnis, in dem man nicht allzuviele Aufgaben einfach dem Papierkorb zukommen lassen kann. Es handelt sich um den Bodensatz von Aufgaben, die weder besonders wichtig noch dringlich sind, aber trotzdem erledigt werden müssen. Bei überlasteten oder schlecht organisierten Kollegen, wächst er permanent, um dann mit schädlichen Folgen im Papierkorb zu laden. Meine Methode ist, möglichst täglich einen Teil davon abzuarbeiten bzw. neu zu priorisieren.

Parallel zur Dokumentation des Fortschritts der Afugaben können Sie eine Zeitinventur durchführen. Tragen Sie neben Beginn, Ende und Dauer Kreuzchen in den vier Spalten

1. Tätigkeit notwendig
2. Zeitaufwand gerechtfertigt
3. Ausführung zweckmäßig
4. Zeitpunkt sinnvoll

ein. Aus den gewonnenen Daten gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse hinsichtlich der Korrektheit Ihrer ursprünglichen Einschätzungen und Planung als Grundlage für Maßnahmen zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements. Bei weniger als 90% Kreuzchen wird eine rote Markierung in der untersten Zeile angezeigt um auf dringenden Handlungsbedarf beim Zeitmanagement hinzuweisen, Beginn, Ende und Dauer müssen Sie selbst auswerten.

Besprechungsprotokoll – es wurde vor einer Woche entschieden, dass …

Heute einmal ganz unspektakulär eine Vorlage für ein Besprechungsprotokoll mit der lesson learned: jedes Meeting in dem Entscheidungen gefällt, Termine vereinbart, Aufgaben verteilt oder wesentliche Informationen verteilt werden, muss dokumentiert werden. Ausnahme: es gibt gute Gründe den Inhalt des Meetings vertraulich zu behandeln. Nichts ist angenehmer für einen Projektmanager, als in eine schwierige Diskussion mit dem Wissen einzusteigen, dass es zum Thema bereits verbindliche Aussagen gab, welche in einem Protokoll festgehalten wurden. Trotzdem muss auch in solchen Fällen mit gesunden Menschenverstand entschieden werden, ob man diesen Hebel in der Diskussion verwenden will.

CR – Änderungen müssen bewertet werden…

Wie im Rahmen der Veröffentlichung der CR-Liste bereits kommentiert, genügt es nicht für ein Projekt nur eine Liste von Änderungsanforderungen zu führen. Jede einzelne Änderung sollte über einen Change Manager, dies kann auch der Projektmanager sein, an das Projekt herangetragen werden und einen Bewertungsprozess durchlaufen. Alle größeren Changes sollten hinsichtlich möglicher Lösungsszenarien und deren Auswirkungen untersucht und von einem geeigneten Gremium entschieden werden. Die CR-Vorlage bietet Ihnen einen konkreten Leitfaden um eine Bewertung vorzunehmen, je nach Organisation sollten die Kriterien angepasst werden:

Weitere hilfreiche Projektmanagement-Templates

Die vorgestellten Dokumentenvorlagen und Texte, sowie weitere hilfreiche Templates zum Thema Projektmanagement gibt es zum Download auf der Webseite von Unlocking Potential.

Heute möchte ich ein Thema ansprechen vor dem selbst Projektmanager – per definitionem Organisationsgenies – nicht immer gefeit sind: die Prokrastination, im Volksmund auch Aufschieberitis genannt. Spätestens am Beispiel der Steuererklärung dürfte das Phänomen jedem bekannt sein: Eine notwendige, aber unangenehme Aufgabe wird wieder und wieder und wieder verschoben. Das Problem am Aufschiebeverhalten ist, dass sie schnell zur Gewohnheit werden kann. Denn oft erledigt sich Unerledigtes tatsächlich von selbst und der Belohnungseffekt lässt uns ein Verhalten wiederholen. Die tatsächlichen Ursachen für das Aufschieben sind jedoch äußerst vielfältig; sie reichen von Angst – vor Erfolg oder Versagen -  über schlichte Langeweile bis hin zum ADS (Aufmerksamkeits-Defizit-Syndrom).

Gefährlich wird das Aufschiebeverhalten, wenn es chronisch wird. Denn selbst, wenn Auftraggeber, Chef und Kollegen nichts davon mitbekommen, weil Aufgaben auf den letzten Drücker doch noch erledigt werden, so leiden Betroffene häufig unter starken Schuldgefühlen. Dabei hat Prokrastination nichts mit Faulheit zu tun – tatsächlich kann sie sogar sehr sinnvoll sein. Wer mehr über den tieferen Nutzen – Stichwort: Selbsterkenntnis -, Ursachen und „Behandlungsmöglichkeiten“ von chronischer Prokrastination erfahren will, dem kann ich nur das äußerst tiefgreifende E-Book “How To Overcome Procrastination” von Celestine Chua empfehlen – meines Erachtens der nachhaltigste Ansatz zur Überwindung der Prokrastination.

Was aber, wenn Sie jetzt vor einer Aufgabe stehen, der sie sich partout nicht entziehen können – und es trotzdem nicht schaffen, anzufangen?

Selbstorganisation: Zielsetzung & Teilschritte

Wer sein Aufschiebeverhalten hauptsächlich auf ein schlechtes Zeitmanagement zurückführt, dem sei die GTD-Methode des Selbstorganisations-Experten David Allen empfohlen. Hierbei wird ein Projekt in kleinste Teilaufgaben heruntergebrochen, der Tag durch tägliche Ziele vorstrukturiert und die Aufgaben nach Prioritäten sortiert. Insbesondere komplexe und große Projekte werden so zu handlichen Aufgaben, die schnell erledigt werden können, ohne das große Ziel aus dem Blick zu verlieren. Bei einer vernünftigen Zeitplanung kommt es jedoch darauf an, realistisch zu bleiben: Ganz nach dem Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Als Ansporn sollten Sie sich daher knappe Deadlines setzen, die dennoch nicht überfordern und genügend Zeit für Freizeit lassen.

Weitere Tipps zum Thema “Deadlines setzen”, finden Sie übrigens auf der karrierebibel von Jochen Mai.

Motivation: Zuckerbrot oder Peitsche?

Jeder Mensch ist einzigartig, entsprechend individuell ist die persönliche Motivation. Die einen arbeiten besser, wenn sie Konsequenzen fürchten, die anderen werden durch die Aussicht auf Belohnungen aktiv. Je nach dem können Sie folgende Strategien probieren:

Verpflichtung und Konsequenzen visualisieren
Informieren Sie einen Freund oder Bekannten von Ihrem Vorhaben und denken Sie sich eine Strafe bei Nichteinhaltung aus – z. B. sein Wohnzimmer zu streichen oder ein gemeinsames Abendessen zu zahlen. Außerdem sollten Sie sich immer wieder konkret die Folgen Ihres Aufschiebens vor Augen führen: das schlechte Gewissen, Überstunden, Qualitätsverlust Ihrer Arbeit, Unbill des Chefs oder Auftraggebers, der Kollegen, etc.

Verlockend: Belohnungen
Insbesondere Aufgaben, die wir subjektiv als wertlos empfinden, schieben wir gerne auf. Hier kann es helfen, sich selbst Belohnungen zu schaffen, z. B. durch einen Tag im Spa, eine Kurzreise oder die Uhr, die wir uns bisher nicht gegönnt haben. Natürlich sollte die Belohnung im Verhältnis zur Aufgabe stehen. Der Anreiz sollte die Gründe fürs Aufschieben dennoch überwiegen. Übrigens kann auch hier die Visualisierung helfen: Stellen Sie sich vor, wie Sie sich fühlen, wenn Sie die Aufgabe mit Bravur erledigt haben – gute Gefühle sind ebenfalls hervorragende Stimuli.

Ein guter Start: die kleinste Einheit
Meine Lieblingsstrategie bei besonders hartnäckigen Fällen ist die Erledigung der kleinsten Einheit einer unangenehmen Aufgabe. Dies kann das reine Zusammenstellen von Unterlagen sein, ein einfacher Anruf oder die Arbeitszeitbegrenzung auf fünf Minuten. Der erste Schritt ist bekanntlich der schwerste und wenn man einmal angefangen hat, bleibt man häufig dran. Wichtig ist jedoch, dass man sich die Option offenlässt, wirklich nur den kleinsten Teilschritt zu erledigen und anschließend ohne schlechtes Gewissen aufzuhören. Nur so überlistet man den inneren Schweinehund. Außerdem hat es sich bewährt, mit den unangenehmsten Aufgaben gleich zu Beginn des Tages anzufangen, da hier das Energielevel noch hoch ist und Sie den Rest des Tages unbeschwert genießen können.

Wie gesagt, motiviert sich jeder anders, daher würde es mich interessieren, welche Strategien Sie anwenden, um den inneren Schweinehund zu überwinden? Haben Sie vielleicht noch weitere Tipps, um der Prokrastination entgegen zu wirken?

Viele Projektmanager bedienen sich daher der GTD-Methode des US-amerikanischen Selbstmanagement-Coachs David Allen. Seine Technik basiert vor allem auf Ordnung – sowohl äußerlicher als auch innerlicher.  Und keine Frage: Wer sich einmal mit seiner Methode beschäftigt hat, der möchte sie nicht mehr missen. Dennoch gibt es zwei Aspekte des Zeitmanagements, bei dem ich GTD nicht als Best Practice bezeichnen würde: Die Einhaltung von Pausen und das Singletasking.

Mehr Effizienz durch Singletasking

Warum Singletasking, also die Bearbeitung nur einer Aufgabe zu einer bestimmten Zeit, so wichtig für unsere Konzentration und Produktivität ist und warum Multitasking keineswegs notwendige Realität des Arbeitsalltags sein muss, wird in dem Blogbeitrag „Singletasking statt Multitasking“ auf orga-dich.de hervorragend veranschaulicht.

Ergänzend will ich nur die Bedeutung von regelmäßigen Pausen für unsere Leistungsfähigkeit hervorheben. Gerade Projektleitern oder Team-Mitarbeitern mit übereifrigen Kollegen fällt das Innehalten während eines laufenden Arbeitsprozesses schwer. Dabei können wir unser volles Potential nur dann ausschöpfen, wenn wir uns genügend Auszeiten nehmen. Für mich hat sich in diesem Punkt die Pomodoro-Technik von Francesco Cirillo als äußerst hilfreich erwiesen.

Grundlagen der Pomodoro-Technik

Ähnlich wie bei der GTD-Methode, werden zu Beginn des Tages alle anliegenden Aufgaben auf einer To-Do-Liste notiert und nach Dringlichkeit sortiert. Anschließend arbeiten Sie diese in 25 Minuten-Abschnitten der Reihe nach ab.

Zwischen den einzelnen Abschnitten sollten Sie sich jeweils 5 Minuten Zeit zur Entspannung nehmen und keinesfalls irgendetwas tun, das in Beziehung zur eben bearbeiteten Aufgabe steht. Innerhalb der Abschnitte sollte nur eine einzige Aufgabe bearbeitet werden.

Sind Sie früher mit Ihrer Arbeit fertig, können Sie die übrige Zeit zur Rekapitulation nutzen. Es sollte keine neue Aufgabe in Angriff genommen werden. Nach jeweils vier Abschnitten wird eine größere Pause von 15-30 Minuten eingelegt.

Die ausführliche Anleitung und hilfreiche Tipps zum Umgang mit Ablenkungen finden Sie im kostenlosen E-Book „The Pomodoro Technique“.

Tools

Grundsätzlich brauchen Sie für diese Technik lediglich einen Stift, ein Blatt Papier und eine Eieruhr zur Bemessung der Abschnitte und Pausen. Franco Cirillo nutzte während der Entwicklung eine Eieruhr in Form einer Tomate, daher der Name Pomodoro (ital. für Tomate). Mit der wachsenden Beliebtheit der Methode sind inzwischen unzählige, kostenlose Tools und Apps auf den Markt gekommen. Die wichtigsten sind:

• Der Focus Booster als Ersatz für die Eieruhr. Sie können ihn sowohl in Ihren Browser integrieren oder als Applikation zu Adobe Air nutzen.
• Der Pomodoro-Helper, mit dem Sie zudem Ihre To-Do-Liste planen und einschätzen können, wie viele Abschnitte Sie für die Erledigung einer Aufgabe benötigen.
• Für iPhone-Liebhaber die Applikation PomodoroPro.

Übrigens müssen auch eingefleischte GTD-Anhänger nichts befürchten. Die Pomodoro-Technik lässt sich problemlos in David Allens Methode einfügen. Um ehrlich zu sein, würde es mich nicht wundern, wenn er sie selbst anwendet …

GTD basiert auf dem Prinzip, dass eine Person ihre anstehenden Tätigkeiten in einem wie auch immer geartetem System notiert und somit den Kopf frei hat für Wichtigeres. Dieses System liefert kontextbezogene Aufgabenlisten für den Alltag. Die Person soll sich somit auf die Erledigung ihrer Aufgaben konzentrieren können, ohne befürchten zu müssen, etwas zu vergessen. GTD ermöglicht effizientes und belastungsfreies Arbeiten.

Hört sich das interessant für Sie an?

Wir sponsorn Ihnen einen kostenlosen mehrwöchigen Online-Workshop in Zusammenarbeit mit dem GTD-Experten, Oliver Gassner, mit der Möglichkeit, die Selbstmanagement-Methode kennenzulernen und in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren.

Der Ablauf

Im Online-Workshop lernen Sie in einer Gruppe die Methode kennen, indem Sie das Buch “Getting Things Done / Wie ich die Dinge geregelt kriege” Kapitel für Kapitel gemeinsam durcharbeiten.

Einmal pro Woche erhalten Sie eine Nachricht, die auf wichtige Aspekte des zuvor gelesenen Kapitels hinweist und weitere wichtige Hinweise und Tipps enthält. In der “virtuellen Lerngruppe”, auf die nur Sie als Teilnehmer Zugriff haben, können Sie sich mit den anderen Teilnehmern austauschen und Fragen mit dem GTD-Experten Oliver Gassner diskutieren.

Um an unserem Online-Workshop teilnehmen zu können, benötigen Sie lediglich ein Benutzerkonto in unserem Forum. Damit wir Sie für die virtuelle Lerngruppe freischalten können, teilen Sie uns einfach in einer E-Mail an gtd (at) braintool.com Ihren Benutzernamen mit.

Dann benötigen Sie natürlich noch das Buch. Ob Sie die deutsche oder englische Fassung lesen, bleibt Ihnen überlassen. Wer passabel Englisch kann, ist mit der Originalfassung gut bedient.

Wir würden uns freuen, Sie als Teilnehmer an unserem GTD Online-Workshop begrüßen zu dürfen.

Der Kurs startet am 12. Oktober 2009!

Weitere Instruktionen erhalten Sie von uns nach Ihrer Anmeldung.

In drei Schritten zum kostenlosen GTD Online-Workshop

1. Benutzerkonto einrichten (falls nicht schon vorhanden)
   
2. Benutzername mitteilen
3. Buch kaufen (deutsch / englisch)

Artikel von Oliver Gassner

Wissens- und Projektarbeit heißt, eigene oder fremde Informationsströme zu er- und bearbeiten, Informationen auszuwerten und wiederzufinden. Und das alles möglichst rechtzeitig. Selbstmanagementlehren aus dem Zeitalter des Papierplaners, die mit Tages- und Wochenplänen arbeiten, scheitern an der im digitalen Alltag geforderten Flexibilität. David Allens Methode „GTD“ verspricht Hoffnung.

Um es gleich vorauszuschicken: Egal, wie gut ein Selbstmanagementsystem ist, die Arbeit muss man immer noch selbst erledigen. Aber manchmal hilft es, zu wissen, was mit welcher Information zu geschehen hat und rechtzeitig das Richtige zu tun. Selbstmanagement reduziert Stress. Und das ist schon einmal eine Menge. Am Beginn von David Allens Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ („Getting Things Done“, GTD) steht die Erkenntnis, dass die Tage immer kürzer sind, als die Menge an Aufgaben, die wir an ihnen erledigen wollen. Ein Telefonanruf, eine E-Mail oder ein in der Tür stehender Manager oder Kollege können den sorgfältig ausgetüftelten Tagesplan binnen Sekunden über den Haufen werfen.

Wahrscheinlich ist es genau diese Erkenntnis über den Alltag insbesondere der Wissens- und Projektarbeit, die GTD zum bevorzugten Selbstmanagementsystem vieler Projektmanager gemacht hat. David Allen, der sich seit über 20 Jahren mit Selbstmanagement beschäftigt, führt den Stress, den wir bei der Arbeit empfinden vor allem darauf zurück, dass uns ständig Dinge im Kopf herumgeistern, die wir zwar machen müssten, aber aus bestimmten Gründen jetzt und hier nicht erledigen können. Um diese Erkenntnis herum bastelt er sein Selbstmanagementsystem. Dieses besteht aus:

• Erfassen
• Durcharbeiten/Klären
• Ordnen
• Durchsehen
• Erledigen

Bevor wir uns den Einzeldisziplinen widmen, schieben wir eine weitere Erkenntnis Allens ein: Nur wenn wir über die geeigneten Werkzeuge und Aufbewahrungssysteme verfügen und gleichzeitig elegante Verfahren kennen, die uns bei jedem Ding in unserem Kopf, unserer Mailbox oder auf unserem Schreibtisch sagen können, was damit wie zu geschehen hat, können wir effizient und stressfrei arbeiten.

Die sehr schematische Organisation von Arbeitsabläufen bei der GTD-Methode erleichtert das Jonglieren mit den täglichen Aufgaben.

Erfassung

Wir sind von „Zeug“ umgeben: Dingen, Ideen, Aufgaben, bei denen wir nicht wissen, was wir damit als nächstes tun sollen. Die gehören laut Allen raus aus dem Kopf, rein in ein „vertrauenswürdiges System“, das uns rechtzeitig daran erinnert, was zu tun ist.

Banal gesagt: Wir müssen Listen anfertigen. Nicht nur, wenn wir die Übersicht verloren haben oder einkaufen gehen oder vor der Fahrt in den Urlaub, sondern immer.

Auf die Listen gehört alles, was wir sonst im Kopf, auf Zetteln oder Ordnerstapeln aufbewahren würden, übersichtlich an einer Stelle. Davon ausgenommen sind Aufgaben, deren Erledigung nicht mehr als zwei Minuten kostet. Diese sind undelegierbar und werden sofort selbst erledigt, denn das Verwalten oder Delegieren würde länger dauern, als es gleich selbst zu machen.

Durcharbeiten / Klären

Wir haben E-Mail-Fächer, Eingangskörbe, Schreibtische, Anrufbeantworter, Notizbücher, Kalender, Festplatten und dunkle Ecken. Überall findet sich „Zeug“, hinter dem sich Aufgaben verbergen. Beim „Durcharbeiten“ werden diese E-Mail-Eingangsfächer systematisch geleert und für jedes „Zeug“ wird festgelegt:

• ob etwas zu erledigen ist
• wenn ja, wann
• ob man es noch braucht
• wo die Aufgabe zu erledigen ist
• was genau der nächste Schritt (Next Action) ist

Die „nächste Handlung“ (Next Action) ist Kernpunkt von Allens System. Eines seiner Beispiele ist folgendes: Bei nicht wenigen von uns stehen Dinge auf der To-Do-Liste wie „Reifenwechsel“. Sinnvoller wäre es an dieser Stelle zu notieren, was konkret zu tun ist: „Werkstatt wegen Termin für Reifen anrufen“ klingt da schon besser. Eventuell sogar „Telefonnummer Werkstatt raussuchen“. Jede Aufgabenauflistung braucht eine Handlung, ein Verb, ein Tunwort, damit auch klar ist, was als nächstes ansteht, denn sonst passiert es nie.

Ordnen

Das „Ob“, „Wo“ und „Wann“ spielt die zentrale Rolle beim Ordnen der Aufgaben. Was noch gebraucht wird, aber jetzt keinerlei Reaktion erfordert, kommt ins „Archiv“. Was in die „Wiedervorlage“ muss oder demnächst zu geschehen hat, gehört auf eine Kontextliste. Denn wenn ich im Büro bin, nützt mir auf meiner Liste der Punkt „Garage aufräumen“ wenig. Beim Aufräumen meiner Garage bringt es wiederum nichts, wenn ich lese: „Chef wegen Gehaltserhöhung ansprechen“. Während das eine in den Kontext „zu Hause“ gehört, passt das andere wohl besser auf die Liste „Büro“
oder besser noch „Besprechung Chef“.

Durchsehen

Ein weiterer zentraler Punkt ist das Durchsehen aller Listen – auch solcher mit Aufgaben, die nicht aktuell anstehen. Das soll nach Allen wöchentlich – z. B. Freitags oder Sonntags – stattfinden. Erledigen Allen bietet einige Hilfestellungen für die Entscheidung, was zuerst zu tun ist. Er schlägt vor, sich folgende Fragen zu stellen:

• Kann ich das hier und jetzt tun?
• Habe ich genug Zeit?
• Habe ich genug Energie?
• Ist dies die wichtigste der Aufgaben, für die ich Zeit und Energie habe?

GTD-Workflow künstlerisch wertvoll dargestellt.

Projekte

David Allens Definition eines Projekts dürfte jedem Projektmanager die Zehennägel hochrollen: „Ein Projekt ist jede Aufgabe, die zur Erreichung ihres Ziels mehr als einen Schritt benötigt.“ Peng. Und gleich noch einen hinterher: „Projekte kann man nicht erledigen, nur Aufgaben kann man erledigen.“ Dass Allen den Begriff des Projekts überhaupt einführt, hat einen gewichtigen Grund: Projektaufgaben, also solche, die zu anderen Aufgaben führen, müssen anders behandelt werden als einzelne Aufgaben. Projekte werden nämlich zusätzlich auf einer „Projektliste“ vermerkt, und die wird bei einer wöchentlichen Durchsicht konsultiert und daraufhin geprüft, ob auch jedes Projekt eine definierte „nächste Handlung“ hat. So fällt kein Projekt „durch die Ritzen“. Allen geht davon aus, dass jeder von uns einige Dutzend solcher Projekte hat.

So viele Listen

Wir führen also eine Liste pro Kontext, in der Regel mindestens für Zuhause, Büro, Besorgungen, eine für jeden Besprechungspartner, zusätzlich eine Projektliste und eine der „delegierten Aufgaben“, als letzte eine für Aufgaben, die „vielleicht irgendwann“ anzugehen sind. Auch sie werden wöchentlich durchgesehen, um sie präsent zu halten. Auf separaten Listen stehen eventuell noch Bücher, die man kaufen oder Filme, die man sehen möchte.

Archiv und Wiedervorlage

Als Archiv schlägt Allen – außer für Dinge wie Rechnungen und andere steuerrelevante Unterlagen, die separat abgelegt werden – eine durchlaufende Ablage von A-Z vor. Seit ich eine solche habe, sind alle Ablageaufgaben in der Tat binnen einer Minute pro Vorgang erledigt: Denn nur, wenn es fix geht, tut man es auch. Zum Managen der Wiedervorlage schlägt Allen 43 Ordner vor, in denen man „Briefe an sich selbst“ schreibt. Zwölf für die Monate, 31 für jeden Tag im Monat. Täglich kommt der Inhalt des „Tagesbriefs“ in die Inbox. Dabei ist die Idee, dass der komplette Inhalt einer Inbox jeden Tag durchgearbeitet – was eben nicht heißt: erledigt – wird.

Unternehmenskultur

Während GTD schon im Solo-Einsatz einen recht ordentlichen Produktivitätsgewinn und Ordnungsschub auslöst, preist David Allen auch den Einsatz in Unternehmen an. Dass alle delegierten Aufgaben im Blick bleiben, dass für alle Projekte „nächste Handlungen“ festgelegt sind und alle Teammitglieder ihre Aufgaben in „vertrauenswürdigen Systemen“ managen – diese Kombination aus sich synergetisch verstärkenden Praktiken erhöht bei allen im
Team die Verlässlichkeit und senkt das Stresslevel.

Werkzeuge

An sich braucht es nicht mehr als einen Kalender, Mappen für Projektunterlagen, ein A-Z-Archiv zur Wiedervorlage und viele, viele Listenblätter, um GTD zu praktizieren. Alles, was aus Papier ist, kann auch durch simple Textdateien und Ordner auf einer Festplatte oder einem USB-Stick ersetzt werden. Dennoch haben sich mannigfaltige  Verwaltungswerkzeuge herausgebildet: von Druckvorlagen für Kalendereinlagen oder Tippsammlungen, wie man sich etwa einen Planer nur aus einem Stapel Karteikarten und Binder-Clips bastelt, bis hin zu digitalen Lösungen, die sich zwischen JavaScript-Wikis in einer Datei und gehosteten Unternehmenslösungen aufspannen. Alle werben für sich mit der magischen Anziehungskraft von GTD. Man kann aber auch auf David Allens Webseite allerlei Büromaterialien für Fortgeschrittene oder Outlook-GTD-Plugins erstehen.

Beim Einarbeiten in GTD helfen nicht nur die Lektüre des Buchs „Getting Things Done“ – wer akzeptabel Englisch kann, sollte das Original lesen, statt sich mit der passagenweise rätselhaften deutschen Übersetzung „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ abzumühen – und seines Nachfolgerbuchs „Ready for Anything“, das mehr oder minder eine Sammlung von Newslettern ist. Inzwischen haben sich eine Reihe von Weblogs dem Thema GTD verschrieben.

Das Blog ImGriff.com widmet eine interessante Serie dem Thema. Mittlerweile kann man jedoch täglich in vielen Quellen nachlesen, welche Software man noch ausprobieren sollte oder welches Papierspielzeug man noch basteln könnte, anstatt zu arbeiten. Eine Ablenkung, die längst den Namen „Productivity Porn“ verpasst bekommen hat. Man tut allerdings besser daran, sich seine eigene GTD-Lösung zu basteln und die Produktivitätspornographie links liegen zu lassen. Oder zumindest auf die „vielleicht irgendwann“-Liste zu verbannen.

Mögliche Effekte bei der Umsetzung von GTD.

Fazit

David Allen geht im Laufe des Buchs immer wieder darauf ein, dass man die Werkzeuge, mit denen man arbeitet, „mögen“ muss, um sie gern und konsequent einzusetzen. Nur, wenn das „verlässliche System“ konsequent und lückenlos ist, wird man es auch nutzen. Wenn nicht, schlagen die Wogen aus zu vielen Aufgaben und Stress schon bald wieder über dem Kopf zusammen. Obwohl GTD am besten wirkt, wenn man es möglichst umfassend einsetzt, lässt sich auch von kleinen Änderungen an Arbeitsabläufen profitieren – etwa, indem man beim Verfassen von Tasks gleich eine konkrete Handlungsanweisung notiert oder Aufgaben, die zwei Minuten oder weniger erfordern, sofort erledigt. Da GTD nicht nur eine Sammlung von Werkzeugen ist, sondern eher eine neue Denkweise oder, wie der englische Untertitel andeutet, eine Kunst, erlernt man es am besten, indem man sich die Techniken Stück für Stück aneignet. Wer das Buch später ein zweites Mal liest, sieht schnell, woran es noch hapert. Manchen hilft es, das Projekt „stressfreie Effizienz“ in der Gruppe anzugehen, andere kommen besser mit einem Kurs oder Coaching zurecht.

Über den Autor: Oliver Gassner berät, konzipiert, schult, hält Vorträge und schreibt zu Themen rund um Weblogs, Wikis, das Social Web, Web3.D, Selbstmanagement und Kreativität. In seinem Blog finden sich auch Beiträge zu GTD und anderen Selbstmanagementthemen.

In diesem Zusammenhang bin ich kürzlich auf einen äußerst interessanten Bericht gestoßen, indem „Business Week“ über die Voraussetzungen erfolgreicher Meetings berichtet. Die Mehrzahl von Besprechungen ist laut dem Bericht unstrukturiert, nicht gerade inspirierend und unproduktiv.

Marissa Mayer leitet bei Google das Produktmanagement für die Suchprodukte und hat pro Woche im Schnitt 70 Meetings. Da wird keine Zeit verschwendet – selbst 5-minütige Zusammenkünfte müssen eine konkrete Agenda vorweisen. Um die Zeit im Blick zu halten wird auch schon mal eine 1,5 Meter hohe Stoppuhr an die Wand gebeamt, um den Druck für die Teilnehmer ein wenig zu erhöhen. Dies hat zur Folge, dass die Mitarbeiter bestrebter und schneller zum Ziel kommen.

To add a little pressure to keep meetings focused, Google gatherings often feature a giant timer on the wall, counting down the minutes left for a particular meeting or topic. It’s literally a downloadable timer that runs off a computer and is projected 4 feet tall.

Als im Interview mit der Business Week der Countdown endete, verstand es Mayer humorvoll dies als sanften Wink zu verkaufen anstatt das Interview abrupt zu beenden.

Folgend haben wir für Sie noch einige aus unserer Sicht wichtige Punkte zusammengetragen.

Die Vorbereitung

Der Projektleiter sollte sich vor jedem Meeting Punkte überlegen, die er erreichen will! Eine Agenda zu erstellen ist eine wichtige Vorbereitung um einen genauen Ablauf zu haben. Mit diesem Zeitplan weiß jeder Teilnehmer, um was es geht und wie viel Zeit dafür investiert werden muss. Jedes Meeting sollte einen Protokollführer haben. Bestimmen Sie diesen bereits im Vorfeld oder generell in einem rollierenden Verfahren.

Die Eröffnung

Laut Umfragen kann sich jeder Teilnehmer an die Eröffnung noch am Besten erinnern. Deshalb ist es besonders wichtig, pünktlich und mit einer Interesse weckenden Einleitung in das Meeting einzusteigen. Eine kurze Zusammenfassung über die Ziele und Punkte, die heute besprochen werden oder ein Blick in die Zukunft, reichen völlig aus.

Der Leiter hat die volle Kontrolle

• Der zuvor erstellte Zeitplan, muss stets befolgt werden, um die festgelegte Zeit einzuhalten.
• Sie dürfen nicht an einer Frage hängenbleiben. Wenn Sie merken, dass ein Problem sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, dann notieren Sie dies bspw. auf ein Whiteboard und besprechen das Problem am Ende des Meetings mit den Betroffenen separat.
• Der Protokollführer hält direkt und für jeden sichtbar Ergebnisse und konkrete Aufgaben (was, wer, bis wann) fest.
• Achten Sie darauf, dass nicht nur eine Person zum Zuge kommt, sondern jede das Recht hat etwas mitteilen zu dürfen.
• Stehen oder sitzen Sie als Meeting-Leiter an einem Ort, an dem Sie jeder im Blickfeld hat.
• Pausen in längeren Meetings sind durchaus wichtig. Bauen Sie in Ihrem zuvor angefertigten Zeitplan Pausen ein, die fest eingehalten werden. Die gemeinsame Kaffeepause lockert die Stimmung und fördert die Kommunikation.
• Meetings mit viel Abwechslung sind spannender und erfolgreicher. Beispielsweise könnten Sie trockene Zahlen doch auch mal als schön aufbereitete Grafik präsentieren oder mögliche Lösungen für eine Problemstellung per Moderationskärtchen, statt in einer lebhaften Diskussion, abzufragen.

Klare Regeln aufstellen

Was leider allzu häufig ein großes Problem darstellt, ist, dass viele Teilnehmer sich während eines Meetings anderweitig beschäftigen. Das kann SMS schreiben, chatten oder das Abrufen von E-Mails sein. Um dies oder andere störende Faktoren zu vermeiden, stellen Sie klare Regeln auf, die beispielsweise Handys und Laptops, die nicht im Meeting benötigt werden, verbieten. Dadurch steigert sich die Aufmerksamkeit und das Team arbeitet zielorientierter.

Wenn das Meeting außer Kontrolle gerät

• Erheben Sie dezent Ihre Stimme und greifen Sie ein, wenn Leute zu lange reden.
• Bleiben Sie gelassen und handeln mit Bedacht.
• Sie sind der Projektleiter und dafür verantwortlich, dass das Meeting ein Erfolg wird.

Ein guter Schluss…

Genauso wie die Eröffnung, ist der Schluss ebenso wichtig. Am Ende der Besprechung sollte der Leiter die besprochenen Themen nochmals kurz zusammenfassen, nennen was erreicht wurde und was in der Zukunft noch erreicht werden soll.

Bedenken Sie jedoch, dass jede Organisation und jedes Team anders tickt. Nicht überall führen die selben Maßnahmen zum Erfolg. Seien Sie deshalb einfach mal experimentierfreudig und probieren Sie das eine oder andere aus. Die besten Rezepte entstehen durch Mut zur kreativen Verwendung der unterschiedlichsten Zutaten.

Verraten Sie uns doch Ihr Geheimrezept für gute Projektbesprechungen! Hinterlassen Sie uns einen Kommentar oder schreiben Sie uns eine Nachricht.

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