Report Aplan2016

[Schub]

Guten Tag liebe Community,

ich beschäftige mich seid ein paar Tagen mit A-plan2016 auf Testbasis um zu schauen, ob das was für mich ist oder nicht.

Es geht auch alles gut von der Hand, ich habe einige Abläufe eingetragen, Ressourcen zugeordnet...nun wird mir die Über/ bzw. Unterdeckung der Arbeitskraft schön angezeigt und ich kann die Dauer bzw. Durchführungszeiträume entsprechend hin und her schieben.

Mein Problem ist jetzt folgendes....ich passe alles an, so dass A-Plan mir anzeigt, dass der Großteil der Aufgaben mit zu viel Personal belegt ist, soweit so gut. Möchte ich jetzt aber einen Report ausgeben passiren zwei Dinge, die mich verwirren:

1. Laut A-Plan Ampel/Status werden ca. 70% der Vorgänge mit dem kleinen grünen Männlein angezeigt (also zu viel Kapazität/Arbeitskraft) da....im Report Kapazitätsverlauf liegt die Kurve der geplanten Kapazität fast ausschließlich über der maximal verfügbaren. Wie kann das sein? Wenn ich doch laut "normaler" Oberfläche bei den meisten Vorgängen eigentlich zu viel "max-Kapazität" habe? Ich könnte es ja verstehen, dass mit unter vielleicht eine Woche dabei ist, wo die geplante Arbeit die Kapazität übersteigt, der Vorgang an sich aber zu viele Arbeitskräfte zugeteilt bekommen hat...also irgendwie Blicke ich da nicht durch...aber dieses Phänomen könnte ich mir vielleicht noch durch tüfteln und rumprobieren erklären...

aber das zweite Problem definitiv nicht....das Problem ist nämlich, dass immer wenn ich mir einen Report generiere er meine Planung zerschießt. Ich weiß nicht warum, aber vor dem Report ist alles fein und hübsch, dann erstelle ich den Report und es werden scheinbar willkürlich Vorgänge verschoben oder Dauern verändert. Somit habe ich laute schöne grüne Männlein vor dem Report, nach dem Report ist plötzlich die Hälfte Rot....somit kann ich nicht mal versuchen durch Änderungen hier und da das ganze besser zu verstehen, weil ich nach dem Report eben eine völlig andere Planung vorfinde....

Kann mir da vielleicht einer weiterhelfen?

Edit:
Es kann auch keine Aktualisierung oder sowas sein, was ich vergesse vorher durchzuführen, denn wenn ich 5 mal in Folge einen Report erstelle, ändert mir das Programm jedesmal meine Werte die ich eingetragen habe...

[horstman]

Hallo Herr Schub,

der erste Punkt könnte damit zusammenhängen, dass beim Report der eingestellte Zeitbereich berücksichtigt wird, bei der Bildschirmdarstellung jedoch der gesamte Zeitraum.

Der zweite Punkt ist für uns aber völlig unerklärlich, da wir in den über 10 Jahren, seit wir Reports bei A-Plan anbieten, noch nie von so einem Fall gehört haben.

Könnten Sie sich daher bitte mit einer Kopie Ihrer Datenbank und Screenshots, die die Probleme zeigen, an support(at)braintool.com wenden? Wenn möglich, bitte als zip-Archiv.

Wir werden uns dann natürlich auch den ersten Punkt genauer ansehen.

Vielen Dank!

[Schub]

Vielen Dank für die schnelle Antwort,

nach einem kompletten Neustart hat sich zumindest Problem 2 erstmal erledigt, ich werde das natürlich im Auge behalten und mache jetzt immer screenshots vor dem Report, um bei einem erneuten Auftreten die Daten da zu haben...

Problem 1 ist tatsächlich so wie vermutet,

der komplette Vorgang an sich ist mit Kapazität mehr als ausreichend abgedeckt, deswegen das entsprechende Symbol, ich könnte also in diesem Vorgang die Dauer runterschrauben oder die Ressourcen dezimieren. Die komplette Arbeitslast in dieser Woche liegt jedoch über der maximalen Kapazität...

bedeutet, ich habe z.B. 1 Mitarbeiter als Ressource. Vorgang A deckt 8Aham Tag X ab...ist somit laut Anzeige alles ok. Jetzt habe ich einen Vorgang B am selben Tag, wieder mit 8Ah Aufwand. Ich ordne auch diesem Vorgang den selben Mitarbeiter zu. Das Programm gibt mir keinen Hinweis aus, weil ebenfalls die 8Ah ausreichend gedeckt sind...aber real weiß ich ja, dass ein Mitarbeiter an einem Tag nur 8Ah leisten kann, und keine 16Ah. Woran liegt das?

Ich möchte einfach verhindern, dass ich zwar genug Kapazität für die einzelnen Vorgänge habe, diese zeitlich jedoch so liegen, dass die Vorgänge im gesamten zusammen nicht zu schaffen sind...ich bräuchte also eine Funktion, mit der ich die wöchentlich geplante Kapazität mit der tatsächlich möglichen Kapazität abgleiche...laut Report im Prinzip nie die Max. Kapazität überschreite....

Edit:

Er zeigt mir dann bei beiden Vorgängen eine Auslastung von 100% an, was ja logisch ist, und in der MA Übersicht jeweils die beiden Vorgänge mit 100% und insgesamt an diesem Tag eben 200%...aber das ist doch in keinster Weise praktikabel...ich müsste doch an irgendeiner Stelle einen Hinweis dazu finden...

[horstman]

Hallo Herr Schub,

die angezeigte Kapazität von 200% für den Tag mit doppelter Belegung ist doch die Angabe, die Sie benötigen oder sehe ich hier etwas falsch?

Falls Sie aber einen Hinweis benötigen, der Ihnen gleich beim Zuordnen der Ressource angezeigt wird, können Sie das bei den Optionen unter "Allg. Programmeinstellungen" / "Hinweise..." / "Hinweis bei Ressourcenüberlastung" aktivieren. Außerdem wird Ihnen im Auswahlfenster bei der Zuordnung von Ressourcen jeweils die Restkapazität für den ausgewählten Vorgang in Klammer angezeigt - und diese ist "0", wenn im erforderlichen Zeitbereich bereits eine Zuordnung vorgenommen wurde.

[Schub]

Vielen Dank Herr Horstmann, dieser Hinweis ist genau das was ich gesucht habe!

[Schub]

Gibt es jetzt noch eine Möglichkeit im Fall dieser Überlastung der Kapazität die Vorgänge automatisch anzupassen? Also das Vorgänge wo eine Ressource mehr als 100% leisten müsste nicht nur den Hinweis ausgeben, sondern diese dann automatisch so angepasst werden, dass es passt? Oder ist dies dann nur durch manuelles verschieben der Vorgänge möglich?

[horstman]

A-Plan verzichtet bewußt auf automatische Ablaufänderungen - also auch auf ein Verschieben von Vorgängen, so dass Ressourcen nicht mehr überlastet sind -, da diese nur dann funktionieren, wenn vorher die erforderlichen Randbedingungen vollständig und richtig eingegeben wurden.
Hierzu gehört vor allem die Festlegung der jeweiligen Strategie, also z. B ob Termine einfach verschoben werden können (und wenn ja, wie weit und welche gar nicht), ob andere Ressourcen mit eingeplant werden sollen, ob Überstunden erlaubt sind, ob evtl. zuerst nur ein Teilumfang fertiggestellt werden soll usw.
Erfahrungsgemäß ist der Aufwand daher erheblich geringer, wenn Ablaufänderung im Bedarfsfall manuell durchgeführt werden. Außerdem ist bei automatischen Ablaufänderungen das Ergebnis oft nur schwer nachvollziehbar und entspricht nicht immer den Erwartungen (siehe oben).
Wir sind daher der Meinung, dass automatische Ablaufoptimierungen nur bei sehr komplexen Projekten sinnvoll sind, also dann, wenn die Projekte nicht mehr überschaubar sind und man daher nicht darum herum kommt, zunächst alle Randbedingungen einzugeben. A-Plan wurde aber bewußt als einfach zu handhabende Alternative für konventionelle Projektmanagementprogramme entwickelt...

[Schub]

Sehr schön,

vielen Dank erneut für die schnelle und gute Auskunft!