Es gibt verschiedene Methoden, ein effektives Zeitmanagement zu betreiben. Eine ist jedoch so simpel und gleichzeitig so genial, dass sie einem reichen Unternehmer 25.000 Dollar wert war: Die Ivy Lee Methode. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in nur sechs Schritten Ihren Arbeitsalltag im Projektmanagement besser strukturieren und Multitasking vermeiden können.
Die unglaubliche Hintergrundgeschichte
Charles M. Schwab war zu Beginn des 20. Jahrhunderts auf dem besten Wege, einer der reichsten Männer der USA zu werden. Er war Präsident des zweitgrößten Stahlbetriebes des Landes und konnte sich nach seinem Gang an die Börse vor Aufträgen kaum noch retten. Die Folge: Die Arbeit wuchs ihm und seinen Mitarbeitern über den Kopf. Da trat Irving „Ivy“ Lee in sein Leben – einer der Pioniere im Bereich Public Relations und zudem Produktivitätsexperte. Er zeigte Schwab eine Methode, um seine Zeit besser managen zu können. Sollte die Methode Schwab gefallen, könne er ihn mit einem individuell angemessenen Honorar entschädigen. Kurze Zeit später erhielt Ivy Lee einen Scheck über 25.000 Dollar. Offenbar war Ivy Lees Methode ein Volltreffer gewesen.
In sechs Schritten zum Erfolg
Was hat es mit der Ivy Lee Methode auf sich? Ganz einfach: In nur sechs Schritten erledigen Sie sechs Aufgaben pro Tag. Hochkonzentriert und hocheffizient. So funktioniert’s:
Schritt 1: Notieren Sie am Ende des Arbeitstages die sechs wichtigsten Aufgaben, die Sie am nächsten Tag erledigen wollen auf eine Liste.
Schritt 2: Priorisieren Sie die Aufgaben. Die erste Aufgabe ist die Wichtigste – Nummerieren Sie die restlichen Aufgaben dann nach ihrer Relevanz in absteigender Reihenfolge.
Schritt 3: Beginnen Sie gleich zu Beginn des Arbeitstages mit der ersten und wichtigsten Aufgabe – ohne zuvor E-Mails zu checken, Telefonate zu erledigen oder anderweitig zu agieren. Sie konzentrieren sich ganz auf diese Aufgabe, bis diese erledigt ist.
Schritt 4: Haben Sie die erste Aufgabe erledigt, können Sie diese abhaken. Halten Sie kurz inne und überprüfen Sie die Priorisierung der übrigen fünf Punkte. Ist eine dringende Aufgabe hinzugekommen? Kann etwas anderes wegfallen? Fahren Sie dann mit der zweitwichtigsten Aufgabe fort, der sie sich genauso hochkonzentriert und ablenkungsfrei widmen.
Schritt 5: Gehen Sie nach diesem Schema alle Aufgaben der Liste durch.
Schritt 6: Erstellen Sie am Ende des Arbeitstages eine neue Liste nach derselben Vorgehensweise. Aufgaben, die Sie nicht geschafft haben, wandern ebenfalls wieder auf die Liste und rücken meist in der Priorisierung nach oben.
Klingt einfach, ist aber extrem effizient im PM anzuwenden!
Vorteile der Methode für das Projektmanagement
Als Projektmanager ist es notwendig, dass Sie verschiedene Aufgaben im Blick behalten. Die Ivy Lee Methode kann das Auftreten von parallelem Multitasking verringern und die Aufmerksamkeit auf Aufgaben mit hoher Priorität lenken. Sollten Sie doch einmal vor der Herausforderung stehen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, können Ihnen diese Tipps zum Multitasking dabei helfen, besser mit Multitasking umzugehen.
Zudem hat die Ivy Lee Methode den Vorteil, dass Sie sich so organisieren müssen, jeden Tag zu überdenken, wo die Prioritäten liegen. Im positiven Sinne. Wer die wichtigste Aufgabe gleich zu Beginn des Arbeitstages erledigt, kann die übrigen Aufgaben entspannter und motivierter angehen.
Weitere Tipps für ein besseres Zeitmanagement
Tauchen manche Aufgaben kontinuierlich auf der Liste auf, ohne erledigt zu werden, sollten Sie kritisch nach dem „Warum“ fragen. Können diese Aufgaben eventuell gestrichen oder ausgelagert werden? Oder haben Sie diese nur nach hinten geschoben, weil sie Ihnen unangenehm sind?
Die Zahl sechs ist übrigens nicht in Stein gemeißelt, hat sich aber in der Praxis bewährt. Je nach Zeitumfang können Sie auch nur drei bis fünf Projekte auf Ihrer Liste notieren. Mehr als sechs To-Dos sollten es allerdings nicht sein, weil ansonsten die Übersichtlichkeit und Umsetzbarkeit der Methode beeinträchtigt wird.
Wenn Sie Ihre Aufgaben der Reihe nach abhaken, ist es wichtig, sich ganz und gar auf ihr augenblickliches Tun zu konzentrieren. Klingt einfach, ist es aber nicht. Oft bemerken wie gar nicht, wie vermeintlich kurze „Zwischenpausen“ uns wahnsinnig viel Zeit rauben. Werfen Sie einfach mal einen Blick auf die TOP 5 Zeitverschwender im Büro.
Eine weitere Methode, die sich hervorragend mit der Ivy Lee-Methode kombinieren lässt, ist die Pomodoro-Technik, über die sie ebenfalls in unserem Blog mehr erfahren können.
Haben Sie Erfahrungen mit der Ivy Lee Methode gemacht? Welche Veränderungen haben Sie dadurch in Ihrem Arbeitsalltag erzielt? Oder präferieren Sie eine andere Methode? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen im Kommentarbereich mit.