Archivierung von alten Projekten

[Markus Bücker]

Hallo zusammen,

Seitdem wir in unserer Firma A-Plan nutzen hat sich die Zahl der Projekte ständig vergrößert. Obwohl einige Projekte bereits abgeschlossen sind, sind sie immer noch in der A-Plan Datenbank aufgeführt. dies führt zu einem immer langsamer werden System.
Da A-Plan eine Archivierungsfunktion besitzt, wollten wir diese nun auch einsetzen. Das seltsame jetzt ist :

a) sowohl in der Hilfe als auch im Handbuch steht beschrieben das eine Archivierungsdatei erstellt wird, obwohl das offensichtlich bei dem Versuch nicht der Fall ist
--> eine Kopie der Datenbank wird erstellt

b) Ziel ist es die Projekte und Abschnitte zu löschen die bereit erledigt sind. Innnerhalb der Archivierungsoptionen kann man zwar einiges auswählen, zum Schluss bleiben jedoch mindestens die leeren Vorgänge erhalten.

Wie kann man jetzt in einem Zeitraum von Beginn der Benutzung bis zum 31.12.2010 alle erledgiten Vorgänge automatisch löschen lassen, nachdem ein Archiv angelegt worden ist? Ich muss wirklich sagen das die Archivierung derweil keine brachbare Funktion für mich darstellt.


Mit freundlichen Grüßen

Markus Bücker

[horstman]

Hallo Herr Bücher,

anbei der Originaltext aus dem Handbuch bzw. der Onlinehilfe von A-Plan:

Im Laufe der Zeit wird eine Datenbank immer größer und damit unübersichtlicher und schlechter zu handhaben. Es ist daher ratsam, abgeschlossene Projekte aus der aktuellen Datenbank zu entfernen und in eine Archivdatenbank einzufügen. Am einfachsten geschieht dies durch Ausschneiden und Einfügen (siehe Kopieren, Ausschneiden und Einfügen).

Es gibt allerdings Fälle, bei denen es nicht möglich ist, die Archivierung durch Ausschneiden eines zusammenhängenden Blockes vorzunehmen. Beispielsweise, wenn in Zeilen mit vielen Zeitbalken nicht die gesamte Zeile, sondern nur ein Teil der Zeitbalken entfernt werden soll. Für diese Fälle besitzt A-Plan über eine Funktion, die es ermöglicht, zunächst eine Kopie der aktuellen Datenbank in einem Archivverzeichnis zu speichern und anschließend in der aktuellen Datenbank alle Daten zu löschen, die innerhalb eines festzulegenden Zeitraumes liegen.

- Wie im zweiten Absatz beschrieben, ist die Archivfunktion in erster Linie dazu gedacht, Zeitbalken vor einem festzulegenden Termin zu löschen, wenn Zeilen mit sehr vielen Zeitbalken vorhanden sind. (Dies ist z. B. dann der Fall, wenn A-Plan für Belegungspläne etc. verwendet wird.)

- Im letzten Satz steht u. a., dass es sich beim Anlegen des Archivs um eine Kopie der Datenbank handelt. Für den beschriebenen Einsatzfall ist dies so auch sinnvoll, da durch das ausschließliche Speichern der gelöschten Zeitbalken in einer zweiten Datenbank der Gesamtzusammenhang verloren gehen würde.

- In Ihrem Fall ist daher die im ersten Absatz beschriebenen Vorgehensweise wesentlich besser geeignet: Da A-Plan mit unterschiedlichen Datenbanken mehrfach geöffnet werden kann und dann eine gemeinsame Zwischenablage verwendet, können abgeschlossenen Projekte mit Hilfe dieser Zwischenablage einfach in eine andere Datenbank übertragen werden. Um die abgeschlossenen Projekte einfacher identifizieren zu können, können Sie in der Statusauswahl nur die Schaltfläche mit dem "Haken"eindrücken, so dass nur erledigte Projekte angezeigt werden.

- Die Vorgehensweise beim Übertragen von Daten in eine andere Datenbank ist im Handbuch im Kapitel "Eingeben und Ändern" / "Verschieben und Kopieren" / "Übertragen von Vorgängen und Ressourcen in eine andere A-Plan-Datenbank" beschrieben (in der Onlinehilfe den Link am Ende des oben angeführten Absatzes anklicken).

[Markus Bücker]

Wie ich schon sagte wird sowohl im Handbuch als auch in der Build In Help davon gesprochen eine Archiv-Datei anzulegen.

Archivieren von A-Plan.jpg (135.32 KiB) 8572 mal betrachtet

Uns ist klar das es sich dennoch, um eine Datenbank handelt. Ich frage mich jetzt wie die Hilfe etwas falsches erklärt? Update von Funktionen ohen Update der Hilfe oder fehlendes Bugfix zum korrekten Benutzen der Archivierung.


Mit freundlichen Grüßen

Markus Bücker

[horstman]

Hallo Herr Bücker,

könnten Sie uns bitte etwas näher erläutern, was in der Hilfe falsch erklärt wird? Der Text, den wir in unserer vorherige Mail kopiert haben, stammt zwar von der aktuellen Verion 2010 von A-Plan und nicht vonder von Ihnen verwendeten Vorgängerversion, aber da sich hier kaum etwas geändert hat, kann dies nicht der Grund sein.

Den Satz "Update von Funktionen ohen Update der Hilfe oder fehlendes Bugfix zum korrekten Benutzen der Archivierung" verstehen wir leider gar nicht...

[Markus Bücker]

Wenn wir versuchen wie in der hilfe angezeigt, die Daten zu bereinigen , unter 1. Alle Zeitbalken bis zum 31.12.2010 zu löschen und 2. alle leeren Zeilen zu löschen bleiben nach erfolgter Archivierung dennoch alle Vorgänge mit gelöschtem Zeitbalken erhalten. Somit haben wir zur Übersichtlichkeit nichts gewonnen.

Ich frage mich allgemein, das wenn die Hilfe des Programms etwas anders erklärt als es funktioniert, in irgeneiner Form korrekt installiert ist. sind alle Pakete alle Updates korrekt überspielt worden oder ist während des Updates etwas schief gelaufen (z.B. Hilfe geupdatet, Funktion jedoch nicht). Ich hoffe sie verstehen jetzt besser worum es mir geht.


Mit freundlichen Grüßen

Markus Bücker

[horstman]

Hallo Herr Bücker,

da uns im Zusammenhang mit der Archivierungsfunktion - auch bei der Version 2009 von A-Plan - kein Bug bekannt ist, schlagen wir Ihnen vor, uns eine Kopie Ihrer Datenbank und einen Screenshot Ihrer Einstellungen zur Verfügung zu stellen, damit wir überprüfen können, warum das Ergebnis bei Ihnen nicht so ist, wie von Ihnen erwartet.

Wenn Sie damit einverstanden sind, können Sie uns die genannten Informationen über unserer Supportformular (siehe https://www.braintool.com/service-support-uebersicht/) zur Verfügung stellen. Selbstverständlich werden wir Ihre Daten streng vertraulich behandeln und nach der Überprüfung wieder löschen!