Erfolgreiches Multiprojektmanagement

Multiprojektmanagement bedeutet, den Überblick über Projekte und Projektteams im Betrieb zu behalten. Gleichzeitig laufende Projekte erfordern eine übergreifende Planung, Koordination, Kontrolle und Steuerung aller vorhandenen Ressourcen. Bei auftretenden Konflikten gilt es Prioritäten zu setzen, aber auch Synergien zu erkennen. Bei der erfolgreichen Bewältigung helfen bewährte Multiprojektmanagement-Tools und -Software.

Was verbirgt sich hinter dem Begriff Multiprojektmanagement? Wie lässt sich Multiprojektmanagement zu den Instrumenten Programm- und Projektportfoliomanagement abgrenzen? Das Online-Lexikon des Gabler Wirtschaftslexikons definiert Multiprojektmanagement folgendermaßen: „Gegenstand des Multiprojektmanagements sind Auswahl, Planung, Steuerung und Überwachung der gesamten Projektlandschaft eines Unternehmens oder einer Einheit.“ Multiprojektmanagement bezieht sich damit eindeutig auf alle Projekte einer Organisationseinheit.

Programmmanagement hingegen umfasst Projekte eines definierten Programms. Alle dazugehörigen Projekte verfolgen ein gemeinsames übergeordnetes Ziel. Das Programm ist zeitlich befristet und endet mit Erreichung der Zielsetzung.

Der Begriff Portfoliomanagement wird in der Praxis häufig synonym zu Multiprojektmanagement verwendet. Für eine zusätzlich Abstufung geben manche den zwei Begriffen unterschiedliche Bedeutungen. Projektportfoliomanagement beschreibt dann nur das Bilden von Portfolios nach bestimmten Kriterien. Ein Portfolio hat keine zeitliche Befristung. MPM wird nun als Oberbegriff verwendet und beschreibt die Planung, Steuerung und Überwachung aller Projekte. Multiprojektmanagement umfasst also somit die drei Abstufungen Projektmanagement, Programmmanagement und Portfoliomanagement.

Welche Ziele verfolgt Multiprojektmanagement im Unternehmen? Welche Aufgaben resultieren daraus und welche Rollenverteilung erweist sich als sinnvoll?

Klassisches Projektmanagement liefert die Systematik, um die Aufgaben und Herausforderungen bei der Abwicklung von Projekten im Unternehmen erfolgreich zu bewältigen. Projektmanagement definiert sich gemäß DIN 69901 als „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts.“ Projektmanagement dient letztlich der Einsparung von Zeit und Kosten.

Im Betrieb läuft meist jedoch nicht nur ein Projekt ab, sondern mehrere. Die einzelnen Projekte liegen vielfach untereinander im Wettstreit um das Budget sowie um die vorhandenen Ressourcen an Maschinen, Einrichtungen, Räumen oder Personal. Ziel des Multiprojektmanagements ist es, die Abwicklung aller Projekte im Betrieb optimal zu koordinieren, auszuführen und erfolgreich abzuschließen.

Im Alltag kommt es dabei immer wieder zu Überraschungen. Bauteile sind am Markt nicht erhältlich, Termine verschieben sich, knappe Ressourcen führen zu Engpässen, die Qualität stimmt nicht oder Kosten explodieren unerwartet. All diese Ereignisse sind zu meistern.
Da Multiprojektmanagement eine komplette Organisationseinheit oder das gesamte Unternehmen umfasst, unterliegt die Lösung dieser Aufgaben und Konflikte der jeweiligen Leitung. Das Management trägt die Verantwortung für MPM, ihm fällt automatisch die Führungsrolle zu.

Der Einsatz eines Multiprojektmanagers empfiehlt sich. Die Zuständigkeiten und Aufgaben des Multiprojektmanagers und der einzelnen Projektleiter oder des Projektbüros sind klar zu definieren, die Rollen eindeutig festzulegen, um Überschneidungen oder Konfliktsituationen zu vermeiden.

Aber auch in den Projektteams sind die Rollen klar zu formulieren und die Spielregeln festzulegen. Wer beginnt eine Aufgabe, an wen wird sie übergeben? Wer ist für die Freigabe von Ergebnissen zuständig? Wer informiert wen, wann und wie?

Welche Aufgaben umfasst das Multiprojektmanagement? Wie gehe ich dabei vor? Was gilt es zu beachten?

Zu den Kernaufgaben des MPM gehören:

• die Unternehmensziele umzusetzen
• die projektübergreifenden Managementaufgaben abzustimmen
• die einzelnen Projekte optimal zu koordinieren
• Ressourcenkonflikte zu beseitigen
• Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projekten zu erkennen
• Synergieeffekte zu identifizieren
• Kausalitäten und Abhängigkeiten einzelner Projekte und Schritte erkenne
• Zuständigkeiten klären und Aufgaben zwischen Projekten besser verteile
• Den richtigen Zeitpunkt für den Projektstart festlegen

Die Lösung dieser Aufgaben erfordert Methoden und Tools. Die Umsetzung benötigt in der Praxis einige Planungsschritte. Das klassische Projektmanagement ist bezüglich der Anforderungen an mehrere Projekte zu überprüfen und anzupassen. Auch beim MPM gilt es die wichtigsten W-Fragen (Wer, Was, Wie, Wo, Wann) zu beantworten.

Multi-Projektplanung erfolgt auf mehreren Ebenen und integriert weitere Aspekte. Der Projektplan sollte alle nötigen Aufgaben und Ziele enthalten, ohne deren Feinheiten. Ansonsten besteht die Gefahr, sich in Details zu verlieren oder unerwartete Änderungen später anpassen zu müssen. Die Ausformulierung der Einzelheiten folgt im Anschluss an die Erfassung der wichtigsten Aufgaben.

Zu den wesentlichen Faktoren zählen die Relevanz für das Unternehmensziel sowie die Prioritäten bei Ressourcenmangel. Welches Projekt besitzt Vorrang? Dabei ist die Kapazitätsplanung mit einzubeziehen und alle Produktionsmittel sind nach ihrem Bedarf und ihrer Bedeutung für die Projekte zu gewichten. Dies hilft bei der Entscheidung, welche Projekte bei einem Konflikt zuerst durchzuführen sind und welche notfalls hintenanstehen können.

MPM ist komplex. Um den Überblick zu behalten, benötigt es entsprechende Software-Tools, die dies gewährleisten. Wichtig ist, die richtige Software zu finden und einzusetzen. Dabei muss es sich nicht um ein umfangreiches Softwarepaket handeln. Das intuitiv bedienbare Programm A-Plan von braintool eignet sich nicht nur fürs Projektmanagement, sondern mit ihm lassen sich auch mehrere überlappende Projekte einfach handhaben.

Welche Methoden und Werkzeuge es im Einzelnen gibt und welche sich für welche Anforderungen eignen, erfahren Sie nachfolgend.

Um die vorgenannten Kernaufgaben des MPM zu realisieren, sind im Rahmen des Multiprojektmanagements Projekte zu analysieren, um Entscheidungen faktenbasiert treffen zu können. Projekte sind zu bewerten und zu priorisieren, der Nutzen für das Unternehmen ist zu ermitteln, Abhängigkeiten sind zu identifizieren, Ressourcen zu verwalten sowie Risiken und Synergien aufzuzeigen, aber auch aufkeimende Konflikte gilt es zu lösen. Das Wissens- und Informationsmanagement gehört als weiterer Bestandteil zum MPM.
Bei der Lösung helfen folgende bewährte Methoden und Werkzeuge:

Da betriebliche Ressourcen meist nicht unbeschränkt zur Verfügung stehen, gilt es abzuwägen, welche Projekte einen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Methoden und Werkzeuge helfen dabei, diese Entscheidung nicht aus dem hohlen Bauch zu treffen. Konkurrieren zwei zeitgleiche Projekte um einen Menschen oder um eine Maschine eignen sich drei Ansätze als Problemlösung:

• Paarweiser Vergleich: Der Vergleich zweier Projekte erfolgt anhand eines Bewertungskriteriums, danach wird entschieden
• Dringlichkeitsanalyse: Projekte erhalten eine Einstufung nach dringlich oder weniger dringlich, eine Prioritätenliste für die Entscheidung wird erstellt
• Nutzwertanalyse: Mehrere Kriterien führen zur Bewertung von Projekten, woraus sich Punktwerte ergeben, die sich zu einem Nutzwert addieren. Projekte mit höherem Nutzwert erhalten den Vorzug

Stehen mehrere Projekte zur Auswahl, hilft MPM dabei, die Projekte zu erkennen, die den Unternehmenszielen und -strategien am besten dienen. Allerdings müssen dabei Aufwand und Nutzen im Verhältnis zum Ergebnis stimmen.
Zur Bewertung stehen verschiedene Methoden zur Verfügung, hier eine Auswahl:

• Balanced Scorecard: Die Projekte werden von 4 Perspektiven aus betrachtet und bewertet.
  Diese vier Perspektiven sind:
  – Finanzperspektive: Wie sehen uns Anteilseigner?
  – Kundenperspektive: Wie sehen uns Kunden?
  – Prozessperspektive: Welche internen Prozesse entscheiden über unsere Erfolge?
  – Lern- und Entwicklungsperspektive: Wie können wir kontinuierlich wachsen und unsere Potenziale nutzen?

  Jeder dieser Perspektiven wird ein Ziel, eine Kennzahl, eine Soll-Vorgabe und eine Maßnahme gegeben.

• Wirtschaftlichkeit: Messung, indem etwa die Kosteneinsparung mit dem Projektbudget verknüpft und verglichen wird
• Business Case analysieren: Für das Projekt werden wie bei einem Business Case der mögliche Ertrag und Aufwand berechnet und daraus der Gewinn oder Kapitalwert ermittelt

Projekte hängen vielmals voneinander ab. Ergebnisse eines Projektes dienen als Input für ein anderes oder sind auf den Output eines anderen angewiesen. Oder Projekte gehören zu einem Projektprogramm. Nachfolgende Methoden und Werkzeuge zeigen Abhängigkeiten auf oder visualisieren Zusammenhänge und mögliche Folgen.

• Projektprogramme: Auflistung der Projekte mit gleichem Thema oder gemeinsamen Unternehmensziel
• Projektmatrix: Liste der Projekte mit einem Punktwert in einer Matrix zur Gewichtung von Abhängigkeiten
• Input-Output-Analyse: Projekte aufgelistet nach Input und Output und Darstellung der Abhängigkeiten voneinander. Welches Projekt braucht welchen Input oder liefert den Output für welches Projekt?
• Roadmapping: Analyseverfahren zum Aufzeigen des logischen und zeitlichen Ablaufs unternehmensübergreifender Projekte mit längerfristigem Planungshorizont
• Strategy Map: Die Strategy Map zeigt in Form einer Landkarte die strategischen Ziele der vier Ebenen der Balanced Scorecard auf. Das Konzept verknüpft die traditionellen finanziellen Kennzahlen mit den Leistungskennziffern für Kundenzufriedenheit sowie mit internen Prozess-, Lern- und Entwicklungsperspektiven

Um Konflikt- und Risikopotenziale im Vorfeld zu erkennen, gehört die Ressourcen- und Kapazitätsplanung zu den Kernaufgaben im MPM. Sie stellen sicher, dass sich Projekte nicht um knappe Betriebsmittel streiten oder überarbeitete Projektmitarbeiter die Umsetzung gefährden.

• Kapazitätsplan: Dieser hält fest, wer, wann, was, in welchem Umfang am Projekt erledigt und zeigt dies meist mit einem Balken-Diagramm oder Gantt-Chart auf
• Belegungsplanung: Übersicht über alle von den Projekten benötigten Ressourcen. Wann belegt oder beschäftigt welches Projekt welche Einrichtung, Maschine, Raum oder Person? Ein Diagramm ist dabei verständlicher als eine Liste

In Projekten stecken Risiken. Das MPM sollte darüber den Überblick haben, um notfalls eingreifen zu können. Dies betrifft insbesondere den Endtermin oder die Budgetüberschreitung. Projektkosten lassen sich einsparen durch Verschiebung von Projekten oder Erweiterung der Ressourcen. Folgende Methoden helfen dabei:

• Meilensteintrendanalyse: Die Meilensteintrendanalyse verlangt fest definierte Meilensteintermine. Diese werden beim Projektstart festgelegt und ständig überprüft
• Kostentrendanalyse (KTA): Sie dient der Einschätzung, ob das geplante Projektbudget reicht. Dafür stellt die KTA die Plankosten zu Berichtsterminen plus die noch nötigen Restkosten den real aufgelaufenen Kosten gegenüber
• Abweichungsanalyse und Earned Value Analyse: Vergleich der Projektplanvorgaben mit den erzielten Ergebnissen sowie den tatsächlichen Werten bezüglich Zeit und Kosten
• Ursachen-Analyse mit Ishikawa-Diagramm: Ursachen für Planabweichungen werden ergründet und analysiert

Diese Werkzeuge visualisieren die Analyseergebnisse. Anhand von Ampeldarstellungen zeigen sie Risiken und Konflikte schnell auf.

Das Multiprojektmanagement hilft dabei, Synergien zu erkennen und zu nutzen. Dies geschieht durch den projektübergreifenden Ansatz. MPM bringt Projektpläne, Informationen und Berichte zusammen. Dabei helfen Softwaretools.

Der Informationsaustausch erfolgt über verschiedene Datenbanken. Dabei ist der Datenschutz zu beachten und die Informationen sind entsprechend zu klassifizieren und zu bearbeiten.

Konflikte gehören zum Projektalltag. Die Lösung von Konflikten ist Aufgabe der Unternehmenskultur und der Vorgesetzten. Am besten gilt es, Konflikte vorausschauend zu vermeiden. Auf jeden Fall sind sie so zu lösen, dass sie das Projektziel nicht gefährden. Dabei haben sich drei Methoden bewährt:

• Harvard-Methode: Das Ziel ist, für die Konfliktparteien ein faires und neutrales Ergebnis zu erzielen, das beide Seiten akzeptieren
• Mediation: Im freiwilligen Schlichtungsverfahren unterbreitet der Leiter der Aussprache Einigungsvorschläge. Die Parteien lösen den Konflikt selbst.
• Supervision: Dieses Verfahren analysiert Verhaltensmuster und Interaktionen im Team oder der Organisation. Mit psychologischen Elementen und Prinzipien sucht der Supervisor im Gespräch nach Lösungswegen. Der Erfolg unterliegt einer ständigen Überprüfung, um neue Konflikte zu vermeiden

Wissen ist Macht und in Zeiten der Wissensgesellschaft von essenzieller Bedeutung. Informationen fließen aus allen möglichen Kanälen zusammen, es erfordert, sie zu erfassen, zu filtern und aufzubereiten. Es gilt:

• Wissensziele festzulegen und Informationen zu selektieren
• Informationen zu sammeln und zu organisieren
• Informationen zu bearbeiten und zu verinnerlichen
• Wissensbestände regelmäßig zu evaluieren, zu aktualisieren und zu wiederholen

Das Projektmanagement kennt drei grundlegende bewährte methodische Ansätze, diese eignen sich auch beim Multiprojektmanagement.

• Wasserfall-Modell: Dieses chronologisch orientierte Modell diente bereits der NASA für ihre Weltraumfahrten. Trotz seines Alters bietet es nach wie vor Vorteile, gerade für Projekte mit vordefinierter Abfolge und abgeschlossen Phasen vor dem nächsten Schritt. Die Methode des kritischen Pfades (CPM) basiert auf dem Wasserfallprinzip mit dem Gantt-Diagramm als wesentlichen Bestandteil.
• Agiles Projektmanagement: Dabei handelt es sich um einen Ansatz, der auf laufenden, iterativen Anpassungen beruht. Die Modelle Kanban und Scrum zählen dazu. Dank seiner Flexibilität ermöglicht agiles Management, Fehler und Mängel ständig zu korrigieren und anzupassen.

• Hybridmethoden: Beide Methoden lassen sich auch kombinieren. Die Hybridmethode eignet sich für alle Projekte. Besonders sinnvoll ist sie, wenn sich Wasserfall anbietet, aber der Komplexität des Projekts nicht gerecht wird. Eigene Erfahrungen und Einfühlungsvermögen helfen bei der richtigen Methodenwahl. Auch bei der Hybridmethode sind die Kanban-Aufgabenkarten bei der visuellen Darstellung von Nutzen. Das Kanban-Board zeigt, woran gerade gearbeitet wird und welches die nächsten Schritte sind.

Bei der Umsetzung der zuvor genannten Methoden und dem Einsatz der Werkzeuge gibt es viele Fallstricke. Etwa ein fehlender Überblick, Zeit- oder Ressourcenmangel, falsche Setzung von Prioritäten oder unberücksichtigte Abhängigkeiten zwischen den Projekten. Ein weiterer Stolperstein ist eine schlechte Kommunikation.

Nur gut strukturierte Vorbereitung, Koordination und Organisation verhelfen zum Ziel. Ansonsten führt dies zu frustrierten Mitarbeitern und Kunden.

Neben dem Einsatz der genannten Methoden und Werkzeuge empfehlen sich für ein erfolgreiches Multiprojektmanagement weitere Aspekte:

• Mitarbeiter motivieren: Diese sind rechtzeitig mit an Bord zu nehmen, damit die Ziele gemeinsam erreicht werden
• Führungskräfte auswählen: MPM braucht geeignete Führungskräfte. Diese sind rechtzeitig auszuwählen und zu schulen. Sie sollten unternehmerisch denken, aber auch kommunikativ sein
• Projektbüro einrichten: Die Einrichtung eines Projektbüros – Project Management Office (PMO) – empfiehlt sich für die zentrale Steuerung dieser Maßnahmen
• Projektmanagement-Software: Projektmanagementtools helfen bei der Bewältigung dieser immensen Herausforderungen. Sie verschaffen einen Überblick über die organisatorischen und unternehmerischen Abläufe und Prozesse