Gantt-Diagramm und Netzplantechnik im Projektmanagement einfach erklärt

Netzplantechnik einfach erklärt

Die Netzplantechnik ist ein gängiges Instrument, um die Abfolge der für die Durchführung eines Projekts erforderlichen Aufgaben festzulegen. Der Netzplan stellt somit in einer grafischen Darstellung die Reihenfolge der Aufgaben und ihre Abhängigkeiten untereinander dar.

Bei der Netzplantechnik werden einzelne Aktivitäten beziehungsweise Projektvorgänge als Vierecke dargestellt. Bei dieser Visualisierungstechnik stehen die fachlichen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aktivitäten im Fokus, welche durch Pfeile oder Linien miteinander verbunden werden. Meilensteine werden als gekippte Vierecke (Rauten) dargestellt.

Es basiert auf dem Grundsatz, dass ein bestimmtes Problem am effizientesten auf sequentielle Weise gelöst werden kann. So werden alle Vorgänge eines Projektes gesammelt und in eine logische Reihenfolge gebracht. Hierbei ergeben sich auch häufig parallele Aktivitäten die zu einer Folgeaktivität führen. Ein Beispiel: Ein größeres Bauteil kann erst dann an einer Maschine produziert werden, wenn alle benötigten Komponenten erstellt bzw. beschafft sind. Je größer ein Projekt, desto verschachtelter der Netzplan.

Den einzelnen Vorgängen können nun mit weiteren Informationen angereichert werden, wie die Dauer, Start- und Enddatum oder die Ressourcen, welche zur Erledigung der Aufgabe benötigt werden. Summiert man diese entlang der Kausalkette auf, ergibt sich daraus der kritische Pfad. Sprich: Den längsten möglichen Pfad durch das Projekt, der keinesfalls überschritten werden sollte.

Zur visuellen Darstellung des zeitlichen Projektablaufs sowie der Dauer einzelner Vorgänge eignet sich jedoch die Netzplantechnik nicht. Deshalb ist der Netzplan häufig eine erste Grundlage um diesen in eine Gantt-Diagramm Darstellung zu überführen.

Gantt-Chart einfach erklärt

Ein Gantt-Diagramm besteht aus Balken, welche die Aktivitäten eines Projektes mit Start- und Enddatum anzeigen. Auf der vertikalen Achse sind die Aktivitäten gelistet. Jeder Vorgang erhält in der Regel eine eigene Zeile. Auf der horizontalen Achse wird der Zeitraum visualisiert. Je länger der Balken, desto länger dauert der Vorgang.

Der Beginn eines Balkens steht für den Starttermin einer Aktivität, das Balkenende für den End- oder Abgabetermin. Häufig schließt sich nach dem Ende eines Balkens in der darunter liegenden Zeile der Beginn eines neuen Balkens an. Die Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen werden durch Pfeile dargestellt. Hierbei gibt es in der Praxis viele Kombinationsmöglichkeiten. Am meisten findet man die Verbindung, dass ein Nachfolger erst dann starten kann, wenn der Vorgänger abgeschlossen ist.

Wenn eine Aktivität aus mehreren untergeordneten Vorgängen besteht, was häufig einer Projektphase entspricht, ergibt sich die länge dieses Balkens aus dem ersten Start- und dem letzten Endtermin seiner untergeordneten Vorgänge. Die Balkenhöhe ist meist reduziert und die Dreiecke am Anfang und Ende zeigen auf den Start- und Endtermin dieses Abschnitts. Hierdurch können auch größere Projekte anhand dieser Teilabschnitte besser strukturiert werden. Meilensteine werden ebenso wie im Netzplan als Raute dargestellt und zeigen mit ihrer Spitze auf den Zeitpunkt, der für das Projekt eine wichtige Bedeutung hat.

In vielen Projekten gibt es auch Aufgaben die zur gleichen Zeit durchgeführt werden müssen. Diese Balken liegen dann im Zeitstrahl parallel und sind somit gut im Projektplan zu erkennen.

Ein Projekt kann direkt als Gantt-Chart umgesetzt werden. Falls jedoch bereits einen Netzplan vorliegt, können die einzelnen Vorgänge mit ihren fachlichen Abhängigkeiten einfach an der Zeitachse ausgerichtet werden.

Den Namen verdankt das Gantt-Diagramm übrigens dem US-amerikanischer Maschinenbauingenieur und Unternehmensberater Henry Laurence Gantt (1861–1919).

Unterschied zu Netzplan und Gantt-Chart

Der Netzplan und das Gantt-Diagramm sind beides Möglichkeiten, eine Abfolge von Aktivitäten darzustellen. Jedoch verwenden sie sehr unterschiedliche Visualisierungstechniken.

Das Gantt-Diagramm verwendet eine Zeitskala zur Darstellung der Abfolge von Aktivitäten. Die Zeitskala zeigt an, wie weit man sich in der Abfolge der Aktivitäten befindet. Der Netzplan hat ebenfalls eine zeitliche Komponente, die jedoch anders dargestellt wird als im Gantt-Diagramm. Es zeigt lediglich an, wie weit man sich in der Abfolge der Aktivitäten befindet, aber sie zeigt nicht an, wie viel Zeit vergangen ist.

Kurz zusammengefasst: Der Netzplan stellt eher fachliche oder logische Zusammenhänge dar, das Gantt-Diagramm orientiert sich eher an zeitlichen Abläufen. Sehr schön werden die Unterschiede in dem folgenden Erklärvideo dargestellt.

Gantt-Diagramm: Vor- und Nachteile

Gantt-Diagramme sind also gut geeignet, um überschaubare Abläufe darzustellen, die Herausforderungen steigen, wenn es darum geht, sehr komplexe, nicht lineare Beziehungen darzustellen.

Die Vorteile von Gantt Diagrammen

Die Balkendiagramme des Gantt-Charts sind eine einfach zu erlernende, unkomplizierte Visualisierungsmethode. Um ein Gantt-Diagramm zu erstellen, können Projektmanager auf viele unterstützende Tools wie MS Project oder Excel zurückgreifen. Das Gantt-Projektmanagement bietet einen guten Soll-Ist-Vergleich und kann Arbeitsfortschritte klar geordnet darstellen. Anhand der Länge der Balken ist unmittelbar ersichtlich, welche Vorgänge am meisten Zeit benötigen. Durch die Ausrichtung an der Zeitachse, kann sofort erfasst werden, welche Aktivitäten bereits abgeschlossen sind, aktuell laufen oder noch in der Zukunft liegen. Somit bietet das Gantt-Diagramm einen guten Überblick. Auch Teammitglieder können so unkompliziert auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Die Gantt-Methode unterstützt den Projektmanager durch den logischen Informationsaufbau ein Projekt gut durchzuplanen, in sinnvolle Teilschritte zu unterteilen sowie diese dann sinnvoll zu strukturieren.

Die Grenzen und Nachteile von Gantt Diagrammen

Insbesondere bei sehr komplexen Projekten kann die lineare Ausrichtung des Gantt-Diagramms an ihre Grenzen stoßen, während sich bei der Netzplantechnik Linien in alle möglichen Richtungen ausweiten können. Auch fokussiert sich das Projektmanagement mit Gantt stark auf den zeitlichen Durchlauf, während der Ressourcenaufwand oft nur zweitrangig dargestellt wird. Benötigt eine Aktivität eine Zeitdauer von einem Tag können dies 80 Personenstunden (bei 10 Personen á 8 Stunden pro Tag) oder auch nur 4 Personenstunden (wenn eine Person daran arbeitet, jedoch an diesem Tag noch zu 50% eine zweite Aufgabe erledigt) sein.

Ein Projekt sollte nicht in zu viele Einzelaktivitäten aufgesplittet werden. Dies führt zu Unübersichtlichkeit und verkompliziert die Darstellung von Abhängigkeiten, insbesondere bei parallelen Aktivitäten. Ein hilfreicher Gedanke kann hierbei sein: Arbeitspakete so grob wie möglich und nur so fein wie nötig aufzuteilen. Besser also mehrere kleinere Aufgaben einer Person zu einer größeren Aufgabe zusammenzufassen anstatt zu kleinteilig zu planen.

Ebenso kommt das Gantt bei sehr komplexen Beziehungen zwischen verschiedenen Aufgaben an die Grenzen. Deshalb sollte man erst gar nicht versuchen die Realität eins zu eins abzubilden, sondern sich vielmehr Fragen, wie man die Realität in eine vereinfachte Darstellung bringen kann. So kann man auch Veränderungen im Projektverlauf besser auf einem aktuellen Stand halten.

Die Projektplanung mit Gantt-Diagrammen ist in der PM-Praxis stark verbreitet, da sie neben den logischen Zusammenhängen auch die zeitliche Komponente übersichtlich darstellen können. Manche Projektmanager kombinieren auch beide Methoden und erstellen ein Gantt-Diagramm auf Basis eines zuvor erstellten Netzplans.

Aufbau und Elemente eines Gantt-Diagramms

Im Grunde ist der Aufbau eine Gantt-Diagramms recht einfach.

• Die horizontale Achse zeigt die Zeit, welche je nach Detaillierung der Planung unterschiedlich dimensioniert sein kann. Bei vielen Gantt-Tools kann man diese Auflösung auch einstellen, um größere Zeiträume für mehr Übersichtlichkeit oder kleinere Zeiträumen für mehr Details zu einzelnen Aufgaben anzusehen.
• Die vertikale Achse zeigt alle Aktivitäten eines Projektes auf. Pro Zeile wird eine Aktivität aufgeführt. Diese können in Teilabschnitte, häufig auch Phasen genannt aufgegliedert werden.

Das sind die häufig anzutreffenden Elemente eines Gantt-Diagramms:

• Balken stehen für die einzelne Aktivitäten.
  • Je länger der Balken, desto länger die Dauer der Aktivität.
  • Die Balken stellen auch das Start- und das Ende-Datum dar.
  • Balken eines Gantt-Diagramms werden häufig auch mit Farben visualisiert um bestimmter Aktivitätstypen zu kennzeichnen wie zum Beispiel Projektphase, Art der Tätigkeit, zuständige Abteilung oder Ressourcen.
  • Die Balken können auch mit Zusatzinformationen angereichert werden wie der Name der Aktivität, eingesetztes Personal / Maschinen / Geräte oder Erledigungsgrad.
• Projektphasen bzw. -abschnitte werden meist mit reduzierter Höhe des normalen Balkens dargestellt und gehen über den gesamten Zeitraum dieses Abschnitts. Am Anfang und Ende befinden sich Spitzen die diesen Abschnitt begrenzen.
• Meilensteine werden als Rauten dargestellt und zeigen wichtige Zeitpunkte im Projektverlauf
• Pfeile zwischen den Balken zeigen Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten. Hierbei gibt es unterschiedliche Möglichkeiten der Abhängigkeit.
  • Ende-Anfang (EA) – Die abhängige Aktivität (Nachfolger) kann erst beginnen, wenn die Aktivität, von der sie abhängt (Vorgänger), abgeschlossen ist.
  • Die Ende-Anfang Abhängigkeit kommt in der Praxis am häufigsten vor
  • Anfang-Anfang (AA) – Die abhängige Aktivität (Nachfolger) kann erst beginnen, nachdem die Aktivität, von dem sie abhängt (Vorgänger), begonnen hat.
  • Ende-Ende (EE) – Die abhängige Aktivität (Nachfolger) kann erst abgeschlossen werden, wenn die Aktivität, von dem sie abhängt (Vorgänger), abgeschlossen ist.
  • Anfang-Ende (AE) – Die abhängige Aktivität (Nachfolger) kann erst abgeschlossen werden, wenn die Aktivität, von dem sie abhängt (Vorgänger), begonnen hat.
• Puffer werden ebenso häufiger in Gantt-Diagrammen dargestellt, auch wenn es hierzu keine einheitliche Notation gibt. Geplante Pufferzeiten dienen dazu, bei möglichen Verzögerungen nicht sofort nachfolgende Aktivitäten zu beeinflussen.
• Der kritische Pfad ist die Abfolge von Aktivitäten, welche die Dauer für das gesamte Projekt bestimmen. Die Aktivitäten auf einem kritischen Pfad sind also voneinander abhängig und es gibt keinen zeitlichen Puffer. Verschiebt sich also ein Vorgang in diesem Pfad, verschiebt sich auch das Gesamtprojekt. Auch für den kritischen Pfad gibt es keine definierte Notation.

Gantt-Diagramm Vorlagen und Beispiele

Jedes Unternehmen hat sehr individuelle Ansprüche und Vorgehensweisen. Meist kristallisieren sich im Laufe der Zeit unternehmenseigene Vorlagen für verschiedenste Projekte heraus. Jedoch können allgemeine Vorlagen für Gantt-Charts dabei helfen, sich erste Ideen für den Aufbau eines Projektes einzuholen. Verbunden mit dem Vorteil, nicht bei jedem neuen Projekt wieder bei null anfangen zu müssen, sondern auf eine solide Grundlage zurückgreifen zu können.

Vorlagen können sich je nachdem darin unterscheiden, ob es sich um eine Auftragsplanung, eine Produktentwicklung oder Software-Einführung handelt. Bei einer Bauzeiten-, Produktions-, Schulungs- oder Eventplanung müssen jeweils unterschiedliche Aktivitäten und Abhängigkeiten berücksichtigt werden. In unserer PM Software A-Plan finden Sie eine ganze Reihe von Projektvorlagen. Sie können diese im Rahmen unserer 30-tägigen Testversion uneingeschränkt einsehen, bearbeiten und auch nach Excel exportieren.

Gantt-Diagramm kombiniert mit anderen PM-Methoden

Neben dem Gantt-Chart gibt es weitere Visualisierungsmethoden, die vorher, anschließend oder parallel dazu ausgeführt werden können. Dazu gehören zum Beispiel Mind Maps und die SMART-Analyse. Auch der Projektstrukturplan kann wechselseitig eingesetzt werden.

Gantt-Diagramm Tools

Auf dem Markt sind heute zahlreiche Tools erhältlich, welche die Erstellung und Bearbeitung eines Gantt-Charts erleichtern sollen. Das bekannteste ist sicherlich MS Project. Knackpunkt: Es verfügt über sehr viele Funktionen und Einstellmöglichkeiten, die im Arbeitsalltag bei einigen Anwendern zur Überforderung führen können. Die große Menge an verfügbaren Angeboten macht es nicht einfach das richtige Werkzeug zu finden. Viele Anwendungen sind auch aus anderen Bereichen heraus entstanden wie zum Beispiel Ticket Management, ERP und Warenwirtschaft oder Zeiterfassung. Andere Systeme sind häufig auf andere Features oder Plattformen fokussiert und haben das Gantt-Diagramm nur als Nebenprodukt eingebaut.

Viele Projektmanager greifen deshalb zu einfacheren Tools wie Excel oder Word. Allerdings sind diese weniger für das Nachhalten und Beobachten von Projekten geeignet. Jede Person schafft sich seine eigene Lösung und es fehlt ein einheitlicher Blick auf die Projekte.

Sollen also strukturelle Optimierungen und Veränderungen im Projektmanagement eines Unternehmens angegangen werden, sind diese Tools nicht immer die perfekte Lösung.

Welche Vorteile bietet A-Plan zur Projekt- und Ressourcenplanung mit Gantt-Charts

Gantt-Diagramme sind für alle leicht verständlich und helfen den Projektbeteiligten sich auf die Projektphasen und ihre Aufgaben zu konzentrieren. Professionelles Projektmanagement muss nicht schwierig sein. Die PM Software A-Plan mit Fokussierung auf Gantt-Diagramme ist einfach zu erlernen und verwaltet übersichtlich Projekte und Ressourcen in einer zentralen Datenbank. Mehrere Anwender können gleichzeitig an den Projektdaten arbeiten.

Schlecht geplante Projekte können viel Zeit und Geld verschlingen. Deshalb sollte man seine Projekte von vorne herein richtig angehen und auch bei der Projektdurchführung auf Erfolgskurs bleiben.

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