Fragen & Antworten

Hier finden Sie eine Auflistung von häufigen Fragen zu A-Plan. Wenn Sie sich nicht sicher sind, zu welcher Kategorie Ihre Frage gehört, können Sie auch eine Suche nach dem entsprechenden Stichwort durchführen (siehe Feld rechts oben).

Sollten Sie weder hier noch in unserem Forum eine Antwort auf Ihre Frage finden, können Sie uns gerne auch eine Support-Anfrage zusenden.

Allgemeine Fragen

Frage

Ich habe in der Doku zu A-Plan nichts über mehrere Planungsebenen bzw. -schritte gefunden. Damit meine ich, dass es noch vor der eigentlichen Umsetzung bereits eine erneute Planung gibt, die alten Planungsdaten aber trotzdem noch erhalten bleiben sollten. Am Ende habe ich dann die Daten aus dem "1. Wurf" + "Planungsverfeinerung" + weitere "Planungsverfeinerung" + Istdaten.
Gibt es eine Möglichkeit, diese alle zu erfassen?

Antwort

Mit A-Plan ist zwar ein Soll-/ist-Vergleich und eine Prognose möglich, jedoch kann keine Planungshistorie dargestellt werden.

Wir haben darauf verzichtet, da A-Plan bewusst als einfache Alternative für die üblicherweise sehr komplexen Projektmanagementprogramme entwickelt wurde.

Frage

Ist es möglich zu einem Vorgang mehrere Objekte bzw. Links abzulegen?

Antwort

Man kann zwar nicht mehrere Objekte pro Vorgang verknüpfen, aber es ist möglich, per Drag & Drop ein Verzeichnis aus dem Windows-Explorer in der Spalte "Objekt" abzulegen.

Frage

Ich habe A-Plan auf die engl. Sprachversion umgestellt. Leider ist es mir nicht gelungen, die Überschriften wie z.B. Vorgang, Verantwortlich usw. umzustellen.

Antwort

Die Überschriften können nachträglich nicht automatisch umgestellt werden, sondern erscheinen nur dann in Englisch, wenn Sie eine neue Datenbank anlegen. Sie müssen sie daher manuell bei den Optionen ("Darstellung Bildschirm" / "Spalten/Zeilen") ändern.

Frage

In welchen Sprachen ist A-Plan verfügbar?

Antwort

A-Plan ist aktuell in Deutsch und Englisch verfügbar.

Frage

Wie gehe ich gleich am Anfang vor (ich habe noch keinerlei Erfahrung mit einem Projektmanagement-Tool)?

Antwort

Entsprechende Informationen finden Sie im Selbstlernprogramm (PowerPoint-Präsentation, auch mit OpenOffice lesbar), das Sie hier finden.

Das Handbuch (zum Nachschlagen von Details) steht ebenfalls zum Download bereit.

The manual (to find details) is also available as a download.

Installation

Frage

* Wie erkenne ich, ob ich die neueste Version installiert habe?

* Wie werden Updates eingespielt?

Antwort

Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf unserer WebSite unter Patches.

Den Stand Ihrer Version finden Sie sowohl im Begrüßungsfenster von A-Plan als auch im Menü unter "?" / "Info zu A-Plan".

Ab A-Plan 2009 werden Sie beim Start von A-Plan informiert, falls es eine neue Version gibt und können diese dann automatisch installieren lassen.

Für den Netzwerkeinsatz von A-Plan ist es lediglich erforderlich, dass von A-Plan aus auf eine Datenbank zugegriffen werden kann, die auf dem Server gespeichert ist. Da A-Plan ansonsten vollständig auf den Clients läuft, werden normalerweise alle Netzwerke unterstützt, deren Clients unter Windows laufen.

Ein Test ist relativ einfach möglich, indem man A-Plan auf zwei Clients installiert, eine A-Plan-Datenbank auf dem Server speichert ("Speichern unter...") und dann vom zweiten Client aus diese Datenbank zusätzlich öffnet.

Einstellungen

Frage

Gibt es die Möglichkeit, für das Drucken bzw. die Ansicht in A-Plan, die Standardeinstellungen so vorzunehmen, dass jeder Benutzer, wenn er eine neue Datenbank anlegt, bereits Standardwerte zur Verfügung hat?

Antwort

Ab A-Plan 2009 gibt es die sogenannten "globalen Profile", die allen Benutzern bei allen Datenbanken zur Verfügung stehen (siehe Handbuch bzw. Onlinehilfe "Optionen" / "Abspeichern der Optionen in Profilen").

A-Plan besitzt die Möglichkeit, den Beginn der Kalenderwoche auf den Sonntag ("amerikanischer Kalender") oder auf den Montag ("europäischer Kalender") zu legen. Diese Einstellung kann man bei den "Optionen" im Register "Datenbankeinstellungen" / "Zeiten/Kalenderwochen" vornehmen. Wenn der Sonntag als Beginn der Woche eingestellt wurde, werden automatisch auch die Kalenderwochen anders berechnet, da die amerikanischen und die europäischen Kalenderwochen teilweise von einander abweichen! (In den USA ist die erste Kalenderwoche diejenige, in die der 1. Januar fällt, in Europa diejenige, die mindestens 4 Tage des neuen Jahres enthält.) 

Normalerweise wird die richtige Einstellung von der Windows-Systemeinstellung übernommen, wenn die Einstellung des Wochenbeginns bei A-Plan jedoch versehentlich geändert wurde, ändert sich auch die Berechnung der Kalenderwochen!

Ein Test ist relativ einfach möglich, indem man A-Plan auf zwei Clients installiert, eine A-Plan-Datenbank auf dem Server speichert ("Speichern unter...") und dann vom zweiten Client aus diese Datenbank zusätzlich öffnet.

Darstellung

Frage

Wenn man einen neuen Datensatz eingibt bzw. eine Änderung vornimmt, steht die betroffene Zeile anschließend an einer anderen Position in der Haupttabelle. Wie kann man dies verhindern?

Antwort

Die in diesem Fall eingestellt Sortierung kann nach Wahl von Ansicht / Sortierung... ausgeschaltet werden.

Verwenden Sie eine der "freien" Spalten (= "Benutzerdefinierte Textspalten") und geben Sie in dieser Spalte bei den Zeilen, die angezeigt werden sollen z. B. ein "x" ein. Wenn Sie nun im Dialogfenster Filter als Suchkriterium in dem entsprechenden Feld "x" eingeben, werden nur noch die gewünschten Zeilen angezeigt.

Ein Test ist relativ einfach möglich, indem man A-Plan auf zwei Clients installiert, eine A-Plan-Datenbank auf dem Server speichert ("Speichern unter...") und dann vom zweiten Client aus diese Datenbank zusätzlich öffnet.

Erklärung

Möglicherweise liegt ein Fehler in der Datenbank vor.

Abhilfe

Rufen Sie im Menü Datei den Befehl Datenbank reparieren... auf.

Handhabung

Frage

Ist es möglich, eine Grobplanung durchzuführen und dabei die Gliederungsebenen (einzelne Tasks) erst später hinzuzufügen, ohne dabei die Planung der darüber liegenden Gliederungsebene zu zerstören ?

Antwort

In diesem Fall legt man am besten jeweils eine Ebene tiefer einen Vorgang an, der zur Aufnahme der groben Zeitdauer dient (evtl. durch je einen Meilenstein am Anfang und am Ende des vorgesehenen Zeitraumes).

Eine andere Möglichkeit besteht darin, für das zeitliche Grobraster ganz oben eine Zeile mit Meilensteinen anzulegen und bei der Grobplanung zunächst noch gar keine Zeitbalken einzugeben.

Bei A-Plan kann das Zeitraster für die Eingabe und Darstellung von Zeitpunkten und für interne Berechnungen zwischen 1 Minute und 1 Tag eingestellt werden.

Wenn für Ihre Planungen das eingestellte Zeitraster zu grob ist, können Sie es bei den Optionen feiner einstellen (siehe "Datenbankeinstellungen" / "Zeiten/Kalenderwochen"). 

Frage

Ich habe einen Wartungsplan in A-Plan erstellt, mehrere Maschinen angelegt und die zu erledigenden Aufgaben eingepflegt.

Das Problem ist, dass die Wartungsintervalle sehr unterschiedlich sind und zwar zwischen 1 Tag und 5 Jahren. Ist es hierfür möglich, Serientermine anzulegen?

Antwort

Es können mehrere Zeitbalken in einer Zeile (durch Doppelklick) angelegt werden und jeder dieser Zeitbalken kann dann als Basis einer individuellen Serie verwendet werden (Zeitbalken mit rechter Maustaste anklicken und "Serie..." wählen).

Frage

Wir wollen Projekte planen, bei denen der Starttermin (d.h. der Zeitpunkt der Auftragsvergabe) noch nicht klar ist. Daher brauchen wir z. B. im Gantt-Diagramm im Kopf einfach nur die Bezeichnung Monat 1, Monat 2, Monat 3 etc. Wie kann das eingerichtet werden?

Antwort

Dies ist so direkt nicht möglich, man kann aber in diesem Fall das gesamte Projekt z. B. am 1.1.20xx beginnen lassen und es dann bei Bedarf an die endgültige Position schieben. Dies kann mit gedrückter linker Maustaste auf dem obersten Überschriftszeitbalken des Projektes vorgenommen werden.

Damit bei den Ressourcen nur die Abwesenheitszeilen angezeigt werden, kann man die Kalenderzeilen ("spezielle Zeiten/Kosten", "Überzeiten") und die Vorgänge ausblenden. Die entsprechende Einstellung findet man unter "Extras" / "Optionen" / "Spalten" / "Ressourcen".
Auch für den Ausdruck gibt es diese Einstellungen (siehe "Optionen" / "Darst. Drucker").

Profile enthalten keine Daten, sondern lediglich Einstellungen (z. B. welche Daten angezeigt werden sollen und in welcher Form). Die eigentlichen Daten befinden sich dagegen in der zentralen Datenbank und sind daher für alle Profile gleich. Das Anlegen oder Löschen von Daten kann daher auch unter einem beliebigen Profil erfolgen.

Welche Daten dann angezeigt werden sollen - und welche nicht -, wird über Filter festgelegt ("Ansicht" / "Filter einstellen..."). Diese Filtereinstellungen (und nicht die Daten!) werden im jeweils aktuellen Profil abgespeichert.

(Hinweise zu Profilen finden Sie in der Onlinehilfe bzw. dem Handbuch von A-Plan unter "Optionen" / "Abspeichern der Optionen in Profilen".)

Filter

Frage

Gibt es eine Möglichkeit, Ordner auszublenden? Erledigte Projekte und Vorgänge können einfach über die Schaltfläche "erledigte Vorgänge“ angezeigt ein- bzw. ausgeblendet werden. Existiert eine ähnliche Funktion für die Ordner?

Antwort

Ordner können nach Wahl von "Ansicht" / "Filter einstellen..." in der dann sichtbaren Liste der vorhandenen Ordner an- und abgewählt werden.

Im Menü "Ansicht" kann der "Ordnerfilter" dann zudem ein- und ausgeschaltet werden, so dass schnell wieder alle Ordner angezeigt werden können, ohne die Auswahl zu verändern.

Frage

Besteht eine Möglichkeit, dass A-Plan automatisch die Summe für gefilterte Vorgänge bildet und anzeigt?

Antwort

Mit Hilfe der Reports (siehe Menü "Extras") kann man die Kosten für einen beliebigen Zeitraum (und wahlweise nur für die gefilterten Projekte) in eine MS-Excel-Tabelle ausgeben.

Ressourcenplanung

Frage

Bei uns gibt es eine große Bandbreite an Projekten: solche die nur 1 oder 2 Stunden dauern und solche, die 4 Monate dauern. Da wir A-Plan als zentrales Tool zur Darstellung von Auslastungen, Abwesenheiten, Kosten etc. verwenden möchten, wäre es wichtig, auch Kleinstprojekte zu erfassen.

Antwort

Normalerweise raten wir davon ab, Planungen zu detailliert vorzunehmen, da der hierfür erforderliche Aufwand überproportional ansteigt und der Nutzen daher fragwürdig ist. Eine Lösung wäre daher, für alle Personen eine gewisse Grundlast einzuplanen, die alle kleineren und schlecht planbaren Aufgaben beinhaltet. Am einfachsten kann man dies bei A-Plan darstellen, indem ein sehr langer Vorgang "Grundlast" (z. B. vom 1.1.2008 bis 31.12.2012) angelegt wird und man diesem Vorgang alle Personen mit der entsprechenden Auslastung zuordnet.
Wenn eine sehr detaillierte Planung unumgänglich ist, sollten die Kleinstprojekte wenigstens in einem separaten Ordner erfasst werden, der dann nur bei Bedarf geöffnet wird, so dass die Übersichtlichkeit der Darstellung nicht leidet.

Frage

Während dieser Projektlaufzeit werden die eingesetzte Ressource unplanmäßig bei anderen dringenden Projekten gebraucht.

Gibt es eine Strategie, solche kurze Unterbrechungen schnell und effizient in A-Plan einzupflegen und dann die Auswirkung auf das Hauptprojekt von A-Pan berechnen zu lassen?

AntwortM

Das Einpflegen in A-Plan ist relativ einfach möglich, da nach dem Öffnen bzw. Expandieren eines Vorganges (Klick auf das blaue "+") beliebige Bearbeitungszeiten als einzelne Zeitbalken unabhängig von der Vorgangsdauer eingegeben werden können. 

Generell gilt jedoch: Je detaillierter die Planung, umso größer der Aufwand. Es sollte, wenn möglich, eine gewisse Unschärfe akzeptiert werden, da bei Vorgängen, die sich nicht exakt planen lassen, die letzten 5 - 10% Planungsgenauigkeit einen extrem hohen Aufwand verursachen.

Frage

Wie lassen sich Aussagen über die Auslastung der gesamten Abteilungen oder Teilbereiche davon realisieren?

Antwort

Bei den Ressourcen wird in der jeweiligen Gruppenzeile die noch zur Verfügung stehende Restkapaziät angezeigt.

Außerdem können entsprechende Reports (siehe Menü "Extras") als MS-Excel-Dateien ausgegeben werden, so dass auch eine Weiterverarbeitung der Daten möglich ist.

Drucken

Erklärung

Entweder haben Sie die Schaltfläche Kalenderwochen ("KW") nicht angeklickt, oder die Druck­spalten sind für die Darstellung der Kalenderwochen zu schmal.

Abhilfe

Aktivieren Sie die Schaltfläche Kalenderwochen bzw. verbreitern Sie die Druckspalten, indem Sie für den Ausdruck mehr Seiten verwenden oder die Tagesbreite vergrößern.

Es wurde der falsche Druckbereich gewählt (meistens falsche Jahreszahl).

A-Plan fordert beim Aufruf der Druckoptionen vom Drucker einige Daten an (z. B. Größe des bedruckbaren Bereichs etc.). Bei Druckern, die über das Netzwerk angesprochen werden, kann dies in seltenen Fällen bis zu 30 s dauern.

Erklärung

A-Plan erzeugt die Druckdatei generell im EMF-Format (= "Enhanced Meta File"), einem Microsoft-Standard. Einige ältere Programme bzw. Betriebssysteme (z. B. Windows 95, 98) sind allerdings in manchen Fällen nicht in der Lage, das EMF-Format einwandfrei zu lesen.

Eine Abhilfe ist daher nur durch eine neuere Programm- bzw. Betriebssystem-Version möglich!

Zitat aus einer Fachzeitschrift:

"... Das Zusammenspiel zwischen Anwendung und Drucker funk­tio­niert nicht immer so reibungslos, wie es sich der Anwender - und mancher Hersteller - vorstellt. Grund sind dafür in aller Regel weder fehlerhafte Anwendungsprogramme noch das vielgescholtene Win­dows. Meist sind die Druckertreiber selbst verantwortlich für fal­sche Druckergebnisse. ..."

Auch wenn dieses Zitat inzwischen einige Jahre alt ist, stimmt es leider immer noch: Etwa 90% al­ler bei unserer Hotline eingehenden Reklamationen wegen Druckerproblemen lassen sich erfahrungsgemäß auf feh­lerhafte Druckertreiber zurückführen.

Abhilfe

Wieder zitieren wir die Fachzeitschrift:

"... Die einfachste Lösung des Problems ist ein Treiber-Update. Die Chancen, dass der Fehler darin behoben ist, stehen im allgemeinen nicht schlecht. ..."

Auch dies können wir bestätigen. Wir bitten Sie daher, bei uner­klär­lichen Problemen zunächst zu prüfen, ob ein neuerer Treiber für Ihren Drucker auf der WebSite des Druckerherstellers zur Verfügung steht.

Berechnungen

Bei unterschiedlich langen Arbeitstagen kommt es bei der Berechnung der Dauer zu Problemen, da in diesem Fall die Länge eines Tages nicht eindeutig definiert ist. Theoretisch könnte zwar die durchschnittliche Dauer eines Tages verwendet werden, aber dies führt in der Praxis zu unlogischen Ergebnissen.

Beispiel:

Arbeitszeit Mo - Do:   8:00 Uhr - 16:00 Uhr, Dauer:  8:00 h

Arbeitszeit Fr:            8:00 Uhr - 14:00 Uhr, Dauer:  6:00 h

Durchschnittsdauer:                                                  7:36 h

Die berechnete Dauer des Zeitraumes von Mo 8:00 Uhr bis Di 16:00 Uhr wäre dann rein rechnerisch 2 Tage und 0:48 Stunden (16 h - 2 x 7:36 h = 0:48 h), die Dauer von Do 8:00 Uhr bis Fr 14:00 Uhr wäre 1 Tag und 6:24 Stunden (14 h - 7:36 h = 6:24 h)! Beide Ergebnisse sind aber Werte, die ohne Erläuterung nicht nachvollzogen werden können!

Da die Dauer lediglich den Abstand zwischen zwei Zeitpunkten angibt, spielen hierbei unterschiedlich lange Arbeitszeiten der dazwischen liegend Tagen keine Rolle (ein Vorgang, der z. B. von Dienstag bis Donnerstag reicht, "dauert" immer 3 Tage, unabhängig davon, wie lange an diesen 3 Tagen "gearbeitet" wird)!

Frage

Gibt es Spalten, mit denen eigene Berechnungen durchgeführt werden können, indem man z. B. eine Formel hinterlegt?

Antwort

Dies ist in der Haupttabelle von A-Plan nicht möglich. Allerdings können ab A-Plan 2009 bei den Reports (MS-Excel-Format) beliebige zusätzliche Spalten eingefügt werden, die durch Rechenvorschriften mit anderen Spalten verknüpft werden können.

Kostenplanung

Die Festkosten eines Projektes (= "Überschrift") können nicht manuell eingegeben werden, da A-Plan diese aus der Summe der Festkosten der untergeordneten Projekte bzw. Vorgänge berechnet.

Falls die manuelle Eingabe einmaliger Festkosten für einen Ordner oder ein Projekt erforderlich ist, legt man daher eine zusätzliche Projekt- bzw. Vorgangszeile an, die diese Kosten aufnimmt.

Datenbank

Frage

Für den Transport von A-Plan Datenbanken gibt es die Funktion "Datenbank transportieren". Leider kann ich dort

1. nicht ein beliebiges Unterverzeichnis auswählen und

2. die Datenbank nicht direkt in eine E-Mail packen.

Gibt es eine komfortablere Möglichkeit, eine A-Plan-Datenbank zu versenden?

Antwort

Um eine Datenbank zu übertragen, genügt es, die Datei mit der Endung .apl zu versenden. Die Transportfunktion ist nur dann erforderlich, wenn auch Einstellungen (Profile) übertragen werden sollen.

Probleme / Fehler

Erklärung

Die Alarmfunktion wurde für den betroffenen Benutzer / Ordner im Rahmen der Benutzerberechtigungen deaktiviert.

Abhilfe

siehe "Extras" / "Benutzerverwaltung"

Erklärung

Es ist der falsche Tag für den Wochenbeginn eingestellt (Sonntag statt Montag oder umgekehrt).

Abhilfe

siehe "Optionen" / "Datenbankeinstellungen" / "Zeiten/Kalenderwochen".

Erklärung 1

Der Ordner ist "geschlossen" (vor der Ordnerbezeichnung befindet sich das Symbol "+").

Abhilfe 1

Klicken Sie auf das "+"-Zeichen.

Erklärung 2

Es wurden ein oder mehrere Filter gesetzt, dessen bzw. deren Bedi­n­gungen von keinem der Datensätze erfüllt werden. Daher werden keine Daten mehr angezeigt.

Abhilfe 2

Rufen Sie Ansicht / Filter... auf und betätigen Sie die Schaltfläche Filter löschen.

Erklärung

Der Ordnerfilter ist aktiv und es wurden keine Ordner zur Anzeige ausgewählt.

Abhilfe

Deaktivieren Sie den Ordnerfilter bzw. wählen Sie in der Liste des Filter-Dialoges die anzuzeigenden Ordner aus.

Erklärung

Beim Standardkalender wurde die Aufwandsberechnung ausgeschaltet.

Abhilfe

Öffnen Sie die Ansicht der Arbeitszeiten (Menü Ansicht / Ressourcenkalender (Arbeitszeiten)) und aktivieren Sie für den Standardkalender die Aufwandsberechnung durch Wahl von mit Aufwand.

Erklärung

Der letzte Versuch, A-Plan zu öffnen und eine Datenbank zu laden, ist fehlgeschlagen, da die Datenbank einen Fehler aufweist (evtl. wegen eines Systemabsturzes etc.).

A-Plan stellt dies beim nächsten Start fest und bietet Ihnen die Ausführung des Reparaturprogramms an.

Abhilfe

Wenn Sie die Frage: "Soll versucht werden, die Datei zu reparieren?" mit "Ja" beantworten, wird ein Reparaturprogramm aufgerufen, das in nahezu allen Fällen den Fehler beseitigt.

 

Falls während Ihrer Arbeit mit A-Plan Fehler auftreten sollten empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

1. Prüfen Sie bitte, ob Sie den aktuellen Releasestand installiert haben.

Welche Version bei Ihnen installiert ist finden Sie im Menü ganz rechts:

Fragezeichen aufrufen, dann Info zu A-Plan. (Ab A-Plan 2009 erscheint beim Start von A-Plan automatisch ein Hinweis, wenn eine neuere Version vorhanden ist, die dann auch automatisch installiert werden kann.)

Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf unserer Homepage unter: Patches

2. Falls der Fehler weiterhin auftritt:

Rufen Sie die Reparaturfunktion in A-Plan auf:

„Datei“ / „Datenbank reparieren...“

3. Sollte das Problem damit nicht behoben werden können, nehmen Sie bitte per E-Mail support@braintool.com Kontakt mit uns auf.
A-Plan stellt dies beim nächsten Start fest und bietet Ihnen die Ausführung des Reparaturprogramms an.