Die Leitung eines Projekts geht mit dem Wissen einher, welches Ziel mit welchen Arbeitsschritten erreicht werden soll. Um ein Projekt erfolgreich in der vom Auftraggeber vorgesehenen Zeit zum Ziel zu führen, ist in der Regel ein Zeitplan notwendig.
Bei kleineren Projekten kommt man meist mit einer einfachen Aufgabenliste und entsprechender Zeiteinteilung aus, während größere Projekte oft detaillierte Zeitpläne für jeden einzelnen Mitarbeiter erfordern. Doch ganz gleich, ob kleines oder umfangreiches Projekt: Nicht immer geht der Zeitplan auf. Was dann noch hilft, zeigen wir hier auf.
1. Ziele und Zwischenziele setzen
Für ein erfolgreiches Projekt ist eine klare Zielsetzung von Bedeutung. Als Grundlage dient eine Zielsetzung nach „SMART“:
- Spezifisch
- Messbar
- Attraktiv
- Realistisch
- Terminiert
Grundsätzlich sollte dabei immer mit System geplant werden. Das heißt, schon im Vorfeld sollten wichtige Meilensteine festgelegt werden. Hierbei muss natürlich auch genau darüber nachgedacht werden, wie viel Zeit für die jeweiligen Zwischenziele benötigt wird.
Generell ist es wichtig, bei der Planung eines Projekts immer realistisch zu bleiben und Pufferzeiten einzurechnen. Schnell können unvorhersehbare Dinge wie zum Beispiel Krankheitsfälle oder Lieferengpässe benötigter Waren eintreten. Ist die unternehmensintern oder vom Kunden vorgegebene Zeit nach Einrechnung von Pufferzeiten und realistischen Arbeitzeiten nicht umsetzbar, sollte dies offen mitgeteilt werden. Während des Projekts sollte anhand der festgelegten Zwischenziele immer verglichen werden, ob das Projekt zeitlich im Rahmen liegt. Sobald Abweichungen oder auch drohende Probleme erkennbar sind, ist es unabdingbar, rechtzeitig einzugreifen.
2. Für den Notfall vorsorgen
Bereits zu Beginn eines Projekts sollten Szenarien festgelegt werden, die im Notfall greifen. Das erspart bei einem tatsächlichen Problem Zeit. So ist es sinnvoll, schon vorher festzulegen, auf welchen Mitarbeiter zurückgegriffen werden kann, wenn ein Mitarbeiter des Projekts kurzfristig ausfällt. Grundsätzlich sollte immer eine Lösung zur Hand sein, um den Zeitplan eines Projekts einhalten zu können.
Es kann auch helfen, schon vorab zu klären, was passiert, wenn ein Projekt nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit fertig gestellt werden kann.
Tipps für eine erfolgreiche Zeitplanung
- Alle Teammitglieder in die Projektplanung einbinden
- Den Vorgesetzten rechtzeitig über die wichtigsten Punkte informieren
- Priorisierung und Deadlines von Führungskräften einfordern
- Sämtliche Termine und Zeiträume von den Auftraggebern nennen lassen
- Überprüfung, welche Arbeit in welcher Zeit realistisch umsetzbar ist
- Die Dauer aller Arbeitsschritte und Projekte anhand von Mitarbeitererfahrungen analysieren
- Wichtig: Zeitpuffer einplanen, notfalls weitere Zeitreserven einplanen
- Wichtig: Entwicklung eines Notfallplans
- Möglichst ab einem gewissen Zeitpunkt keine Änderung in den Rahmenbedingungen vornehmen
- Einen klaren Zeitrahmen absprechen und wenn dieser nicht einhaltbar ist, unternehmensintern oder den Kunden darüber mit Fakten und realen Gründen informieren
- Alle Projektmitarbeiter über die geplanten Zeiten informieren
- Idealerweise sollten Teammitglieder ihre Arbeitszeit dokumentieren – so kann im Notfall rechtzeitig Mehrbedarf an Personal im Unternehmen angemeldet werden
- Unrealistische Zeitvorgaben von Kunden sollten konsequent abgelehnt werden, eine Erklärung für den Kunden ist jedoch wichtig und eventuell hilft die Mitteilung von realistischen Ansätzen
- In jedes Projekt auch die Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern einplanen
Fazit
Damit es gar nicht erst soweit kommt, dass der Zeitplan bei einem Projekt nicht eingehalten werden kann, sollten schon vorab Maßnahmen ergriffen werden. Wird die Zeit dennoch knapp, sollte schnell gehandelt werden. Notfallszenarien können helfen, während eines Projekts zeitliche Engpässe auszugleichen.
Wie gehen Sie bei der Zeitplanung vor? Welches Vorgehen hat sich bei Ihnen bewährt?