Praxistipps für Projektmanager

So glänzen Sie mit wirkungsvoller Rhetorik

Diese Techniken im PM sollten Sie kennenBeim Begriff Rhetorik – übersetzt „Redekunst“ – denken viele an Politiker, Moderatoren oder Personen, die im Licht der Öffentlichkeit stehen. Doch eine wirkungsvolle Rhetorik ist auch für Projektmanager von entscheidender Bedeutung. Ob zum Beantragen von neuen Ressourcen, zur Entwicklung von Lösungsstrategien, zur Motivation des Teams oder bei einem Statusmeeting zur Präsentation aktueller Daten und Fakten. Wer die richtigen Worte wählt und Argumentationsketten logisch aufbaut, kann sich bei Chefs und Mitarbeitern leichter Gehör verschaffen. Wir haben die wichtigsten Tipps für Sie aufbereitet.

1) Aufbau, Argumentationskette, Spannungsbogen herausarbeiten

Sobald feststeht, was Sie mit Ihrer Präsentation oder Rede erreichen wollen, rollen Sie das Feld von hinten auf und sammeln alle Daten, Fakten und Informationen, die Sie zum Erreichen des Ziels benötigen. Darauf bauen Sie eine Argumentationskette auf. Die These, die sie aufstellen (zum Beispiel ein Lösungsansatz) wird nun abwechselnd mit Argumenten und Beispielen untermauert, die logisch ineinandergreifen. Eindeutige Aussagen, schlüssig und logisch aufgebaut, münden in einem klaren Appell an ihre Zuhörer.
Wichtig: Beim Spannungsbogen sollten Sie darauf achten, den Nutzen gleich als allererstes zu nennen. Denn jeder Teilnehmer hat eine andere Sichtweise auf das Projekt. Der eine sieht es vielleicht aus finanzieller, ein anderer aus kreativer Perspektive, während bei einem Dritten die unternehmenspolitischen Ziele ausschlaggebend sind.
Während Sie Ihre Rede beziehungsweise Präsentation vorbereiten, sollten Sie sich ein paar Gedanken machen: Welches Vorwissen bringen meine Zuhörer mit? Welche Details sind wichtig, welche können weggelassen werden? Welche Einwände könnten zur Sprache kommen?
Je besser Sie vorbereitet sind, desto flüssiger und überzeugender können Sie Ihr Anliegen vortragen.

2) Rhetorische Mittel

So lang wie nötig, aber so kurz wie möglich:
Dies ist die oberste Maxime. Benutzen Sie kurze Sätze, schweifen Sie nicht unnötig ab, konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, damit keine Langeweile aufkommt.

Aktiv- statt Passivsätze bilden:
Aktivsätze folgen dem klassischen Aufbau „Subjekt, Prädikat, Objekt“. Beim Passivsatz rückt das Objekt nach vorne, gefolgt von Hilfsverben wie „werden“. Zu viele Passivkonstruktionen machen das Gesagte schwerfällig. Statt: „Der meiste Umsatz wurde von Abteilung XY erzielt“ besser „Abteilung XY erzielte den meisten Umsatz“ verwenden.

Anschaulich erklären
Grau ist alle Theorie, konkrete Beispiele machen das Gesagte lebendiger. Versierte Redner bauen gerne Metaphern, also bildhafte Vergleiche, in ihren Vortrag ein. Achtung: Wählen Sie eine passende Metapher, die nicht erklärungsbedürftig ist und sofort die richtigen Assoziationen hervorruft.

In Doppelpunkten sprechen
Geht nicht? Geht wohl – indem Sie den Doppelpunkt durch eine Pause akzentuieren. Der Vorteil einer solchen Satzkonstruktion liegt darin, dass ein Spannungsbogen aufgebaut wird. Zum Beispiel:
„Dieses Jahr haben wir einen neuen Umsatzrekord erzielt: 1 Million Euro!“

Rhetorische oder konkrete Fragen stellen
Wer nur mit Informationen berieselt wird, driftet irgendwann gedanklich ab. Halten Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer durch den Einwurf von Fragen. Dies können auch rhetorische Fragen sein – gefolgt von einer kleinen Kunstpause, die Sie dann selbst beantworten.

3) Die „Verpackung“ – Gestik, Mimik, Stimme

Der Psychologe und Professor Albert Mehrabian von der University of California hat die „7-38-55“-Regel aufgestellt, welche verdeutlicht, wie wichtig die audio-visuelle Verpackung bei der Rhetorik ist.
Laut dieser Regel macht der Inhalt des Gesagten nur 7 Prozent der Kommunikationswirkung aus. Die Stimme ist mit 38 Prozent und die Körpersprache mit ganzen 55 Prozent weitaus ausschlaggebender dafür, ob und wie Sie wahrgenommen werden.
Daher sollten Sie darauf achten, bei einem Vortrag oder einer Präsentation mit Ihrer Stimme zu spielen und nicht nur monoton Fakten aufsagen. Heben Sie die Stimme an, machen Sie Pausen, reden Sie klar und deutlich, weder zu langsam, noch zu schnell. Intonieren und akzentuieren Sie Sätze. Ihre Körperhaltung sollte präsent sein, unterstreichen Sie das Gesagte durch passende Gesten. Wichtig: Stellen Sie so oft wie möglich Blickkontakt zu Ihren Zuhörern her – dadurch bleiben Sie kommunikativ auf derselben Wellenlänge und zeigen: Das hier ist kein Monolog, hier geht es um Interaktion!

Durch die zunehmende Globalisierung der Arbeitswelt, findet heute nicht mehr jedes Meeting „Face-to-face“ statt. Damit Ihre Rhetorik auch über alle digitalen Verbindungen hinweg wirken kann, lesen Sie dazu unsere Beiträge „Ideen für erfolgreiche Telefonkonferenzen“ sowie „Tipps zur erfolgreichen Durchführung von Video-Meetings“

4) Tipp zur Vorbereitung: Ziel verinnerlichen

Möchten Sie das „Go“ für ein neues Projekt erhalten? Oder Chefs von einer Änderung des Kurses überzeugen? Wie lautet das Ziel Ihrer Rede beziehungsweise der Präsentation?
Gründe für ein Meeting im Bereich PM könnten zum Beispiel sein:
Statusmeetings zu Themen wie IST-Situation und nächste Schritte
Projekt-Kursmeetings, zum Beispiel Pro- und Contra, neue Alternativen
Problemlösungsmeetings wie Ist-Soll-Diskrepanz, Ursachen und Lösungen erörtern

Damit auch das „Drumherum“ stimmt – lesen Sie dazu unseren Beitrag:
„10 Tipps zur erfolgreichen Vorbereitung von Meetings“

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