PM Praxistipp: Ideen für erfolgreiche Telefonkonferenzen

Städte- und länderübergreifende Projektarbeit ist dank moderner Audio- und Videotechnologie schon lange kein Problem mehr – und in vielen Projektteams Alltag. Telefonkonferenzen sind dabei der am häufigsten gewählte Weg, um Teamsitzungen abzuhalten. Die Technik für Telefonkonferenzen ist vergleichsweise günstig, überall verfügbar und bedarf nur geringer technischer Vorbereitung. Allerdings ist es am Telefon bedeutend schwieriger, alle Teilnehmer einzubinden und eine konstruktive Arbeitsatmosphäre zu schaffen als bei Face-to-Face-Meetings.

Die folgenden Tipps schaffen Abhilfe: Sie ermöglichen eine strukturierte Diskussion und stärken gleichzeitig den Teamzusammenhalt.

Klare Gesprächsregeln

Um Telefonkonferenzen zu optimieren, sollte der Projektmanager ebenso wie bei regulären Meetings zu Beginn klare Gesprächsregeln vorgeben. Die Pünktlichkeit bei Telefonkonferenzen ist genauso wichtig wie bei Live-Meetings. Die Teilnehmer sollten vorbereitet erscheinen und jeder sollte sich äußern. Ebenso ist es von Bedeutung, abweichende Meinungen zu erlauben und zu respektieren und den Gesprächspartner nicht zu unterbrechen.

Eine Tagesordnung ist ein Muss für Audiokonferenzen. Sie sollte sich auf zwei bis drei Punkte beschränken, sodass die Themen tatsächlich in der vorgesehenen Zeit abgehandelt werden können.

Tipps, um Aufmerksamkeit und Konzentration zu fördern

Neben diesen Rahmenbedingungen gibt es nun einige Tricks, die dafür sorgen, dass die Projektmitarbeiter aufmerksam und engagiert an den Konferenzen teilnehmen:

• Übertragen Sie Verantwortung. Die Vorbereitung der Audiokonferenz muss nicht zwingend der Teamleiter übernehmen. Im Gegenteil, es ist sogar sinnvoll und fördert das individuelle Engagement der Teammitglieder, wenn jeder einmal die Vorbereitung einer Konferenz übernimmt.
• Gestalten Sie die Konferenzen möglichst interessant. Dazu gehören zum Beispiel spannende Vorstellungsrunden. Kommen neue Mitarbeiter oder ein externer Experte dazu, ist eine Vorstellung unabdingbar. Allerdings besteht die Neigung, bei langatmigen Vorstellungsrunden schon einmal abzuschalten. Fördern Sie die Konzentration der Teilnehmer durch ein kleines Kennenlernspiel. Die neu Hinzugekommenen können etwa zwei wahre und ein falsches Statement über ihre Person abgeben – die anderen Teammitglieder müssen raten, welche Aussagen zutreffen.
• Nutzen Sie Imaginationsübungen als Eisbrecher. Z. B. können sich alle Teammitglieder vorstellen, welche Farbe sie einem bestimmten Wochentag zuordnen würden. Anschließend tauschen sich die Teilnehmenden über ihre Vorstellungen aus.
• Quiz-Runden und Koordinationsspiele regen während der Diskussion die Konzentration an, halten die Teilnehmer wach und ihr Interesse lebendig. Der Diskussionsleiter stellt zum Beispiel kurze Fragen zum tagesaktuellen Geschehen, die die Teilnehmenden beantworten müssen. Koordinationsübungen sorgen zusätzlich für etwas Bewegung und Humor: So sollen die Teammitglieder etwa das linke Bein im Uhrzeigersinn und den rechten Arm gegen den Uhrzeigersinn drehen – soviel Koordination bringt kaum jemand auf. Solche kurzen, gut genutzten Pausen sind notwendig, damit sich das Denken danach wieder mit voller Kraft dem eigentlichen Thema zuwenden kann.

Tipps, um die Diskussion zu strukturieren und zu fokussieren

• Vorsprung durch Technik: Viele Systeme für Audio-Konferenzen erlauben es, die Teilnehmenden in Kleingruppen aufzuteilen. Der Diskussionsleiter stellt eine Frage und lässt die Gruppen eine vorgegebene Zeitspanne lang diskutieren. Anschließend werden die Ergebnisse zusammengetragen.
• Virtuelles Brainstorming: Eine andere Möglichkeit zur Problemfindung ist ein virtuelles Brainstorming. Jeder Teilnehmer macht zu einer Fragestellung einen Lösungsvorschlag – sobald die Runde durch ist, kann daran eine Diskussion anschließen. Auch über Meinungs-Umfragen gelingt es, jeden Teilnehmenden in die Diskussion einzubinden. So kann der Diskussionsleiter etwa nach einer Debatte um ein kurzes Statement zum Ergebnis bitten. Dies kann einfach lauten: „Ich stimme zu“ bzw. „Ich stimme nicht zu“. Die Umfrage sollte die Diskussion aber nicht neu eröffnen.
• Strukturierungsspiele: Damit die knappe Zeitspanne einer Telefonkonferenz ausreicht, um jeden zu Wort kommen zu lassen, können Sie auflockernde Strukturierungsspiele nutzen. Beschränken Sie zum Beispiel die Antworten aller Teilnehmer auf genau drei Wörter. Eine weitere Variante ist es, Symbole zu nutzen und den Teilnehmern zum Beispiel Ziffern auf einem Uhrenblatt zuzuweisen. Ein Teilnehmer ist dann „ein Uhr“ und hat fünf Minuten Redezeit – dann ist der nächste Teilnehmer, „zwei Uhr“, an der Reihe, usw.

Viele dieser Tipps und Tricks mögen nüchternen Menschen trivial erscheinen, doch spielerische Freude am Projekt und im Team ist häufig die beste Motivation. Das Ergebnis sind konzentrierte Teilnehmer, strukturierte Diskussionen und damit produktivere Arbeitsbeziehungen.

Wie ist Ihr Tipp für erfolgreiche Telefonkonferenzen?