Praxistipps für Projektmanager

Was ist eigentlich Lean Management?

Lean ManagementEin Ansatz, um sich auf das Wesentliche zu fokussieren: Lean Management heißt übersetzt „schlankes Management“. Im Projektmanagement handelt es sich um ein Verfahren, das darauf abzielt, Verschwendung und unnötige Kosten zu vermeiden. In den 1990er Jahren ist der Begriff über den japanischen Autohersteller Toyota erstmals in den Fokus der Öffentlichkeit gerückt. Noch heute gilt das Toyota-Produktionssystem als Benchmark in Sachen Lean Management.
Diese Methode grenzt sich von anderen Ansätzen wie dem klassischen oder agilen Projektmanagement ab. Es ist daher wichtig, die Ausgangssituation eines Projektes zu bewerten, um zu beurteilen, ob diese Methode hierfür am besten geeignet ist.

Bestandteile des Lean Managements

„Werte ohne Verschwendung schaffen“, so lautet die Maxime des Lean Managements. Das heißt einerseits möglichst effizient zu arbeiten, andererseits keine Abstriche in punkto Qualität vorzunehmen. Kunden wollen hochwertige Produkte zu möglichst günstigen Preisen, Unternehmen möchten wiederum einen möglichst hohen Umsatz erzielen. Durch Fokussierung auf das Wesentliche können diese beiden Ansätze miteinander vereint werden.
Charakteristisch für das Lean Management sind zum Beispiel die Planungs- und Abschlussphase. In der Planungsphase werden Weichen für das Projekt erarbeitet und gestellt. Als Maßstab dient hierbei das Produktergebnis, das sowohl von Seiten des Kunden, als auch von Seiten des Unternehmens bewertet wird. Bei Bedarf werden diese aktuellen Parameter angepasst. So kann bedarfsgerecht produziert werden, ohne Engpässe oder Überschüsse. In der Nachphase werden nochmals Erfahrungswerte festgehalten und Fehler analysiert. Das gewonnene Wissen soll zur Optimierung künftiger Projekte dienen.
Damit basiert die Lean Management Methode auf dem Grundsatz der Selbstoptimierung. Das „selbstlernende“ System soll dazu beitragen, Projektdurchlaufzeiten zu verkürzen und Ressourcen optimal einzusetzen. Ein weiteres Merkmal dieser Methode liegt im Visual Management. Statt langer Berichte werden Diagramme, Abbildungen zur Verdeutlichung technischer Zusammenhänge und übersichtliche Projektstatus-Tools favorisiert.

Das klassische Lean Management lässt sich vereinfacht in fünf Schritten darstellen:
1. Werte identifizieren (Value)
2. Wertstrom definieren (Value stream)
3. Verschwendung vermeiden, Arbeitsprozesse beschleunigen (Flow)
4. Kundenbedürfnisse mit einbeziehen (Pull)
5. Projekte optimieren (Perfection)

Weitere Tools zur Umsetzung der Methode

Um unnötigen Ballast abzuwerfen und zu beurteilen, welche Maßnahmen wirklich rentabel sind, empfiehlt sich die Anwendung des Pareto-Prinzips. Da Visual Management im Lean Management groß geschrieben wird, eignet sich das Gantt-Diagramm bestens, um Abhängigkeiten und zeitliche Abläufe einfach darzustellen. Lösungs- und Verbesserungsvorschläge werden am besten gemeinsam im Team erarbeitet. Hierfür bieten sich Brainstormings und Mind Maps an.

Die Basis: eine nützliche Projektsoftware wie A-Plan

Lean Management durchzieht alles Bereiche eines Unternehmens. Dazu gehört die optimale Auslastung von Mitarbeitern, Maschinen, Fahrzeugen und sonstiger Ressourcen. Auch der zeitnahe Informationsfluss zwischen Mitarbeitern, Führungsebene, Lieferanten und Stakeholdern ist von Bedeutung. Um diese Komponenten wirksam zu managen, ist eine Projektplan-Software das Mittel erster Wahl. A-Plan bietet ein übersichtliches Handling aller wichtigen Faktoren, stellt Tools zur visuellen Vereinfachung von Sachinhalten zur Verfügung und ermöglicht es Mitarbeitern, unkompliziert miteinander zu interagieren sowie an Dokumente oder Inhalte zu gelangen.

Haben Sie bereits Erfahrungen mit Lean Management gemacht? Welche Vor- oder Nachteile sehen Sie darin im Vergleich zum klassischen oder agilen Projektmanagement? Wir freuen uns über einen Erfahrungsaustausch und Ihre Kommentare!

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