Projektmanagement erinnert mich insbesondere bei großen Projekten oft an ein ausgeklügeltes Marionettenspiel: Es gilt, alle Fäden in der Hand zu behalten und dabei noch möglichst fein abzustimmen. Aus den einzelnen Fäden des Projekts spinnt sich dann ein Netz, das große Ganze, das es aufzuführen gilt – und das hoffentlich mit Begeisterung aufgenommen wird. Verschiedene grafische Visualisierungsmethoden können enorm helfen, den Überblick über Zeit, Kosten, Personal- und Materialaufwand nicht zu verlieren.
Das Projekt als Balkendiagramm
Bereits Ende des 19. Jahrhunderts entwickelten Unternehmensberater Techniken, mit denen sich Projekte nicht nur planen, sondern die Abläufe auch grafisch darstellen lassen. Eine der bekanntesten Visualisierungsmethoden dürfte das Gantt-Chart sein, benannt nach dem Unternehmensberater Henry L. Gantt. Hierbei handelt es sich um ein einfaches Balkendiagramm, bei dem auf der horizontalen Achse der Zeitrahmen, auf der vertikalen Achse die Aktivitäten dargestellt werden. Das Prinzip ist einfach: Je länger der Balken, desto länger dauert die einzelne Aktivität an. Überlagern sich verschiedene Aktivitäten, stellt man dies mit überlappenden Balken dar.
Das Gantt-Chart ist eine relativ übersichtliche und einfach zu erlernende Visualisierungstechnik. Es eignet sich jedoch weniger dafür, bei großen Projekten Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Abläufen aufzuzeigen. Zwar versucht man häufig, mit Pfeilen die Beziehungen zwischen den Aktivitäten anzudeuten – dies geht jedoch mit zunehmender Größe und zunehmendem Detaillierungsgrad des Projekts zu Lasten der Übersichtlichkeit.
Das Gantt-Chart eignet sich daher als Visualisierungsmethode vornehmlich für kleinere Projekte. Größere, komplexere Projekte mit mehreren Arbeitsschritten lassen sich besser mit der Netzplantechnik visualisieren.
Der kritische Pfad
Erstmals 1958 von Bernard Roy von der Unternehmensgruppe Metra wurde ein Netzplan nach der Metra-Potenzial-Methode eingesetzt. Bei dieser spezifischen Netzplantechnik werden Projektvorgänge als Rechtecke, sogenannte Vorgangsknoten, dargestellt. Abhängigkeiten, in der die Vorgänge zueinanderstehen, werden durch Pfeile visualisiert.
Aber was ist überhaupt ein Vorgang? Kurz gesagt, beschreibt ein Vorgang einen Projektschritt, der ohne Unterbrechung durchgeführt wird und bei dem über seine gesamte Dauer die gleichen Ressourcen – Personal, Kosten, Material - eingesetzt werden. Als Projektmanager zerlegen Sie das Projekt in solche einzelnen Vorgänge. Mittels der Strukturanalyse identifizieren Sie Vorgänger, Nachfolger und Parallelvorgänge, also:
- Vorgänge, die zuerst stattfinden müssen
- Vorgänge, die sich direkt daran anschließen
- Vorgänge, die parallel ablaufen können
Außerdem muss berechnet werden, wie lange die einzelnen Vorgänge dauern. Dafür ist eine möglichst genaue Schätzung vonnöten, um einigermaßen verlässlichen Netzplan zu erstellen. Wichtige Termine und Meilensteine sollten Sie bereits während des Netzplan-Entwurfes festlegen und in den Plan übernehmen.
Die Zeitplanung hilft bei der Identifizierung kritischer Vorgänge. So bezeichnet man Vorgänge, die keinen Puffer besitzen und durch deren Verschiebung sich auch das Enddatum des Projektes verschiebt. Ermittelt man die Kette dieser kritischen Vorgänge, erhält man den kritischer Pfad: den längsten möglichen Weg durch das Projekt.
Ein einmal erstellter Netzplan ist jedoch keineswegs in Stein gemeißelt. Als Werkzeug der Projektüberwachung muss er vielmehr laufend an den tatsächlichen Projektfortschritt angepasst und korrigiert werden.
Vor- und Nachteile der Netzplantechnik
Der große Vorteil des Netzplans besteht darin, dass er den kritischen Pfad visualisiert. So haben Sie immer einen Blick auf die Vorgänge, die das gesamte Projekt verzögern könnten. Darüberhinaus macht er die Beziehungen zwischen den einzelnen Vorgängen deutlich. Damit gibt er nicht nur einen Überblick über den zeitlichen Ablauf des Projekts, sondern auch über die Reihenfolge der Projektschritte und deren Abhängigkeiten. Das hat der Netzplan dem Gantt-Chart voraus.
Ein Netzplan ist jedoch relativ aufwendig in der Erstellung und die Arbeit daran zeitintensiv. Bevor Sie die Planung beginnen, sollten Sie sich daher fragen: Ist das Projekt überhaupt groß genug, dass sich der Zeit- und Ressourceneinsatz für einen Netzplan lohnt?
Zudem zeigt der Netzplan zwar Vorgänge und ihre Beziehung zueinander auf; daraus können Mitarbeiter aber noch keine Handlungsanweisungen ableiten. Als einziges Instrument der Projektplanung eignet er sich damit nicht.
Ein besonders sensibler Punkt ist die Frage nach dem Detaillierungsgrad. Zum einen hilft ein möglichst detaillierter Netzplan, den Überblick über einzelne Projektschritte zu behalten. Zum anderen ist damit aber auch ein steigender Kontrollaufwand verbunden. Je mehr Vorgänge es gibt, je mehr Vorgänger und Nachfolger, die sich gegenseitig beeinflussen, desto mehr muss bei Abweichungen vom Plan nachgebessert werden. Hier liegt gerade bei Großprojekten eine Gefahr: Verschiebt sich nur ein kritischer Vorgang, zieht dies eine Flut von Änderungen im Netzplan nach sich. Diese können für Verwirrung unter den Projektbeteiligten und im schlimmsten Fall zu weiteren Verschiebungen sorgen. Den passenden Detaillierungsgrad zu finden, gehört daher zu den größten Herausforderungen beim Entwurf des Netzplans.
Wie gehen Sie bei der Erstellung des Netzplans vor? Welche Vor- und Nachteile sehen Sie in diesem?