Praxistipps für Projektmanager

Tipps zur erfolgreichen Durchführung von Video-Meetings

Tipps zur erfolgreichen Durchführung von Video-Meetings

Angesichts der Größe vieler Unternehmen und der damit verbundenen standortübergreifenden Projekte sind Video-Meetings oftmals an der Tagesordnung. Mit Hilfe des Internets können räumliche Distanzen somit leicht verringert werden. Dennoch gibt es bei Videokonferenzen einiges zu beachten. Mit den folgenden Tipps wird jedes Video-Meeting erfolgreich durchgeführt.

1. Technische Ausstattung

Grundsätzlich gehören in eine Videokonferenz Smartboards oder auch Dokumentenkameras, denn sie dienen der Visualisierung von Dokumenten, Objekten und Ideen. Diese Geräte können in der Regel direkt an die Videokonferenzlösung angeschlossen werden, so dass die Gesprächspartner die Inhalte in Echtzeit erhalten. Schon vorab sollte bei der Wahl des entsprechenden Systems auf diese Funktionen geachtet werden.
Vor Beginn des Video-Meetings sollten sich einige Teilnehmer zudem mit dem Videokonferenz-System vertraut machen, damit während der Konferenz ein reibungsloser Ablauf möglich ist. Um diesen zu gewährleisten, sollten alle Fernbedienungen und notwendiges Zubehör in unmittelbarer Reichweite des Meeting-Leiters platziert sein. So ist es möglich, dass notwendige Einstellungen ohne Unterbrechung der Konferenz vorgenommen werden können.

2. Benimmregeln auch bei Video-Meetings einhalten

Ganz gleich, ob persönliches Meeting oder Videokonferenz: Wichtig ist hier wie auch sonst die Einhaltung allgemeingültiger Benimmregeln.
Teilnehmer an einem Video-Meeting sollten vorrangig auf ihr Verhalten achten. So ist eine kurze Vorstellungsrunde generell wichtig, wird bei Videokonferenzen aber gern vergessen. Auch eine laute und vor allem deutliche Aussprache ist von Bedeutung. Außerdem sollte darauf geachtet werden, immer gesehen und auch gehört zu werden. Disziplin ist hier das Zauberwort, denn der Gesprächspartner am anderen Ende möchte auch ausreden. Zum Ende der Videokonferenz sollte außerdem darauf geachtet werden, dass die Verbindung tatsächlich getrennt wurde, so dass die Gesprächspartner nicht mehr mithören oder sehen können.
Auf der Kleidung sollte ebenfalls ein Fokus liegen. Sinnvoll ist die Wahl von Kleidung, die einen möglichst geringen Kontrast zum Hintergrund darstellt. Gedeckte Farben sind besser als Streifen- oder Karo-Muster.
Auch ist bei sich unbekannten Teilnehmern eine kurze Vorstellungsrunde generell wichtig, diese wird bei Videokonferenzen aber gern vergessen.
Eine laute und vor allem deutliche Aussprache ist von Bedeutung. Außerdem sollte darauf geachtet werden, immer sehr gut gesehen und auch gehört zu werden. Zum Ende der Videokonferenz sollte außerdem darauf geachtet werden, dass die Verbindung tatsächlich getrennt wurde, so dass die Gesprächspartner nicht mehr mithören oder sehen können.

3. Sitzordnung

Gerade beim Video-Meeting ist es sinnvoll, wenn bei größeren Gruppen Tische und Stühle im Konferenzraum so angeordnet sind, dass alle Teilnehmer für den Gesprächspartner am anderen Ende der Leitung sicht- und hörbar sind. Außerdem sollten alle Teilnehmer einen freien Blick auf die Monitore haben. Geeignet sind parabolisch oder halbkreisförmige Tische, die mit der offenen Seite zur Kamera zeigen.

Können Sie diese Grundlagentipps um weitere ergänzen? Und kommen bei Ihnen Videokonferenzen zum Einsatz?

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.