Viele Projekte sind sehr umfangreich. Es sind somit nicht nur viele Mitarbeiter und Informationen notwendig, sondern auch Ressourcen. Grundsätzlich sollte ein Projekt immer mit hoher Effizienz bearbeitet werden. Eine gute Organisation sowie Kommunikation sind also unumgänglich. Viele Unternehmen setzen auch heute noch oft Excel-Tabellen für die Planung von Projekten ein. Auch wenn jeder Excel kennt und es einfach bedienbar ist, sollte es nicht als PM-Tool dienen. Hierfür gibt es Software, wie A-Plan, mit der erfolgreich Projekte organisiert und bearbeitet werden. Von Excel sollte man sich verabschieden, denn schnell geht hier der Überblick verloren, was vor allem bei großen Projekten fatale Auswirkungen haben kann.
Warum sind PM-Tools sinnvoll?
Einer Studie der LMU München und InLoox zu folge geht der Trend zu einem orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Projektmanagement-Software. Die Unternehmen sehen die Notwendigkeit und streben an, ihre Projekte dadurch besser im Überblick zu behalten und effizienter durchzuführen. Außerdem zählen die ungleiche Auslastung von Ressourcen sowie Probleme aufgrund einer fehlenden Dokumentation der Projekte als Gründe für die Anschaffung von PM-Tools.
Wichtige Gründe für PM Software laut der Studie sind
- Vermeidung oder Minimierung von bestimmten Risiken, Problemen, Gefährdungen und Fehlern in der Bearbeitung von Projekten
- Sparen von Aufwand und Mühe und somit auch von Zeit und Geld
- Vereinfachung der Arbeit innerhalb eines Projekts
- Projektumsetzung ohne Qualitätsverlust
Grundsätzlich können mit einem PM-Tool sämtliche Projekte unabhängig von ihrer Größe ausgeführt werden. Wichtig ist jedoch, dass im Unternehmen bereits ein Projektmanagement vorhanden ist und auch „gelebt“ wird. Nur dann kann nach einer passenden Software gesucht werden.
Projektmanagement-Software nach Kategorien
Es gibt unterschiedliche Kategorien, in die Projektmanagement-Software eingeteilt wird. Mit unterschiedlichster Software kann der Überblick bei Projekten gewahrt werden, weshalb es auch verschiedene Tools gibt. Die PM-Software kann in folgende Kategorien eingeteilt werden:
- Software zur Planung (z.B. Netz-, Balken-, Projektstrukturpläne erstellen und pflegen)
- Software zur Ressourcenverwaltung (z.B. Zuordnung und Steuerung von Mitarbeitern, Maschinen, etc.)
- Software für das Controlling (z.B. Erfassung des Aufwands, Kontrolle des Projektbudgets, Kontrolle der Termineinhaltung)
- Software für spezielle Aufgaben im Projektmanagement (z.B. Qualitätsmanagement, Wirtschaftlichtkeitsrechnungen)
- Software für Dokumentenmanagement (z.B. Verwaltung von Projektdokumenten)
- Büro-Software (z.B. Tabellenkalkulation, Textverarbeitung)
- Software für Telekommunikation (z.B. E-Mail-Clients, Videokonferenzen)
- Software für die Abwicklung von Projektkommunikation sowie zur Unterstützung von Prozessen im Projektmanagement (z.B. Abbildung von Workflows)
In der Regel sind in einer Software Planung, Controlling und Ressourcenmanagement zusammengefasst. Diese drei Punkte entsprechen in der Regel der „allgemeinen Vorstellung“ von PM-Software.
Bei der Auswahl einer auf Ihr Unternehmen bestmöglich abgestimmten Version unserer Projektmanagement-Software A-Plan, unterstützen wir Sie gern. Nehmen Sie einfach unverbindlich mit uns Kontakt auf.