8 Tipps, um gute Protokolle zu schreiben

Das Protokoll – es zu erstellen wird von den einen geliebt, von den anderen eher gern abgegeben. Dennoch ist es ein wichtiges Dokument, in dem alle diskutierten Punkte, Maßnahmen und Entscheidungen eines Meetings festgehalten werden. Der Vorteil des Protokolls: Es fasst auch lange und komplexe Meetings übersichtlich zusammen. Auch Nichtanwesende können sich dadurch über alle besprochenen Themen informieren. Wer die Aufgabe, das Protokoll in einem Meeting zu schreiben, erhält, kann folgende Tipps umsetzen. So fällt es leichter, das Protokoll zu verfassen.

1. Wer ein Protokoll schreibt, sollte nicht gleichzeitig als „Moderator“ im Meeting agieren. Schnell leidet eine der beiden Rollen darunter oder das Meeting zieht sich in die Länge, da man mit Schreiben bereits ausgelastet ist.
2. Protokollführer sollten sich grundsätzlich nicht davor scheuen, auch einmal genauer nachzufragen, wenn sie etwas nicht verstanden oder genau mitbekommen haben. Immerhin kommt es auf das Ergebnis an – und das ist das Protokoll, das alle wesentlichen Punkte enthalten soll.
3. Beim Schreiben eines Protokolls ist es wichtig, immer auf die Zielgruppe zu achten. Immerhin wird ein Protokoll nicht für den Protokollführer geschrieben, sondern für andere Personen. Es müssen auch Außenstehende das Protokoll verstehen können, so dass sowohl der Aufbau als auch der Inhalt stringent sein sollten.
4. Wer ein Protokoll schreibt, sollte sich immer auf die Ergebnisse konzentrieren und nicht direkt auf die Diskussion. Es geht in der Regel nicht darum, jede Aussage genau festzuhalten, sondern lediglich erreichte Ergebnisse, die für die Mitarbeiter/-innen relevant sind.
5. Sachlich bleiben ist bei einem Protokoll das A&O. Es handelt sich um ein Geschäftsdokument. Wertende Kommentare sollten deshalb vermieden werden.
6. Aufzeichnungen sollten möglichst kategorisiert werden (z. B. nach Abstimmung, Entscheidung, offene Fragen, Informationen). Sie erleichtern das Lesen.
7. Die Nachbearbeitung eines Protokolls sollte möglichst zeitnah erfolgen. Das ist sinnvoll, da die Inhalte eines Meetings noch im Gedächtnis präsent sind.
8. Wer Probleme hat, eine Diskussion zu verfolgen und gleichzeitig ein Protokoll aufzusetzen, kann sich eines einfachen Hilfsmittels bedienen: Er zeichnet die Sitzung auf. Hierzu sollte natürlich um Einverständnis gebeten werden.

Werden diese Tipps beherzigt, dann wird es nach einiger Zeit und mit etwas Routine immer einfacher, ein Protokoll zu erstellen.

Protokoll schreiben: Geben Sie es gern ab oder übernehmen Sie es selbst? Haben Sie weitere Tipps, damit ein Protokoll gelingt?