Praxistipps für Projektmanager

Sie müssen schlechte Nachrichten überbringen? So geht’s

Jeder, der es schon einmal tun musste, kennt das Gefühl: Eine schlechte Nachricht zu überbringen, gehört zu den eher undankbaren Aufgaben. Das ist auch im Berufsleben nicht anders – ganz gleich, ob es um wenig brisante schlechte Nachrichten, Gehaltskürzung, Personalabbau oder auch die Verschiebung von Urlaub geht, es ist eine nicht alltägliche Situation. Doch wie kann man schlechte Nachrichten am besten überbringen? Das Vorgehen spielt eine entscheidende Rolle, weshalb folgender Ablauf sich gut bewährt hat:

 

  1. Vorbereitung
    Bevor es überhaupt zum Gespräch kommt, sollte man sich darauf vorbereiten, wie die Nachricht möglichst schonend an die betroffene Person übermittelt werden kann. Grundsätzlich gilt, dass man bei der Wahrheit bleiben und nichts schönreden sollte. Der Überbringer der Nachricht sollte sich immer bewusst sein, welche Emotionen durch diese ausgelöst werden können.
  2. Nachrichten ohne Zögern überbringen
    Schlechte Nachrichten sollten möglichst schnell überbracht und nicht hinausgezögert werden. Dabei sollte beachtet werden, dass die Nachricht nicht durch andere Personen übermittelt wird. Eine umgehende Reaktion ist also wichtig.
  3. Nachrichten immer persönlich überbringen
    Grundsätzlich sollten auch schlechte Nachrichten nie per Telefon und schon gar nicht per SMS oder E-Mail überbracht werden. Persönlich bedeutet also immer, im direkten Gespräch.
  4. Zeit ist ein wichtiger Faktor
    Gerade schlechte Nachrichten sollten nie im Vorbeigehen übermittelt werden. Als Überbringer sollte man sich auch Zeit für den Nachrichtenempfänger nehmen. So zeigt man ihm gegenüber Wertschätzung. Es kann hilfreich sein, danach für den Empfänger noch ein wenig für ein Nachgespräch da zu sein, anstatt sofort zu gehen.
  5. Gute Vorbereitung ist wichtig
    Es lohnt sich in der Regel bei wirklich wichtigen Nachrichten direkt auf den Punkt zu kommen und vorab zu überdenken, welche Fragen oder Punkte das Gegenüber anbringen könnte. So ist man auf eventuelle Anmerkungen vorbereitet und hat im besten Fall Erklärungen oder Argumente zur Hand. Betroffene haben in der Regel Fragen, die am besten schon im Vorfeld durch die Mitteilung aller Informationen und Fakten beantwortet werden können.
  6. Mitgefühl ist erforderlich
    Emotionen sind nach einer schlechten Nachricht eigentlich immer zu erwarten. Dafür sollte man ehrliches Mitgefühl und Verständnis zeigen. Zuhören und stark bleiben ist an diesem Punkt sehr wichtig.
  7. Hilfe anbieten
    Je nach Situation und Möglichkeiten, kann es sinnvoll sein, der betroffenen Person Hilfe anzubieten.

Selten werden Überbringer von schlechten Nachrichten Sympathie erhalten. Gerade als Führungskraft sollte man darüber stehen, auch wenn es dem Ansehen und dem Rückhalt in der Belegschaft schaden kann. Gerade in diesen Situationen ist Feingefühl gefragt, denn jeder, der unter Druck steht, reagiert schneller emotional. Wichtig ist bei dem Überbringen schlechter Nachrichten aber vor allem eines: Sachlichkeit und Souveränität.

Wie überbringen Sie schlechte Nachrichten? Welchen Grundsätzen folgen Sie?

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