Praxistipps für Projektmanager

10 Tipps zur erfolgreichen Vorbereitung von Meetings

Als Angestellter nimmt man durchschnittlich an 65 Meetings pro Monat teil – Tendenz steigend. Das hat eine Umfrage des Software-Herstellers Atlassian ergeben. Damit Ihre Kollegen das Meeting nicht als Zeitverschwendung empfinden, ist es wichtig, dass Sie ein Meeting bestens vorbereiten, damit es einen wirklichen Mehrwert hat.

1. Die Tagesordnung

Um ein Meeting erfolgreich abhalten zu können, bedarf es einer Tagesordnung. Halten Sie darin fest, wie lang das Meeting dauern soll, welcher Inhalt besprochen wird und wer die Teilnehmer sind. Beginnen Sie mit der „Begrüßung“ und enden Sie mit „Verschiedenes“. Planen Sie für jeden Punkt der Tagesordnung die entsprechende Zeit ein.

2. Die Einladung

Wählen Sie die Teilnehmer mit Bedacht aus und fragen Sie sich vorab, wer etwas Wertvolles beisteuern kann und wer über fundierte Kenntnisse verfügt. Laden Sie diese Teilnehmer ein und senden Sie ihnen die Tagesordnung mit der Bitte um eine mögliche Ergänzung der Punkte zu.
Prüfen Sie, ob es bei komplexen und außerordentlich wichtigen Meetings Sinn macht, einzelne Teilnehmer vorab persönlich zu sprechen.

3. Der Zeitpunkt

Eine genaue Zeitplanung ist äußerst wichtig für den Beginn und Ablauf eines Meetings. Beginnen Sie ein Meeting stets pünktlich und sprechen Sie zu spät kommende Teilnehmer gezielt an.

4. Die Begrüßung

Nehmen Sie die Teilnehmer vor dem Konferenzraum in Empfang und geben Sie ihnen die Hand. Sagen Sie, wie sehr Sie sich über die Teilnahme eines jeden Einzelnen freuen und schaffen Sie schon vor dem Meeting eine positive Grundstimmung. Zu dieser trägt häufig auch bei, dass die Teilnehmer-/innen bereits bei Erscheinen an der Tür persönlich begrüßt werden. (Bei internen Meetings ist dies häufig nicht so sinnvoll, sollten aber externe Personen hinzustoßen, bildet dies eine wichtige Grundlage).

5. Der Moderator

Legen Sie zu Beginn des Meetings fest, wer die Diskussion moderieren soll und bitten Sie diese Person wichtige Entscheidungen zu dokumentieren. Am Ende sollte der Moderator noch einmal die relevantesten Punkte vortragen.

6. Konzentration auf das Wesentliche

In Meetings werden häufig sehr viele Themenbereiche miteinander vermischt, da in der Kürze der Zeit vieles abgearbeitet werden möchte oder muss. Besser ist es, hierfür mehrere Meetings anzusetzen und sich pro Meeting zu spezialisieren.

7. Die Ausstattung

Um einen regen Austausch zu schaffen, sollten Sie auf Präsentationen mit Powerpoint verzichten und sich stattdessen dem Flipchart widmen. Dies sorgt für eine aktivere Beteiligung und passt oftmals besser zu einem Meeting. Bei Präsentationen sollte allerdings vorab eine Prüfung der technischen Gegebenheiten erfolgen und wenn notwendig, auch ein technischer Test erfolgen.

8. Die Diskussion

Denken Sie daran, dass Sie eine zielführende Diskussion erreichen wollen, bei der jeder Teilnehmer kreative und konstruktive Ideen einbringt. Sprechen Sie daher stille Teilnehmer gezielt an und machen Sie deutlich, wie wichtig die Entscheidung eines jeden Einzelnen ist.

9. Die Ziele

Lassen Sie die Ziele niemals aus den Augen und versuchen Sie stets zielführend zu diskutieren, indem der Moderator an den eigentlichen Punkt erinnert, wann immer es nötig ist. Halten Sie die festgelegten Zeiten unbedingt ein und planen Sie deshalb lieber zu viel Zeit ein und beenden Sie das Meeting somit gegebenenfalls früher.

10. Die Verpflegung

Besonders für Teilnehmer, die eine weitere Anreise hinter sich haben, ist eine Verpflegung eine nette Geste. Denken Sie aber auch daran, dass Ihre Teilnehmer grundsätzlich motivierter sind, wenn Sie eine kleine Verköstigung erhalten und bieten Sie neben kleinen Snacks auch ausreichend Getränke an.

Berücksichtigen Sie noch weitere Punkte, damit gute Grundvoraussetzungen für ein zielführendes Meeting geschaffen werden können?

1 Kommentar

  • Marian sagt:

    Hallo,
    danke für die kleine Sammlung an Tipps für die Meetings!
    Auch wenn ich nur Punkt 7, 8 und 9 benutzen kann, da es sich bei mir um wöchentliche, innerbetriebliche Meetings handelt, hat es sich für mich damit schon mal gelohnt auf dieser Seite vorbeizuschauen.

    Liebe Grüße

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