Praxistipps für Projektmanager

Mangelnde Kommunikation bringt viele Projekte zum Scheitern

Fehlschläge im Projektmanagement können mehrere Ursachen haben. Zu den häufigsten Auslösern, die Projekte zum Scheitern führen, zählen unprofessionelle Projektmanager, lustlose Mitarbeiter, ein zu niedrig angesetztes Budget, fehlende Unterstützung von Seiten des Managements und Anforderungen, die aufgrund von zu hoch gesteckten Zielen nicht erreicht werden können. Meist sind Externe für die deutlich überzogenen Vorgaben verantwortlich. Im Gegenzug erweisen sich klar artikulierte Projektaufträge, erfahrende Projektleiter und ein unterstützendes Management als Aspekte, die in aller Regel zu einem positiven Ausgang von Projekten führen. Dass viele Projekte wegen mangelnder Kommunikation einen Misserfolg erleiden, wird häufig nicht konkret realisiert.

E-Mails reichen nicht aus

Bei einer aktuellen Umfrage, die von der Münchner Kommunikationsberatung Cetacea unter dem Titel „Kommunikation in Projekten“ initiiert wurde, kam zutage, dass etwa drei Viertel aller Projektleiter wichtige Informationen per E-Mail verschicken.

Ein Austausch findet somit in erster Linie über das Internet statt. Bei dieser Art von Kommunikation gibt es leider einen hohen Schwund, weil E-Mails falsch verschickt oder nicht gelesen werden. Etliche Projektmanager betrachten den Informationsaustausch bei der Umsetzung ihrer Projekte tatsächlich als lückenhaft. Verbesserungen werden deshalb angestrebt. Da in den meisten Unternehmen eine Top-Down-Kommunikation erfolgt, ist der Projektleiter für einen optimalen Informationsfluss verantwortlich. Ein Kommunikationsmanager könnte Abhilfe schaffen. Sein Einsatz wird aber aus Kostengründen sehr oft vom Management abgelehnt.

Tipps, die Fehler in der Projektkommunikation vermeiden

  1. Telefonate oder direkte Ansprachen stellen sicher, dass Teilnehmer tatsächlich in Kenntnis gesetzt werden.
  2. Beim Verschicken von Email empfehlen sich Lesebestätigungen, die natürlich auch kontrolliert werden müssen. Somit ist garantiert, dass verschickte Mails geöffnet und gelesen wurden.
  3. Eine klare Ausdrucksweise statt Fachchinesisch verhindert Missverständnisse.
  4. Fragen des Projektleiters regen Diskussionen an, die häufig zu vollkommen neuen Aspekten führen. Außerdem wird mit dem Einbinden aller Projektteilnehmer das gesamte Team gestärkt.
  5. Langwierige und kompliziert dargestellte Ausführungen führen zu unaufmerksamen Zuhörern.
  6. Klipp und klar formulierte, interessant vorgetragene und auf das Nötigste beschränkte Präsentationen bleiben dagegen im Gedächtnis hängen.
  7. Ein typisches Verkäuferjargon, das sonst dem Überzeugen von Kunden dient, wirkt bei Untergebenen überheblich und ist deshalb unangebracht.

Welchen Kommunikationsweg verwenden Sie überwiegend für projektinterne Mitteilungen?

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