Praxistipps für Projektmanager

Projekt- und Qualitätsmanagement – eine Hass-Liebe?

Artikel von Elke Meurer

Projekt- und Qualitätsmanagement scheinen durch eine Hass-Liebe verbunden zu sein. Diesen Eindruck gewinnt man jedenfalls, wenn man innerbetriebliche Projektteams mit den Anforderungen des Qualitätsmanagement-Systems (QMS) hadern sieht. Dabei haben beide Fachbereiche nicht nur viel gemeinsam, sondern ergeben ein perfektes Paar.

Projekt- und Qualitätsmanagement

Der häufigste Stein des Anstoßes ist die Dokumentation. Aber mal ehrlich: Gibt es ein Projekt, in dem nicht über Berichte, Formulare usw. gemeckert wird, egal ob nun ein QMS vorhanden ist oder nicht? Und wie oft hat man sich am Ende geärgert, etwas nicht dokumentiert zu haben? Die Normenforderungen der ISO 9001 an die Dokumentation einer zertifizierten Firma haben sich seit den 90ern stark zum Vorteil der Anwender verändert.

Prinzip der Angemessenheit

Angemessenheit ist ein wichtiges Wort in der ISO 9001 geworden, denn weder ein QMS noch die Dokumentation soll zum Selbstzweck geraten. Machen wir uns einen wichtigen Gedanken klar: Viele Dokumentations-Anforderungen, die in einem Unternehmen existieren, gehen nicht zwingend auf das QMS zurück, sondern auf

  • Forderungen des Kunden,
  • Forderungen von Behörden,
  • Forderungen von weiteren interessierten Parteien.

Die kaufmännische und juristische Vorsicht trägt dann auch noch dazu bei. Die Dokumentations-Anforderungen des QMS überschneiden sich mit diesen Forderungen, denn es sollen in einem zertifizierten Unternehmen genau die Aspekte berücksichtigt werden. So manches Mal ist deshalb die Einführungsphase des QMS Anlass für eine geordnete Dokumentation.

Angemessenheit und Wirtschaftlichkeit sollten immer berücksichtigt werden. Es gilt die alte Regel: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Entwicklungsprojekte

Entwicklungsarbeit ist dokumentationsintensiv. Daran geht kein Weg vorbei. Hier sollte die Abteilung Entwicklung zum einen eingebunden werden und zum anderen sich aktiv einbringen, wenn es darum geht, im QM-Handbuch die Standards für Entwicklungs-Dokumente festzulegen. Jedem Entwickler sollte am Ende klar sein, was er aufzeichnen muss und was nicht.

Standards und Ziele für Berichtswesen

So unterschiedlich Projekte auch sein können – es gibt Standards, die für alle Projekte gelten. Das gilt vor allem für die Berichterstattung. In jedem Projekt müssen die Kommunikationswege und Info-Empfänger klar geregelt sein. Eine Zuständigkeitsmatrix schafft schnelle Übersicht. Wichtig ist für den Empfänger der Zeitpunkt der Information, weshalb Ziele formuliert werden sollten, die sich im individuellen Meilensteinplan einbeziehen lassen.

Lessons learned – Dokumentation verbessern

Die rückblickende Abschlussbesprechung sollte in ihrer Agenda die Dokumentation nicht auf einen zu vernachlässigenden Platz schieben und das Thema mit „es ist ja eigentlich schon alles gesagt“ eröffnen. Berichte, Formulare, Pläne sind sehr wichtige Bestandteile eines Projektes. Je besser die Hilfsmittel, desto besser kann das Projekt laufen. Verbesserungen für die Dokumentation sollten unbedingt besprochen, beschlossen und umgesetzt werden.

Alle informieren

Jeder Projektarbeiter muss die Standards für Dokumentation kennen. Und hier ist die Zeit zwischen den Projekten wichtig. Zeit zur Verbesserung ist genauso wichtig wie die Zeit zum Rückblick. Der Projektleiter sollte die Standards am besten kennen und sein Team einweisen können.

Sind die Projektstandards zudem im QM-Handbuch festgehalten und auf aktuellem Stand, kann zu jeder Zeit darauf zurückgegriffen werden.

Elke Meurer Über die Autorin:
Qualitätsmanagement von der praktischen Seite: Elke Meurer betrachtet nicht nur den theoretischen Hintergrund, sondern auch die Umsetzung. Das Personal spielt dabei eine wesentliche Rolle und verdient somit ein besonderes Augenmerk.

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