Praxistipps für Projektmanager

Warum Projektdokumentation so wichtig ist und wie Ihnen eine PM-Software dabei hilft

Projektdokumentation

Gemäß DIN 69901 handelt es sich bei der Projektdokumentation um eine „Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes“ (Quelle)

Das Ziel einer Projektdokumentation ist es, den IST-Zustand sowie das SOLL-Konzept von Projekten festzuhalten und damit Aufschluss darüber zu geben, welches Problem gelöst und welche Lösung angewandt werden musste.

Eine lückenlose sowie aussagekräftige Dokumentation eines Projekts kann zudem zur Vermeidung von Verzögerungen bei ähnlichen Projekten in der Zukunft beitragen.

Nutzen der Projektdokumentation

Eine einheitliche Projektdokumentation sollte für alle Projektbeteiligten wichtig sein. Folgende Vorteile hat die Projektdokumentation für ihre Anwender:

  • Reibungsverluste durch Missverständnisse werden wesentlich weniger, da in Besprechungen ein Protokoll angefertigt wird und somit keine Diskussionsbasis für unterschiedliche Meinungen vorhanden ist
  • Von Anfang an besteht eine hohe Transparenz aufgrund einheitlicher Dokumentation
  • Fragen lassen sich rasch klären
  • Es wird ermöglicht, dass neue Mitarbeiter zügig voll produktiv arbeiten können
  • Der Zusatzaufwand für die Berichterstattung für Gremien verringert sich
  • Es kommt zu einer Kostenreduzierung

Die Projektdokumentation kann zudem auch für die Organisation und Planung von Folgeprojekten eine deutliche Erleichterung bieten.

Wichtige Unterlagen für die Projektdokumentation

Ganz gleich, wie die Projektdokumentation durchgeführt wird, ob mit einer PM-Software oder in anderer Form – wichtige Dokumente, die einen Teil des Projektabschlusses darstellen, sollten unbedingt aufbewahrt und in die Planung einbezogen werden: Projektberichte, Projektauftragsdokumente, Projektstrukturpläne und Sitzungsprotokolle zum Beispiel.

In den Projektberichten sollte einer festen Struktur gefolgt werden. Beispielhaft kann in der Einleitung die Ausgangssituation (Problembeschreibung), die Ziele (Soll-Analyse), die Rahmenbedingungen und die Aufgabenstellung enthalten sein. Die Projektergebnisse werden ausführlich dargestellt. Weiterhin sollte festgehalten werden, wie mit sensiblen Informationen oder auch internen Papieren verfahren werden soll. Zusätzlich sind Informationen zur Projektfinanzierung, zum Controlling, zu eventuell aufgetretenen Problemen, zum Aufwand und auch zur Organisation des Projekts wichtig.

Projektdokumentation mit PM-Software – Maximaler Nutzen, geringer Aufwand

In der heutigen Zeit ist PM-Software aus dem Projektmanagement nicht mehr wegzudenken. Das ist auch bei der Projektdokumentation der Fall.

Projekte „im Vorbeigehen“ zu dokumentieren ist per Hand eigentlich unmöglich und stellt nicht sicher, dass wichtiges Wissen an allen notwendigen Stellen verfügbar ist. Hier setzt die PM-Software an: der Aufwand bei der Erfassung wird deutlich minimiert, während der Nutzen für die Organisation maximiert wird. Dank PM-Software kommt es zu einer Vereinfachung und Optimierung des gesamten Dokumentationsprozesses, so dass sich ein Unternehmen auf das Wesentliche konzentrieren kann: Auf seine Kunden und die entsprechenden Projekte.

Eine PM-Software kann viel Zeit und auch Kosten sparen, denn es kann nicht nur innerhalb einer kurzen Zeit dokumentiert werden, sondern auch Dateianhänge werden direkt an die entsprechende Stelle verschoben und alle Teammitglieder mit Autorisierung können darauf zugreifen. Mittels automatischer Dokumentation von Eingaben kommt es durch die PM-Software zu Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Projekts, ohne dass ein großer Mehraufwand entsteht.

A-Plan – Die PM-Software von braintool

Die braintool software GmbH bietet ihren Kunden eine besonders anwenderfreundliche und günstige PM-Software. A-Plan wurde von braintool von Projektmanagern für Projektmanager konzipiert. Die PM-Software ist leicht zu bedienen, hat ein überzeugendes Preis-Leistungs-Verhältnis und deckt alle wichtigen Punkte für die Projekt- und Ressourcenplanung ab.

Fazit

Die Projektdokumentation mit Hilfe einer entsprechenden PM-Software sollte unerlässlich sein. So können sich alle Mitarbeiter eines Projekts auf das Wichtigste konzentrieren: auf das Projekt selbst und natürlich auf den Kunden.

Ist auch bei Ihnen bereits eine Projektmanagement-Software im Einsatz?

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