Jedes Projekt ist mit Risiken verbunden. In der Regel können sie nicht komplett ausgeschaltet werden, weshalb es wichtig ist, richtig mit Ihnen umzugehen.
Projektrisiken können durchaus große Schäden anrichten
In seltenen Fällen können auch sehr außergewöhnliche Ereignisse eintreten (z. B. fehlende Lieferungen aufgrund von Streiks). Doch derartige Vorkommisse sind eher selten.
Wirklich sicher ist bei einem Projekt nur die Unsicherheit im Umfeld des Projekts. So kann sich ungesteuertes Risiko auch in Form von erhöhten Kosten, geringer Qualität oder auch verfehltem Leistungsumfang zeigen. Die meisten Projekte scheitern nicht, weil das Risiko nicht vollständig beseitigt werden kann, sondern vielmehr, weil das Risikomanagement unzureichend ist. Doch welche Ansätze gibt es, ein nicht vermeidbares Risiko zu umgehen?
Der Beginn eines Projekts – Darauf muss geachtet werden
Noch bevor ein Projekt überhaupt beginnt, sollte ein klares Erwartungsbild geschaffen werden. Es bildet dann die Basis für eine gute Risikoanalyse. Hier sollte vor allem die Frage „Was soll mit dem Projekt erreicht werden?“ genau definiert werden. In einer wirtschaftlichen Analyse ist dann der Nutzen des Projekts herauszustellen, im Anschluss werden noch die Rahmenbedingungen detailliert erfasst. Diese „Aufgaben“ sind notwendig, um den erfolgreichen Ablauf des Projekts zu realisieren.
Kommt es bei diesen Punkten zu Veränderungen, wird sich das unter Umständen auf Leistung, Kosten, Qualität sowie Termin auswirken. Im schlimmsten Fall wird das Projekt abgebrochen. Das Risikomanagement hat also die Aufgabe, die möglichen Risiken von Beginn an aufzuzeigen, eine Bewertung möglicher Konsequenzen vorzunehmen und unrealistischen Erwartungen vorzubeugen. Auch der wirtschaftliche Nutzen sollte im Projekt regelmäßig überprüft werden. Nur so kann die Erreichung des Ziels sichergestellt werden. Und so kann auch noch während des Projekts analytisch festgestellt werden, ob es in wenigen Ausnahmefällen sinnvoll ist, das Projekt weiter umzusetzen.
Eine wichtige Aufgabe des Risikomanagements ist es außerdem die Förderung der Risikokultur. Nicht selten gibt es Projekte, an denen nur festgehalten wird, weil das Projektgeschehen mittlerweile wichtiger als das Ziel wird. Auch Projekte, die zwar terminlich, mit guter Qualität und zu einem guten Budget geliefert werden, den Leistungsumfang aber verfehlen, kommen vor. Oft setzen sich die Mitarbeiter im Projekt Scheuklappen auf und sehen nur noch das Projekt und des Erreichung als solches. Hier gilt es, im Bedarfsfall die Notbremse zu ziehen.
Projektleiter sollten sich immer darüber im Klaren sein, dass auch bei Einhaltung aller Standards die jeweilige Kultur von Bedeutung ist. Die Unternehmenskultur muss somit für notwendige Anpassungen oder - sofern sinnvoll - auch für einen Abbruch des Projekts bereit sein. Ein Tabuthema darf ein möglicher Abbruch oder auch eine grundlegende Veränderung des Scope (Ziel, Umfang, Bereich) eines Projekts nicht sein.
Risiken erkennen und filtern
Um Risiken erkennen zu können, sind entsprechende Workshops sinnvoll. Hier wird eine Checkliste aufgestellt, in der Risiken und Ursachen beschrieben werden. Teilnehmer an diesen Workshops sollten immer die betroffenen Mitarbeiter aus dem jeweiligen Fachbereich sein. Sichtweisen müssen offen geschildert werden können. Im Anschluss können sich Risiken dann nach Eintrittszeitpunkt, Eintrittswahrscheinlichkeit sowie Schadensausmaß sowohl zeitlich, monetär als auch quantitativ bewerten lassen.
Nachdem die Risiken identifiziert und bewertet wurden, können entsprechende Maßnahmen zu einem entsprechenden Umgang abgeleitet werden. Es sind dabei vier Risikostrategien möglich:
- Akzeptieren
- Vermindern
- Übertragen (an Auftraggeber – z. B. durch Abschluss einer Versicherung)
- Vermeiden
Die Auswirkungen sollten immer entsprechend dem Einsatz der Maßnahmen bewertet werden. So können auch die Bedingungen für einen Abbruch oder eine Zieländerung besser festgelegt werden.
Notfallbearbeitung mit Szenario-Techniken erleichtern
Mit der so genannten Szenario-Technik wird es möglich, zu analysieren welche Risiken zu welchen Notfällen führen. Dies kann in Form eines Stresstests erfolgen.
Dabei sind auch extreme Stresstests wichtig, denn so lassen sich sogar für Extremfälle wirkende Optionen für die notwendigen Handlungen finden. Katastrophen mit erheblichem Ausmaß werden auch als „Black Swans“ bezeichnet und sind nicht planbar.
Folgende Fragen könnten im Rahmen des Stresstests aufkommen:
- Was passiert, wenn der Sponsor des Projekts das Unternehmen verlässt?
- Was passiert, wenn das Budget für ein Projekt um 200 Prozent überschritten wird?
- Was ist, wenn das Projekt deutlich länger (z. B. 2 Jahre) dauert, als geplant?
- Was passiert, wenn vom Markt ein kritischer Lieferant verschwindet?
Wichtig ist, dass diese Szenarien oft mit den Mitarbeitern eines Projekts durchgegangen werden. So wird es möglich, Risiken besser zu erkennen und die jeweilige Risikostrategie anzuwenden.
Wie gehen Sie bei der Risikobewertung von Projekten vor? Können Sie noch wichtige Hinweise ergänzen?