Die Methode der so genannten Verantwortlichkeitsmatrix folgt einem klassischen und dennoch komplexen System der Verantwortlichkeits-Verwaltung. Es geht hierbei nicht nur um die Rollen an sich, sondern auch um deren Wichtigkeit und Verantwortlichkeit innerhalb einer Organisation. So ist es möglich, auch tiefer in die Ebenen eines Projektes oder einer Organisation einzudringen, und dennoch klar definierte Rollen vorzufinden. Die Verantwortlichkeitsmatrix ist sowohl projektorientiert als auch für gesamte Unternehmen oder Abteilungen einsetzbar und damit sehr flexibel.
Die Matrix verstehen
Begrifflichkeiten innerhalb der Verantwortlichkeitsmatrix sind genormt, weswegen es auch einem vollkommen Außenstehenden möglich ist, sich einen schnellen Überblick zu verschaffen. Auch die Gewichtung der einzelnen Rollen kommt in der Matrix gut zur Geltung. Die Matrix ist wie ein Viertel eines Koordinatensystems aufgebaut, wobei die Zeilen für die einzelnen Personen stehen und die Spalten mit den Aufgaben versehen werden, die anfallen. Es können für die Personen sowohl konkrete Namen als auch Überbegriffe und Berufsbezeichnungen wie Controller oder Programmierer eingesetzt werden. Es kommt hierbei immer auf die Tiefe an, in der sich die Matrix bewegt. Geht es beispielsweise um vordefinierte Arbeitspakete, denen stets ein Verantwortlicher zugeteilt wurde, so genügt es, aus den Arbeitspaketen eine Verantwortlichkeitsmatrix zu erstellen, die zunächst keinen Aufschluss über die personelle Charakteristik gibt.
Abkürzungen in der Matrix
Nicht jeder Mitarbeiter hat die gleichen Rechte innerhalb eines Unternehmens oder Projekts. Um dem Betrachter eine schnelle Einschätzung der Gesamtsituation zu ermöglichen, werden in der Matrix Buchstaben eingetragen, die die Verantwortlichkeit der Einzelpersonen beschreiben. Diese sind in der Regel wie folgt:
- X für einen ausführenden Mitarbeiter
- D für einen Mitarbeiter mit alleiniger Entscheidungsgewalt
- d für einen Mitarbeiter, der Mitspracherecht bei einer Aufgabe hat
- P steht für den Manager, der sich um die Aufgabe kümmert
- V hat kontrollierenden Charakter
- T ist weisungsbefugt und kann Kollegen in die Aufgabe einführen
- C ist ein zwingend zu konsultierender Berater
- I hat stets das Recht, informiert zu werden
- A ist ein optionaler Berater
Dies mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, lässt sich aber nach Eintragung in der Matrix bestens verstehen und umsetzen. Ist also der Teil einer Organisation gewählt, der in der Verantwortlichkeitsmatrix dargestellt werden soll, so folgen konkrete Definitionen von Spalten und Zeilen. Später dann wird die Matrix mir Kürzeln versehen. So kann die Verantwortlichkeitsmatrix ein wichtiger und vor allem übersichtlicher Helfer in der Geschäftswelt sein. Wichtig jedoch ist das stetige Besprechen und Informieren aller beteiligter Personen über Rollendefinitionen und Begriffserklärungen.
Haben auch Sie in der Praxis bereits eine Verantwortlichkeitsmatrix angewandt? Und wenn Ja, empfanden Sie diese als hilfreich?