Praxistipps für Projektmanager

Das Arbeitspaket – Hilfe für Projektstrukturierung

Der Begriff Arbeitspaket beschreibt einen bestimmten Teil innerhalb eines Projekts, der aus mehreren Teilaufgaben bestehen kann. Das charakteristische Merkmal eines Arbeitspakets ist seine absolute Planbarkeit, wenn von unvorhergesehenen Verzögerungen abgesehen wird. Der Strukturplan, der zu Beginn eines jeden Projekts aufgestellt wird und zwischendurch als Kontrollmöglichkeit dient, zeigt in der Regel gleich mehrere Arbeitspakete, die entweder parallel zueinander verlaufen, oder auch aufeinander folgen. Anhand realistisch aufgebauter Arbeitspakete ist die Projektplanung in Bezug auf zeitliche, personelle und ressourcenschonende Art und Weise optimierbar.

Das Arbeitspaket entsteht

Um ein Arbeitspaket zu erstellen, wird eine so genannte Arbeitspaketbeschreibung verfasst. Diese enthält in der Regel mehrere Schlagwörter und Informationen, die einen strukturierten Aufbau der Inhalte wiedergeben sollen. Die gängige Form für das Aufstellen eines Arbeitspakets ist die Tabellenform. Im Kopf des Arbeitsblatts, das später einmal das Arbeitspaket darstellen soll, werden Informationen, wie die Projektzugehörigkeit, beteiligte Personen, Projektleiter und auch eine zusammenfassende Beschreibung des Arbeitsziels verfasst. Eine unbeteiligte Person sollte später in der Lage sein, sich mit einem Blick auf das Blatt einen detaillierten Überblick über das Arbeitspaket zu verschaffen und sich hierin zurechtzufinden. Im weiteren Verlauf des Arbeitspakets werden daher auch Angaben zu möglichen Deadlines und Risikofaktoren gemacht. Wichtige Zusatzinformationen, die ein Laie nicht kennen kann, werden ebenso niedergeschrieben, wie die genau definierten Ziele der Einzelschritte. Gibt es im Verlauf des Arbeitspakets weitere Ansprechpartner und Verantwortliche zu konsultieren, so ist dies ebenfalls im Arbeitsblatt zu vermerken. Auch die Kosten, die das gesamte Arbeitspaket später aufwerfen kann, werden im Arbeitspaket eingetragen. Zum Ende des Blatts ist es wichtig, den Verfasser namentlich zu nennen und dessen Unterschrift leserlich unter das Arbeitspaket zu bringen.

Wegweiser für den erfolgreichen Gebrauch

Nicht nur die Inhalte eines Arbeitspakets sind wichtig für dessen Funktionalität, denn auch die Art des Aufbaus und der Inhaltsformulierung ist für den Erfolg eines Arbeitspaketes von großer Bedeutung. So gilt für den Ersteller des Arbeitspaketes oder auch für die Arbeitsgruppe, die es verfasst, dass das Paket stets so ausformuliert werden sollte, dass jeder Laie in der Lage ist, das Paket definitiven Personen, einer bestimmten Phase innerhalb des Gesamtprojekts und natürlich auch seinem Zweck zuzuordnen. So ist es durchaus erlaubt, beim Arbeitspaket tiefer ins Detail zu gehen. Das Arbeitspaket ist dann perfekt, wenn auch der Austausch aller Projektverantwortlichen nicht zu einem Stocken des Projektverlaufs führen würde.

Haben Sie diesen Praxistipp bereits angewandt? Und wie stufen Sie die Nützlichkeit ein?

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