Ob Telefongespräche mit Kunden, Beschlüsse bei Meetings oder als Gedankenstütze für Projektmanager – Aktennotizen halten relevante Vereinbarungen oder Sachverhalte kurz und prägnant fest. Häufig sind Aktennotizen für den internen Gebrauch gedacht. Sie werden nur den darin involvierten Mitarbeitern zugänglich gemacht. Für Projektmanager sind Aktennotizen sehr wichtig, da sie den Projektprozess nachvollziehbar machen. Im Laufe der Projektabwicklung gibt es immer wieder Gespräche mit Kunden, Lieferanten, Vorgesetzten oder Kollegen, bei denen neue Beschlüsse dokumentiert werden müssen.
Die perfekte Aktennotiz zu erstellen, ist nicht schwer. Wir zeigen es Ihnen Schritt für Schritt.
Schritt eins: Orientieren Sie sich an den klassischen sieben W-Fragen:
- Wer? Name, Funktion und Firma der Person, mit der das Gespräch stattgefunden hat.
- Wann? Datum und gegebenenfalls Uhrzeit der Unterredung
- Wo? Ort des Gesprächs
- Wie? Fand das Gespräch persönlich, telefonisch oder via Mail statt?
- Was? Welchen Anlass hatte das Gespräch? Was wurde beschlossen?
- Wen? Wen betrifft dieser Beschluss? An wen muss die Information weitergeleitet werden?
- Warum? Welchen Zweck erfüllte das Gespräch? Welches Ziel soll damit erreicht werden?
Schritt zwei: So kurz und knapp wie möglich halten!
Wenn Sie diese Punkte beantwortet haben, kommt das Wichtigste: Formulieren Sie einen kurzen, prägnanten Betreff, so dass sofort ersichtlich ist, um was es geht. Dies hilft Ihnen insbesondere bei umfangreichen Projekten, einzelne Schritte genau zuordnen zu können. Wer will sich schon durch ganze Papierberge kämpfen, wenn er nur eine schnelle Information braucht?
Achten Sie darauf, auch die Punkte „Was“ und „Warum?“ in aller Kürze zu formulieren. Verwenden Sie keine Schachtelsätze, holen sie nicht zu weit aus, bringen sie das Wesentliche auf den Punkt. Auf sämtliche Höflichkeitsfloskeln dürfen Sie getrost verzichten.
Schritt drei: Eigene Absender-Kennzeichnung anbringen
Vergessen Sie nicht, die Aktennotiz mit einem eigenen Kürzel oder Ihrem Namen zu versehen, damit im Laufe des Projektprozesses klar ist, wer das jeweilige Telefon- oder Kundengespräch geführt hat.
Schritt vier: Abspeichern, ablegen oder versenden
Nun gilt es die Aktennotiz entsprechend abzuspeichern und abzulegen. Bei elektronischer Abspeicherung oder einer entsprechenden Projektplanungs-Software geht dies natürlich viel leichter.
Vorteile elektronischer Notizen
Insbesondere bei kurzen Telefongesprächen ist die Gefahr groß, sich die Notiz nebenbei auf kleinen Zetteln zu notieren, die – falls sie nicht sofort entsprechend abgeheftet werden – schnell im Büroalltag verloren gehen. Sind dann eventuell Datum, Anlass oder Gesprächspartner nicht korrekt vermerkt, können Sie sich im wahrsten Sinne des Wortes schnell verzetteln.
Darum ist die elektronische Abspeicherung von Aktennotizen die bessere Variante. Zumal sie auf diese Weise den Inhalt der Nachricht gleich mehreren Personen zeitgleich übermitteln können. Mit einer Projektplanungssoftware wie A-Plan können Sie die jeweiligen Notizen genau dort platziert, wo sie auch hingehören. Jedes Projekt, jeder Vorgang und jeder Zeitbalken kann mit einer beliebig langen Notiz versehen werden.
Notizen können in A-Plan über verschiedene Wege ganz einfach angelegt werden. In der linken Tabellenansicht können Sie sich die Spalte Notizen einblenden und hier direkt einsehen und bearbeiten. Nach Anklicken eines Zeitbalkens mit der rechten Maustaste kann die Notiz im Eigenschaftsfenster eingegeben werden. Alternativ kann auch im Register Daten Tabelle mit Hilfe der Schaltfläche Notiz das unter Notiz beschriebene Dialogfenster geöffnet werden. Wer gerne mit dieser hilfreichen Funktion arbeiten möchte, empfehlen wir auch in der linken Tabellenansicht die Notizen-Spalte ein zu blenden. So kann man direkt sehen bei welchem Projekt oder Vorgang eine Notiz hinterlegt ist. Wenn Sie in der Tabellenansicht mit der Maus über das Notizensymbol fahren, dann wird direkt der Text angezeitg. Per Doppelklick können Sie jederzeit komfortabel die Notizen ändern oder erweitern. Profi-Tipp: Über die Filter im Reiter Ansicht können Sie auch explizit nach Inhalten innerhalb von Notizen suchen.