Praxistipps für Projektmanager

So nutzen Sie die Ampelsteuerung mit A-Plan

Alles im grünen Bereich? Die Ampelfunktion zeigt im Projektmanagement an, ob ein Projekt nach Plan läuft oder ob es kritische Stellschrauben gibt, die neu justiert werden müssen. Die drei Farben des Ampelsystems visualisieren diese Prozesse auf denkbar einfache Weise. Grün bedeutet, dass der Projektfortschritt planmäßig verläuft. Gelb zeigt an, dass es teilweise kritische Punkte gibt, die aber meist innerhalb der entsprechenden Projekteinheit gelöst werden können. Rot zeigt an, dass das Projektziel durch auftretende Probleme nicht mehr erreicht werden kann. Hier besteht dringender Handlungsbedarf von außen. Das Projektmanagement muss eingreifen, verhandeln, Ressourcen umplanen, Zielvorgaben ändern oder andere erforderliche Maßnahmen einleiten.

Die Softwarelösung A-Plan ist ein flexibles und sehr effizientes Tool zur Projektsteuerung. Zur effizienten Projektsteuerung können die Nutzer unter anderem auf ein Ampelsystem zugreifen. Hier wird Ihnen nicht nur angezeigt, dass ein bestimmter Vorgang Schwierigkeiten bereitet, sondern auch, wo genau das Problem liegt und wie dies eventuell beseitigt werden könnte.

Ampel, Status, Filter: Alles auf einen Blick dank A-Plan

Wird ein Projekt über A-Plan angelegt, wird dieses in Teilschritte beziehungsweise Vorgänge untergliedert. Die Spalte „Ampel“ zeigt Ihnen durch gelbes oder rotes Licht problematische Vorgänge an. Die Spalte „Status“ verdeutlicht durch verschiedene Symbole, wo genau das Problem liegt. Wurde eine Deadline überschritten? Mangelt es an personellen Kapazitäten? Fehlen Informationen? In den folgenden Spalten werden weitere Details wie Mitarbeiterressourcen, der zeitliche Aufwand, Start- und Enddatum sowie kritische Termine im Kalender ersichtlich. Zudem erfahren Sie mehr über die zeitliche Auslastung sowie freie Kapazitäten bei verschiedenen Mitarbeitern.
Durch die Schnellfilter-Funktion können Sie ganz einfach den Überblick behalten, indem Sie sich nur die Vorgänge anzeigen lassen, auf die bestimmte wichtige Statuszustände zutreffen.

Stellschrauben neu justieren – so funktionierts:

Das Ampel-System von A-Plan führt alle relevanten Parameter zusammen. Sobald Sie eine Eingabe ändern, sehen Sie sofort, inwieweit sich dies auf den Projektfortschritt auswirkt. Damit wird die Steuerung von Projekten denkbar vereinfacht.

Beispiel: Personalressourcen umplanen
Kommt es zu personellen Engpässen, ist häufig ein unvorhergesehener Arbeitsausfall, zum Beispiel wie durch Krankheit, dafür verantwortlich. Das Ampelsystem von A-Plan zeigt Ihnen die Kapazitäten einzelner Mitarbeiter in den jeweiligen Arbeitswochen an. So können Sie den Projektvorgang entweder einem anderen Mitarbeiter übertragen oder dem kranken Mitarbeiter nach seiner Genesung mehr Arbeitszeit für diesen Vorgang zuweisen.

Beispiel: Zielvorgaben ändern
Die Deadline eines Teilprojektes konnte nicht eingehalten werden. Es ist jedoch ersichtlich, dass in der nächsten Woche mehr Kapazitäten zur Verfügung stehen, so dass der Endtermin in drei Wochen dennoch realisierbar ist. Lösung: Die Deadline des Teilprojektes um eine Woche nach hinten verschieben und mehr Kapazitäten einplanen – schon rückt das Projekt wieder in den grünen Bereich.

Der wichtigste Hinweis von allen – das persönliche Gespräch steht an erster Stelle:

Auch wenn es verführerisch erscheint, die Dinge gleich am PC ins Reine zu bringen: Zuallererst sollten Sie die den dafür verantwortlichen Mitarbeiter kontaktieren.
Handelt es sich um Multi-User-Prozesse, könnte es zum Beispiel sein, dass die aktuellen Daten noch nicht ins System eingegeben wurden. Oder die Information ist nicht rechtzeitig an Sie weitergeleitet worden. Sollte dies der Fall sein, können Sie die Ampel schnell wieder in den grünen Bereich bringen, indem Sie den Button „Erledigt“ manuell anklicken.
Wenn Sie den Grund erfahren, der hinter der Abweichung steckt, können Sie entweder gemeinsam eine Lösung ausarbeiten oder den Mitarbeiter über die Maßnahme unterrichten, die Sie für notwendig erachten. Zumal die Verantwortlichen über die nötige Fachexpertise verfügen, um abschätzen zu können, ob eine Planänderung organisatorisch tatsächlich umsetzbar ist.

Tipp:

In diesem Video-Tutorial erläutern wir Ihnen kurz und informativ die Handhabung der Ampelsteuerung mit A-Plan.

Haben Sie die Ampelsteuerung in Ihrem täglichen Projektmanagement integriert? Haben Sie diesbezüglich bereits Erfahrungen mit A-Plan gemacht? Was gefällt Ihnen an diesem Tool – und wo gibt es eventuell noch Wünsche, die wir umsetzen könnten?

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