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Entscheidungen dauern zu lange – Was kann ich tun?

photodune-5164137-confusedJeder Projektmanager kennt es: Eine Deadline rückt näher und es geht nicht voran. Ein Fortkommen ist allerdings unbedingt notwendig, um das Projekt im Zeitplan zu halten. In diese Situation wird man immer wieder kommen, aber nur die Ruhe: Kein Grund zu verzagen. Es gibt ein paar Dinge, die man tun kann.

Es ist keine böse Absicht

Werden Entscheidungen von Vorgesetzten oder anderer Stelle benötigt und diese nicht getroffen, so ist dies in den wenigsten Fällen eine böse Absicht. Je komplexer der Sachverhalt, um so schwieriger wird es sein, eine Entscheidung herbeizuführen. Der Vorgesetzte hat einen vollen Terminkalender und muss sich erst mit dem Thema befassen, um seine eigene Entscheidung vertreten zu können. Je besser die Entscheidungsvorlage vorbereitet ist, um so einfacher wird es für ihn oder sie sein.

Klare Kommunikation ist unbedingt notwendig

Die Entscheidungsgrundlage, die der Vorgesetzte enthält, sollte unbedingt alle wichtigen Informationen und Deadlines bereithalten und übersichtlich gestaltet sein. Tipps für einen Management Summary haben wir auch hier zusammengestellt. Auch kann nur derjenige eine Entscheidung treffen, der dazu befugt ist bzw. sich im Klaren darüber ist, dass er entsprechende Befugnisse innehat.

Kommt keine Rückmeldung zu der benötigten Entscheidung, so ist es der erste Schritt, höflich nachzufragen und an die Deadline zu erinnern. Oftmals ist es auch hilfreich, eventuell offene Punkte in einem Meeting zu klären und dort gleich eine Entscheidung herbeizuführen, hinter welcher alle Beteiligten stehen. Kommt keine Antwort, so sollte der Entscheider auch selbstkritisch gefragt werden, ob er alle für ihn notwendigen Informationen zur Hand hat.

Entscheidungsdruck aufbauen

Geht es nicht in der erforderlichen Schnelligkeit voran, hilft es nur, den Entscheidungsdruck weiter aufzubauen und den Vorgang Schritt für Schritt zu eskalieren. Der Entscheider muss wissen, welche Folgen es für das Unternehmen hat, wenn die erbetene Entscheidung nicht getroffen wird. Bleibt weiterhin eine Lösung aus, kann es eine Lösung sein, eine Ebene höher (mit dem Vorgesetzten des Entscheiders oder der Geschäftsleitung) das Problem zu lösen.

Bei einer Eskalation, die eine Entscheidung herbeiführen soll, ist es notwendig, dass alle Entscheidungsgrundlagen und wichtigen Tatsachen klar kommuniziert werden. Zudem bleibt die Verantwortung für die Durchführung des Projektes und die Koordination beim Projektmanager. Mit Hilfe der Eskalation soll also eine Entscheidung erwirkt werden und der Projektmanager bleibt weiterhin am Ball.

Sachverhalte schriftlich dokumentieren

Gerade wenn ein Projekt eskaliert wird, ist es wichtig, eine vollständige schriftliche Dokumentation der Absprachen, Projektpläne, Entscheidungsvorlagen etc. festzuhalten. So kann bei eventuellen Unstimmigkeiten rasch und sachlich ein eventueller Konflikt vermieden und das Projekt einwandfrei geführt werden.

Kennen Sie diese Situation aus? Welche Wege haben bei Ihrem Projekt zu einer Lösung geholfen?

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